Die Zusammenarbeit von Volksbank Mittelhessen eG und ibo

Gesucht wurde ein Tool, das ein zentrales und effizientes Projektmanagement inkl. Projektcontrolling unterstützt und variabel in der Administration ist. ibo ist mit seiner Aufteilung in Software, Weiterbildung und Beratung ein Unternehmen, das selbst ein großes Know-how im Projektmanagement besitzt. Das sahen wir als Voraussetzung für eine gute Zusammenarbeit. Wir möchten keine Preise mit dem besten Projektprozess und einer vorbildlichen Dokumentation gewinnen, sondern unsere Ziele sind „VBMH-Projekterfolge“. Die termingerechte Umsetzung, das Zusammenführen unterschiedlicher Sichtweisen zu einem konsensfähigen Ergebnis, das Mitnehmen unserer Mitarbeiter:innen, die reibungslose Implementierung technischer Neuerungen. All das. Das Tool hat also keinen Selbstzweck und sollte sich in unsere Welt einpassen.

Die Einführung verlief reibungslos. Die organisatorischen, fachlichen und technischen Fragestellungen konnten im Rahmen des kleinen Einführungsprojektes schnell geklärt und auch umgesetzt werden. Die Firma ibo hat dazu ihr Projektmanagement-Know-how in Form von Trainings- und Beratungsworkshops eingebracht und diesen Prozess begleitet, bis das Projektmanagement-Vorgehen sowohl aus fachlich-methodischer als auch aus technischer Sicht stand. Rückblickend war dies der erste Schritt. In der Zwischenzeit haben sich unsere Bank, unser Vorgehen im Projektmanagement und das Tool selbst weiterentwickelt. Die Stelle zum Multiprojektmanager wurde erst im Jahr 2018 geschaffen. Wir empfehlen im Sinne einer lernenden Organisation, die Administration des Tools eng mit einem technisch affinen Projektmanager zu verzahnen. Nur so ist sichergestellt, dass die Erfahrungen aus dem Tagesgeschäft im Umgang mit dem Tool zur Weiterentwicklung des Systems selbst führen. Die systemseitigen Einstellungen und die Anzahl nutzbarer Felder, Berichte und Ansichten sind mannigfaltig und erst aus der Praxis heraus ergeben sich gute Ansätze für deren Einsatz.

Unser Haus verfügt über eine Vielzahl technischer Möglichkeiten, die einer Projektbearbeitung dienen könnten. Mit einer Präsentationssoftware lassen sich Meilensteinplanungen und Mindmaps erstellen. In vielen Anwendungen können wir Aufgabenlisten und Wiedervorlagen führen. Diverse Datenbanken dienen einer zentralen Dateiablage. Kanban-Board-Tools unterstützen die gemeinsame Arbeit an einem Thema. Jeder könnte sich situationsbezogen seinen Favoriten wählen, aber zu einem Standard im Projektmanagement führt dies nicht. Durch die konsequente Nutzung und insbesondere mit steigender Projektanzahl wurde deutlich: Je größer ein Umsetzungsvorhaben ist und je mehr es zu dokumentieren gilt, desto wichtiger ist ein gutes Organisationstool dafür. Die Vielzahl von Verfahren zur Dokumentation führt zu Ablageorten für Dateien, deren Kenntnis dann meist nur der Projektleiter hat. Alleine die Protokollfunktion und zentrale Dateiverwaltung innerhalb von ibo netProject stellen sicher, dass während und nach Projektabschluss der Projektverlauf und alle Entscheidungen gut nachvollzogen werden können. Außerdem ist ibo netProject die Basis unserer Prozesse im Multiprojektmanagement und dient der Transparenz über geführte Projekte und deren Status.

Wir unterscheiden die Rollen Multiprojektmanager und Projektmanager mit einem engen Draht zu ibo netProject. Dazu kommen in Einzelfällen Projektleiter außerhalb unserer zentralen Organisationseinheiten und Projektmitarbeiter. Für diese Kollegen versuchen wir die administrativen Projekttätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren. In 95

§Wie nutzen Sie das Aufgabenmanagement ganz konkret?§

§Wie nutzen Sie die Projekt-Homepage ganz konkret?§

§Wie nutzen Sie das Ressourcenmanagement ganz konkret?§

§Wie nutzen Sie das Multiprojektmanagement ganz konkret?§

§Welche Erfahrungen haben Sie mit den Statusberichten gemacht? Welche Zyklen nutzen Sie?§

§Wer wird über ibo netProject bezüglich der Projektarbeit informiert?§

§Welche Eigenschaften der Software sehen Sie als besonders relevant für Genossenschaftsbanken an?§

§Wie ist die Akzeptanz der betroffenen (Projekt-)Beteiligten?§

§Ihr Fazit?§