Die Zusammenarbeit von Erzbischöfliches Ordinariat Wien und ibo

In einem ersten Workshop erfolgte ein Kennenlernen des Programms. Daran schlossen sich intensive Überlegungen, Beratungen und Diskussionen über die notwendigen Festlegungen für unsere Arbeit, angesichts der gegebenen Auftraggeber und der Rechtspersonen an. Der Einsatz einer Datenbank für den gesamten Prüfungsprozess brachte es zwangsläufig mit sich, die eigene Praxis zu hinterfragen und Eichungen und Vereinheitlichungen vorzunehmen. In einem zweiten Workshop mit ibo lernten wir die Funktionalitäten und Funktionen des Programms kennen und legten die Umsetzung unserer Vorstellungen fest. In einem dritten Workshop erfolgte die Schulung der Revisor/innen auf die bereits festgelegten Parameter. Probleme gab es mit Textbausteinen, mit der Anpassung des Reports und Filterungsmöglichkeiten – siehe dazu die Frage zur Akzeptanz bei den Mitarbeiter:innen.

Vom ersten Workshop bis zum Start des Echtbetriebes vergingen keine vier Monate. Es war ein Kraftakt, der das gesamte Team gefordert hat, da wir nicht nur ibo QSR eingeführt, sondern unsere gesamte Prüfungssystematik hinterfragt und umgestellt haben. Die Einführung war mit dem Go-Live von ibo QSR bei weitem nicht abgeschlossen, sondern hat uns ein ganzes Jahr über immer wieder beschäftigt. Es wurden rund 2.200 Stunden in die Einführung investiert, wobei der überwiegende Teil für Grundlagenarbeit anfiel. Wir haben etwa die Arbeitsweisen und Bewertungsansätze diskutiert und verschriftlicht sowie mehr als 2.000 Textbausteine hinterlegt.

Planung

• Jahresplanung (Risiko-orientiert)
• Ressourcenplanung
• Auftragsdisposition (Wo stehen wir)

• Prüfungsziel und Strategie
• Prüfungsfragen, Feststellungen, Maßnahmen (Textbausteine)
• (Automatische) Berichtserstellung (Report oder Word)
  

Wir haben die Einführung zum Anlass genommen, das Prüfungsgeschehen anhand der Logiken und Möglichkeiten von ibo QSR weiterzuentwickeln.

Die Systematik – Prüfungsmodell /Fragen/Feststellungen/Maßnahmen – hat uns, neben Vereinheitlichung durch die grundsätzlichen Befassungen, zu einer Steigerung der Qualität verholfen. Mit der standardisierten systematischen Erfassung von notwendigen Maßnahmen können wir jetzt gezielter deren Umsetzung verfolgen. Es ist wichtig, dass die Revision die Wirkung ihrer Arbeit verfolgen und darstellen kann. Mittelfristig wollen wir noch Nutzen aus der unterstützten Prüfungsplanung (Stichwort Risiken) ziehen.

Es war gut und richtig, das gesamte Team von Beginn an einzubeziehen – das hat die Akzeptanz gefördert und geholfen, ibo QSR bestmöglich für unsere Anforderungen einzurichten. An einigen Punkten hat das Programm noch Entwicklungspotential, beispielsweise in der Bedienerfreundlichkeit. - Es wäre hilfreich, wenn verschiedene Ansichten gespeichert werden könnten (Filter- und Spalteneinstellungen). - In den Schreibfeldern, den RTFs z.B. fehlt eine automatische Rechtschreibprüfung. - Auch die Dokumentenspeicherung ist sehr gewöhnungsbedürftig (Länge der Dateinamen). Im Zusammenhang mit fehlerhaften Darstellungen der Prüfungsergebnisse im ibo-QSR-Bericht hat die Akzeptanz bis zur endgültigen Behebung sehr gelitten (instabile Schriftarten und -größen).

Ja! Festzuhalten ist, dass die Software einen breiten Rahmen bietet, die Arbeit individuell auszurichten. Für uns war es weniger eine Software-Einführung als eine grundlegende Befassung wie wir unsere Revisionsarbeit künftig wahrnehmen möchten.

Die Betreuung in der Vorbereitungs- und Einführungsphase war ausgezeichnet, obwohl wir uns nach dem ersten Workshop noch etwas ratlos fühlten. Das Supportteam ist verlässlich, einige unserer Probleme wurden mit Updates behoben.

Die Einführung von ibo QSR war herausfordernd und lohnend. Wir haben noch einige Herausforderungen vor uns, Weg und Richtung stimmen.