Die Zusammenarbeit von Sparkasse Rosenheim-Bad Aibling und ibo

Wir sind sehr zufrieden mit der Betreuung und Zusammenarbeit. Beide Ansprechpartner, Herr Bingel für das Prozessmanagementsystem und Herr Böhning für das Organisationsmanagementsystem, sind sehr lösungsorientiert und stehen uns immer mit Rat und Tat zur Seite.

Wir nutzen bereits seit Jahren das Prozessmanagementsystem ibo Prometheus und sind mit den Vorteilen der datenbankgestützten Software vertraut. Die Erstellung von Organigrammen in wenigen Mausklicks hat uns überzeugt! Durch die Nutzung der gemeinsamen Datenbank konnten die vorhandenen Stammdaten (wie Org.- Einheiten und Personen) direkt für die Abbildung der Unternehmensstrukturen verwendet werden. Neben der redundanzfreien Datenpflege bietet uns die Veröffentlichung mit der Software ibo Web-Export einen wertvollen Zusatznutzen – im Hause implementiert und in der Praxis gelebt.

Wir haben ibo im Vorfeld eine kurze Beschreibung der Ist-Situation mit einem praktischen Beispiel zur Verfügung gestellt und unsere Zielvorstellung dokumentiert. Die Lösungen wurden dann gemeinsam mit einem ibo-Trainer im Rahmen eines zweitägigen Workshops erarbeitet und das neue Konzept zur Aufbauorganisation aufgestellt. Neben dem neu erarbeiteten Konzept wurde im Workshop bereits der Großteil der Ergebnisse fertig gestellt. Eine Installation der Software war nicht erforderlich, da ibo.NET bereits als SIA+ Anwendung über unsere Rechenzentrale Finanz Informatik genutzt wird. Durch die Einführung des ibo Aufbau-Managers konnten wir folgende Ziele erreichen:

• Zentrale Verwaltung der Unternehmensstrukturen in der Markt- und Betriebsorganisation
• Reduzierung der internen Aufwände und Vermeidung redundanter Datenhaltung
• Schnelle und einfache Pflege durch die Funktionalitäten des datenbankgestützten Systems
• Einheitliche, transparente Darstellung der Unternehmensstrukturen unter Berücksichtigung der rechtlichen und internen Anforderungen
• Erweiterte Auswertung der Organisationsstrukturen ohne großen Mehraufwand
• Lückenlose Dokumentation durch vollständige Versionierung und Historisierung

Die Erstellung von Organigrammen direkt aus der Datenbank, ermöglicht es uns, die Organigramme auch auf Abteilungs-/Teamebene ohne großen Mehraufwand bereitzustellen. Über den ibo Web-Export werden nun neben den Prozessen auch die neuen Organigramme im eigenen Intranet für das Gesamthaus bereitgestellt. Durch die Verlinkung der Dokumente untereinander können sich die Mitarbeiter:innen problemlos vom Gesamthausorganigramm bis zu den Teilorganigrammen herunterklicken.

Der Aktualisierungsaufwand ist gerade im Vergleich zur vorherigen Pflege mit reinen Visualisierungsprogrammen sehr gering. Egal ob nur eine Person wechselt oder ob ganze Organisationseinheiten umstrukturiert werden, in wenigen Klicks ist man am Ziel. Die Anpassung der Stammdaten erfolgt im Handumdrehen per Drag & Drop und die Organigramme werden auf Knopfdruck mit der Datenbank abgeglichen. Durch die selbst definierten Layout-Vorlagen ist kein zusätzlicher Gestaltungsaufwand erforderlich. Die Aktualisierung aller Dokumente erfolgt in wenigen Mausklicks.

Die Akzeptanz ist gerade durch den geringen Aktualisierungsaufwand bei allen Anwender:innen sehr hoch.

Dieses Ziel hat ibo erreicht. Natürlich ist man beim Einsatz einer Software auch an gewisse Standards gebunden, aber mit Unterstützung der kompetenten ibo-Mitarbeiter:innen fanden sich Möglichkeiten, um spezielle Anforderungen umzusetzen. Wir planen derzeit, die Aufbauorganisation noch weiter mit dem Prozessmanagement zu verknüpfen und stehen hierzu in Kontakt mit den ibo-Trainer:innen.