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Beratung zur Personalbemessung
Wir überzeugen mit Methodik und Erfahrung.
Eine Personalbedarfsermittlung ist der Grundstein für die zukunftssichere Personalplanung Ihres Unternehmens. Entscheiden Sie auf Basis valider Ergebnisse, ob ausreichend Personal an der richtigen Stelle eingesetzt wird und ob Ihr Unternehmen effizient und profitabel wirtschaftet. Eine zielgerichtet umgesetzte Personalbemessung ermöglicht Ihnen nicht nur die Optimierung Ihrer Prozesse, sondern verschafft Ihnen langfristig auch einen Wettbewerbsvorteil.
Personalbemessung
Legen Sie Ihre Personalbedarfsermittlung, Stellenbemessung oder Kapazitätsberechnung in erfahrene Hände, vertrauen Sie auf unser methodisches Know-how und schaffen Sie dank der engmaschigen Begleitung durch einen erfahrenen und renommierten Partner hohe Akzeptanz bei Ihren Mitarbeiter:innen.
Von der Erstellung des Aufgabenkatalogs über die Durchführung der Erhebung unter Einsatz anerkannter und erprobter Verfahren bis hin zur Auswertung der Daten, der Erstellung von Szenarien und Vergleichen und der Identifikation von Optimierungspotenzialen – wir sind während des gesamten Prozesses an Ihrer Seite.
Mit unserer Unterstützung ermitteln Sie auf Basis belastbarer Ergebnisse einen Maßstab für eine angemessene personelle Besetzung und sind auf Grundlage fortschreibungsfähiger und revisionssicherer Berechnungen in der Lage, langfristig und vorausschauend zu planen.
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Service
Neben den zentralen Eckpunkten innerhalb unseres Leistungsportfolios bieten wir Ihnen eine ganze Reihe zusätzlicher Services an, die sie bei Bedarf hinzubuchen können.
Dazu zählen beispielsweise dokumentarische Aufgaben im Nachgang an eine erfolgreich durchgeführte Personalbedarfsermittlung oder die Überführung von Daten in ein von Ihnen genutztes Datenbanksystem.
Sprechen Sie uns bei Interesse gerne an.
Die 5 Phasen der Personalbemessung
Aufgabenkatalog erstellen
Phase 1
In dieser ersten Phase legen Sie den Grundstein für Ihr Projekt. Dabei ist genau zu prüfen, welche Ziele mit der ibo Personalbemessung zu erreichen und welche Fragen im Rahmen des Projekts zu beantworten sind. Welche Brutto-/Nettozeitwerte gelten z. B. für den Untersuchungsbereich oder das Unternehmen? Gibt es Besonderheiten, die berücksichtigt werden müssen? Wie soll mit Verteilzeiten umgegangen werden?
Möchten Sie einzelne Prozesse oder Tätigkeiten erheben oder soll eine vollständige Erhebung des Bereiches vorgenommen werden? Jede beliebige Detaillierung mit entsprechenden Gliederungsebenen kann von Ihnen abgebildet werden. Hinterlegen Sie an den Aufgaben zusätzliche Informationen in Form von Attributen, die Ihnen für spätere Auswertungen zur Verfügung stehen. Dies gewährleistet eine zusätzliche Sicht auf ermittelte Werte.
Dank Standardschnittstelle übernehmen Sie in Microsoft Excel erstellte Aufgabenkataloge komfortabel in die ibo Personalbemessung. Importe aus allen anderen Systemen sind darüber hinaus möglich.
Erhebung vorbereiten und durchführen
Phase 2
Nach der Definition des Aufgabenkatalogs legen Sie den Untersuchungsbereich fest. Dabei bestimmen Sie, ob das Gesamthaus, bestimmte Organisationseinheiten oder einzelne Personen zu untersuchen sind. Erhebungen lassen sich personalisiert bis zur vollständigen Pseudonymisierung vornehmen. Damit reagieren Sie flexibel auf Anforderungen der Personalvertretungen und stellen eine hohe Akzeptanz bei allen Beteiligten sicher.
Wählen Sie aus drei Schätzverfahren und zwei Verfahren der exakten Zeitmessung das für Ihre Ziele passende Verfahren aus.
