Die Zusammenarbeit von Evangelisch-Lutherische Kirche in Norddeutschland und ibo

Wir waren innerhalb der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Deutschland (EKD) Pilotanwender von ibo QSR. Der Aufbau unserer Prüfobjekte (über 900 Kirchengemeinden, die sich über 13 Kirchenkreise innerhalb der Landeskirche erstrecken, zzgl. diversen Diensten, Werken und Einrichtungen wie Friedhöfe, Kindertagesstätten, etc.) musste erstmal durch das ibo-Team nachvollzogen werden. Danach wurde unser „Prüfungsuniversum“ in ibo QSR implementiert und das Einstiegsprojekt konnte planmäßig durchgeführt werden. Ziele und Prozesse wurden definiert und in einem dreitägigen „Planerseminar“ sämtliche Prozesse unserer Prüfungsdurchführung in ibo QSR eingebunden. Abschließend wurden alle Mitarbeitenden in einem eintägigen Workshop „tastenfertig“ gemacht. Die Betreuung durch das ibo-Team war und ist stets gegeben. Seit der Einführung in 2011 bis heute pflegen wir einen guten und partnerschaftlichen Austausch.

Hier sind zwei Sichtweisen zu unterscheiden: 1. Aus Leitungssicht ist der Einsatz von ibo QSR ein voller Erfolg. Die risikoorientierte Mehrjahresplanung unterstützt uns hervorragend bei der Verteilung unserer Vielzahl an Prüfobjekten auf die zur Verfügung stehenden Ressourcen. Die Pflege von Stammdaten, wie z. B. die Vorhaltung sämtlicher Dokumentvorlagen, und die Auswertungsmöglichkeiten für interne aber auch externe Zwecke (z. B. Erstellung von Gremieninformationen, Information über die Prüfungsfeststellungen) unterstützen uns sehr. Zudem erfolgt durch den Einsatz von ibo QSR eine professionelle Dokumentation und Archivierung sämtlicher Arbeitspapiere (Revisionssicherheit). 2. Aus der Sicht der Mitarbeitenden konnten anfänglich vorhandene Vorbehalte („Der gläserne Prüfer“) schnell ausgeräumt werden, indem erkannt wurde, welchen positiven Nutzen ibo QSR für die Prüfenden bietet:

• Organisation des gesamten Prüfungsumfelds über eine Software (Prüferarbeitsplatz)
• Einsatz einer zentralen Wissensdatenbank
• Einheitliche Ablage prüfungsrelevanter Unterlagen
• Vollständige Dokumentation des Prüfungsprozesses
• Umfänglicher Zugriff auf die Prüfungshistorie.

Prüfungsplanung:

• Prüfkatalog/Rahmenprüfplan/Audit Universe
• Mehrjahres- und Jahresplanung (risikoorientiert)
• Ressourcenplanung - Auftragsdisposition (Wo stehen wir?)
  
  

• Prüfungsfragen, Feststellungen, Maßnahmen (Textbausteine)
• Prüfungsziel und Strategie
• Prüfungsdokumentation
  

• Reports
• SQL-Abfragen

Ja, bis auf das wir noch zur Massendatenanalyse das Programm IDEA im Einsatz haben und die daraus gewonnenen Prüfungsfeststellungen in unsere Prüfberichte einbinden. Eine Schnittstelle zwischen ibo QSR und IDEA wäre diesbezüglich wünschenswert.

Nach anfänglichen Vorbehalten und unter Einbeziehung der Mitarbeitervertretung, war die Prüferschaft nach der Einführung von ibo QSR umgehend von der Praktikabilität und den sich bietenden Vorteilen überzeugt und somit konnte die Akzeptanz schnell hergestellt werden. Mit der Fusion zur Nordkirche im Mai 2012 mussten wir unsere zentrale in eine dezentrale Struktur umgestalten. Aufgrund der großen Fläche, über die sich die Nordkirche erstreckt, unterhalten wir seitdem zwei Außenstellen. Bei dieser Umstrukturierung hat ibo QSR dazu beigetragen, dass die neuen Kolleg:innen in den Außenstellen umgehend eingebunden werden konnten und somit deren Akzeptanz für ibo QSR von Anfang an gegeben war.

Der Service und die Zusammenarbeit sind von Beginn an bis heute gleichbleibend als hervorragend einzustufen. Wenn wir mit einer technischen oder funktionalen Fragestellung an ibo herantreten, werden uns immer umgehend Lösungen angeboten, die wir dann auch ohne Probleme umsetzen können.

Seit wir uns in 2011 für die Einführung von ibo QSR entschieden haben, sind wir durchweg zufrieden mit dieser Entscheidung und sind stets daran interessiert, weitere Funktionalitäten des Programms, die wir bislang bewusst nicht genutzt haben, zu aktivieren. Dabei fühlen wir uns stets gut unterstützt durch das ibo-Team und freuen uns auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit.