Die Zusammenarbeit von Regierungspraesidium Gießen und ibo

Die größte Herausforderung ist eine sehr hohe Aufgabenvielfalt und damit u. a. einhergehend eine hohe Heterogenität der IT-Landschaft. Die dadurch steigende Komplexität ist aber verbunden mit geringer werdenden Ressourcen und enger definierten zeitlichen Vorgaben. Gleichzeitig steigen aber auch die Anforderungen an eine höhere Qualität. Für diese Rahmenbedingungen brauchen wir neue Lösungsansätze und Vorgehensmodelle.

Um mit diesen Anforderungen Schritt zu halten, benötigen wir klar strukturierte Planungsprozesse, eine optimale Ressourcenauslastung in Verbindung mit einer flexiblen Ressourcenzuordnung. Wir fassen das gerne unter dem Schlagwort der projektorientierten Organisation zusammen.

Das lässt sich sicherlich nicht von heute auf morgen umstellen. Wir fangen da auch in kleinen überschaubaren Bereichen an, die wir nach und nach ausbauen wollen. Denn natürlich müssen wir die Mitarbeiter:innen auf diesem Weg mitnehmen, indem wir die Vorteile herausstellen und Erfolge auch feiern. Der konsequente Einsatz der neuen Methoden und Werkzeuge ist dabei ein absolutes Muss. So können wir mit Beharrlichkeit die Widerstände abbauen und die Nutzung weiter vorantreiben.

Standortunabhängige Bedienung, Abbildung des kompletten Projekt-Life-Cycles (von der Idee bis zum Abschlussbericht), einfache Administration, integriertes und „einfaches“ Informationssystem mit flexibel anpassbaren Berichten – und nicht zuletzt ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Bei allen wichtigen Anforderungen hatte ibo netProject »die Nase vorn«. Für uns ist ibo netProject die Verkörperung einer auf maximalen Nutzen reduzierten Software. »Reduced to the max« heißt das Zauberwort dazu. ibo netProject lässt sich flexibel auf unsere Anforderungen anpassen und für die verschiedenen Projektbeteiligten skalieren. Die Projektinformationen von Aufgaben, Protokollen, Berichten und Dokumenten stehen zentral und für alle zugänglich zur Verfügung. Hinzu kommt, dass die Software durch die intuitive Bedienung leicht erlernbar ist.

Die technische Einführung war kein Problem. Aber alle Mitarbeiter:innen an einen neuen Arbeitsablauf und die neue Arbeitsweise zu gewöhnen, das hat schon etwas länger gedauert. Einen besonderen Akzeptanzschub gab es durch die Einführung der Version 9.0. Eine wichtige Rolle spielte dabei auch, dass zwei besonders erfolgreiche Projekte vollständig mit dieser Version von ibo netProject abgewickelt wurden.

Durch die Software lassen sich einheitliche und standardisierte Abläufe schneller und einfacher realisieren. Alle Projekte werden dadurch dokumentiert. Durch die Projektinitiative können alle Mitarbeiter:innen Projektideen veröffentlichen, gleichzeitig kann das Team über die Durchführung von Projekten mit entscheiden. Projekte können am Ende eines Jahres zielgerichtet für das kommende Jahr geplant werden – der „Überraschungseffekt“ lässt nach. Außerdem kann sich jeder nach Wunsch sofort über den Stand laufender Projekte unterrichten – die Transparenz nimmt erheblich zu.

Aktuell im wesentlichen IT-Projekte, große wie kleine. Wir haben mehrjährige Projekte erfasst, aber auch kleine mit einer Laufzeit von zwei bis drei Monaten.

Ja, ein Workflow ist mittlerweile etabliert. Der Weg von der Idee über den Antrag bis zum Auftrag ist klar definiert und auch die anschließende Durchführung des Projektes.

Das kommt auf das Projekt an. Bei kleinen Projekten werden zwar Ressourcen zugeordnet, eine Zeiterfassung ist aber freiwillig. Je größer und komplexer ein Projekt aber ist, desto mehr wird auch gepflegt. Dazu zählen Ressourcen, Zeiten, Abhängigkeiten, Kosten, Statusberichte etc. Der Projektleiter muss jederzeit in der Lage sein, gegenzusteuern, wenn Abweichungen erkannt werden. Gleiches gilt auch für den Lenkungsausschuss oder den Auftraggeber.

Im Mittelpunkt steht bei uns die Planung, Abwicklung und das Controlling der Aufgaben im Projektplan. Die Projektleiter:innen erstellen darüber hinaus monatliche Statusberichte. Auf Mitarbeiterebene werden nur vereinzelt die Ad-hoc-Berichte genutzt. Hier sind die Statusnotizen an den einzelnen Aufgaben von größerer Bedeutung, da sie dem Projektleiter schnelle und konkrete Informationen zum Stand der jeweiligen Aufgabe liefern.

Der Prozess der Einführung bzw. „Eingewöhnung“ hat etwas zu lange gedauert. Hier würde ich heute etwas zielgerichteter vorgehen, auch wenn „Bottom-up-Prozesse“ immer etwas mehr Zeit benötigen als ein „Topdown-Vorgehen“.

Mittlerweile haben alle die Wichtigkeit verstanden – zumal es auch einen signifikanten Zusammenhang zwischen dem Erfolg von Projekten und der Abwicklung dieser Projekte in ibo netProject gibt. Das sind Erfolge, die die Akzeptanz natürlich erheblich steigern.

Organisatorisch werden wir die Standards für das Projektmanagement festlegen. Dabei verfolgen wir vorrangig das Ziel, diese Standards auch verbindlich im Haus einzuführen. Damit verbunden wäre dann auch die Nutzung von ibo netProject inkl. des Life-cycle-Prozesses für alle Projekte.

Uneingeschränkt: Ja! Vor allem die schnelle Umsetzung von Anforderungen und den unkomplizierten Support möchte ich hier als besondere Pluspunkte hervorheben.