Die ibo Personalbemessung bietet Ihnen sowohl analytische Schätzverfahren als auch zwei Formen der exakten Zeitmessung an. Damit sind Sie in jedem Bereich und für jedes Projekt gewappnet. Die Erhebungsverfahren werden den Erhebungspersonen elektronisch zur Verfügung gestellt. Eine Installation bei den Beteiligten ist dazu nicht erforderlich.
IST-Zustand feststellen
Phase 3
Nachdem die Qualitätssicherung abgeschlossen ist, werden alle Werte auf Aufgaben- bzw. Prozessebene verdichtet. Mit Hilfe der integrierten Pivot-Funktion stellen Sie sich Ihre individuellen Auswertungen zusammen. Damit ist sichergestellt, dass Sie auf Ihre spezifischen Fragestellungen im Projekt die passenden Antworten finden:
● Wie oft kommt die Aufgabe vor?
● Wie lange dauert sie pro Einheit oder in Summe?
● Wie hoch ist die Kapazitätsbindung?
● Welche Funktionen, Abteilungen etc. nehmen die Aufgabe wahr? (und viele weitere)
Sie bestimmen selbst, welche Daten in welcher Kombination ausgewertet werden sollen. Externe Daten oder auch Statistiken können problemlos mit der Erhebung kombiniert werden. So kann zum Beispiel die gemessene mittlere Bearbeitungszeit mit der Statistik des aktuellen Jahres ins Verhältnis gesetzt werden, um anhand aktueller Daten den Personalbedarf zu berechnen.
SOLL-Szenarien/Fortschreibung
Phase 4
Simulation und Aufgabenkritik – Im Bereich der Soll-Szenarien haben Sie die Möglichkeit, die klassischen Optimierungsmöglichkeiten auf deren Auswirkung zu simulieren. Verändern Sie Mengen und/oder durchschnittliche Bearbeitungszeiten. Lagern Sie Aufgaben aus oder fügen Sie neue Aufgaben ein und prüfen Sie die Auswirkung ohne kostspielige Realtests.
Sie verfügen über Referenzwerte vergleichbarer Unternehmen oder Abteilungen oder haben zu einem früheren Zeitpunkt bereits eine Erhebung in dem Bereich vorgenommen? Hinterlegen Sie diese Daten einfach in der Anwendung und prüfen Sie die Veränderungen.
Kennzahlen ermitteln
Phase 5
Mit der ibo Personalbemerssung entwickeln Sie auf Basis der Erhebungs- und eventuell vorhandenen Vergleichswerte eigene Kennzahlen und schreiben Sie auch diese weiter fort.
Im separaten Analysetool haben Sie die Möglichkeit, Vergleiche über Zeiträume hinweg und zwischen gleichartigen Unternehmen vorzunehmen und Abweichungen anzeigen zu lassen. Vergleichen Sie die Kennzahlen der Kapazitätsbindung und -verteilung in unterschiedlichen Prozessen oder Standorten. Legen Sie auf Basis der Werte Service-Levels fest und definieren Sie Best-Practice-Prozesse.
Mit den richtigen Kennzahlen schaffen Sie die Basis für die Wirksamkeit der Optimierung und für eine kontinuierliche Personalbedarfsermittlung.
Sie verfügen über Referenzwerte vergleichbarer Unternehmen oder Abteilungen oder haben zu einem früheren Zeitpunkt bereits eine Erhebung in dem Bereich vorgenommen? Hinterlegen Sie diese Daten einfach in der Anwendung und prüfen Sie die Veränderungen.
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ibo-Erfolgsgeschichten.
Sparkasse Aachen
Geschäftsprozessoptimierung bei der Sparkasse Aachen mittels anerkannter Personalbemessungsmethode. Ziel war es, zunächst einen Maßstab für eine angemessene personelle Besetzung der rund 90 Geschäftsstellen zu finden und zweitens eine Basis für optimale Prozessabläufe zu erhalten.
Optimierung der Geschäftsprozesse
"Sowohl die Einführung als auch die Projektbegleitung durch ibo verliefen von Beginn an sehr positiv. Die Zusammenarbeit war in allen Phasen sehr professionell.“
Stefan Ihmig, Bereich Organisation, Sparkasse Aachen
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