Die Zusammenarbeit von VKB Bank und ibo

Der operative Aufwand beim Management einer Revisionsabteilung als auch bei der Prüfungsdurchführung sollte möglichst gering werden.

Durch einen üblichen Beschaffungs- und Auswahlprozess einer Softwareanschaffung mit Alternativen, Pflichtenheft und Bewertung.

Ausschlaggebend war ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Darüber hinaus sprach auch mein Bauchgefühl aufgrund von persönlichen Eindrücken der Personen, die bei ibo tätig sind, dafür.

Die Software unterstützt bei der Planung durch optimale und einfache Verzahnung der Prüfungsgebiete, der zu prüfenden Organisationseinheiten, der verfügbaren Ressourcen und der Vorgaben aus dem Prüfungsturnus. In Summe gewährleistet dies eine nachvollziehbare, revisionssichere Erfüllung der Dokumentationserfordernisse im Rahmen der Erstellung des Prüfplans. Die Prüfungsdokumentation bietet viele Möglichkeiten. Von der Anlage eines individuellen Prüfungsprozesses über das Festhalten der prüferischen Handlungen in Form von Fragen, Feststellungen und Maßnahmen bis zum Hinzufügen beliebiger Dokumente.

Wir nutzen noch nicht alle Möglichkeiten, wollen aber grundsätzlich und tendenziell möglichst viele davon nutzen, wobei das Ausmaß je nach Prüfung unterschiedlich sein kann. Wir nutzen derzeit vor allem die Begleitdaten bzw. Stammdaten zur Dokumentation des Workflows einer Prüfung, die Möglichkeiten im Rahmen der Prüfungsvorgaben und Planung sowie natürlich die Dokumentation der Feststellungen und Maßnahmen. Diese Funktionen haben eine Prüfung bereits erheblich standardisiert und vereinfacht An dem Einsatz von standardisierten Fragen, Textbausteinen und standardisierten Feststellungen sowie die Möglichkeiten zur Erstellung eines automatisierten Prüfberichtes arbeiten wir noch. Dies könnte den Erstellungsprozess eines Prüfberichtes nochmals erheblich effizienter machen.

Man erhält eine höhere Nachvollziehbarkeit, Strukturiertheit und Dokumentation der Prüfungsarbeit. Diese Informationen sind dann auch für die nächste Prüfung und für die nächste Planung verfügbar. Weiter bietet es vielerlei Unterstützungen bei der Herangehensweise an eine Prüfung, vor allem bei Standardprüfthemen mit standardisierten Prüfungsfragen und standardisierten Antwortmöglichkeiten.

Der Prozess der Nachschauprüfung wird vom Aufwand her am meisten unterschätzt und war früher am unbeliebtesten. Eine Unterstützung hat sich in folgenden drei Bereichen ergeben:

• Revisionssichere Berichtsverteilung inkl. Protokolle und Quartals- /Jahresberichte und die revisionssichere Zuweisung der Feststellungen an einzelne Verantwortliche.

• Sicherstellung der Durchführung der Nachschauprüfung samt Workflow – sowohl auf der Seite der Geprüften als auch auf Prüferseite.

• Der dritte Bereich betrifft die Berichtsabstimmung mit den Geprüften, bei der allerdings noch Effizienzgewinne möglich sind.

Die Akzeptanz ist sehr gut und war nie ein großes Problem. Nur anfänglich gab es geringe Berührungsängste, doch nun sind ibo QSR und ibo Audit nicht mehr wegzudenkende, vollkommen akzeptierte, tägliche Arbeitsinstrumente.

Man erhält einen Mehrwert in allen Bereichen einer Prüfung, am meisten wahrscheinlich in der Nachverfolgung und in der täglichen und jährlichen Prüfungsorganisation.

Mögliche Potenziale bestehen in der Berichtsabstimmung, bei der teilweisen oder vollständig automatisierten Erstellung der Prüfberichte (sowohl softwareseitig durch ibo als auch bei uns in der Organisation), sowie bei der Erstellung von Aufsichtsrats- und vorstandstauglichen automatisierten Zusammenfassungen, Protokollen, Jahresberichten und Nachschauberichten.

Wir geben der Firma ibo und den Softwareprodukten ibo QSR und ibo Audit fünf Sterne.