Die Zusammenarbeit von Sparkasse Emsland und ibo

Das Multiprojektmanagement – als zentrale Einheit in der Abteilung Prozess-/Projektmanagement – überwacht u. a. sämtliche Projekte unseres Hauses aus der Vogelperspektive, koordiniert das Berichtswesen der Projektleiter und berichtet dem Vorstand. Das Einzelprojektmanagement liegt in der Verantwortung des jeweiligen Projektleiters. Ein definierter standardisierter Projektmanagement-Prozess bildet dabei den Rahmen für die operative Projektarbeit.

Für das aktuelle Jahr sind sechs Hauptprojekte (mit diversen Teilprojekten und Arbeitsteams) geplant. Bei sämtlichen Vorhaben, die die definierten Eigenschaften eines Projektes aufweisen, wird ibo netProject eingesetzt, um optimale Transparenz, Planungs- und Controlling-Möglichkeiten zu gewährleisten.

Wir haben mit ibo netProject den bisherigen Projektmanagement-Prozess optimieren und einheitlich abbilden können. ibo netProject ist für die gängigen Projekte eines Sparkassen-Instituts maßgeschneidert. Zudem ist es ein leistungsfähiges Tool, so dass es auch den Anforderungen einer komplexen Projektstruktur gerecht wird, wie dies z. B. bei dem eben angesprochenen FI-Migrationsprojekt der Fall war. Außerdem ist ibo netProject sehr benutzerfreundlich. Ein sehr wichtiges Kriterium, um die Akzeptanz der Anwender zu gewinnen.

Die Einführung von ibo netProject musste unter enormen Zeitdruck rechtzeitig zum Start der FI-Migration durchgeführt werden. Durch die gute Unterstützung durch die Firma ibo in Form von Administrations- und Qualitätssicherungs-Workshops konnte der Einsatz der Anwendung innerhalb eines kurzen Zeitraumes realisiert werden. Nach der Basisadministration wurde vom Projektmanagement eine hausinterne Schulungsunterlage erstellt, mit deren Hilfe den Anwender:innen (Projektleiter:innen und Stellvertreter:innen) der Umgang mit ibo netProject vermittelt wurde.

Wir können ein besseres und zudem projektübergreifendes Controlling realisieren. Die benötigten Informationen werden in ibo netProject transparent und strukturiert dargestellt. Der Projektmanagement-Prozess wurde deutlich optimiert, so dass der Arbeitsaufwand für alle Beteiligten gegenüber der bereits erwähnten Lotus Notes-Lösung wesentlich reduziert wurde. Ein großer Nutzen liegt auch im transparenten und einheitlichen Dokumentenmanagement und Berichtswesen. Die Projektsteuerung wurde dadurch wesentlich effektiver. Entscheidungen können schneller getroffen und notwendige Maßnahmen rechtzeitig eingeleitet werden.

Die Projektplanung, das Aufgaben- und Meilenstein-Controlling, das Dokumentenmanagement und das Berichtswesen mit entsprechenden projektübergreifenden Auswertungen. Auch die Projekt-Homepage und Mein netProject werden intensiv genutzt.

Zum Start eines Projektes wird der Meilensteinplan erstellt. Die Meilensteine bilden dabei die Basis für die weitere detaillierte Aufgabenerfassung und -planung. Neben dem Meilensteinplan werden auch Aufgaben aus den Sitzungsprotokollen nach Freigabe zentral durch den Multiprojektmanager erfasst. Den Aufgabenträgern werden die Aufgaben mit einer Erinnerungsmeldung und auch zugehörigen Dokumenten eingestellt. Der ausführende Mitarbeiter gibt in regelmäßigen Abständen den Bearbeitungsstatus, den Erledigungsgrad sowie ggf. eine entsprechende Rückmeldung ein. Bei Erledigung wird der Projektleiter per E-Mail-Funktion informiert. Der Projektleiter überwacht die Einhaltung der Aufgaben und Termine. Überfällige Aufgaben aus Projekten werden alle zwei Wochen zentral durch das Projektmanagement per E-Mail „angemahnt“.

Die Homepage wird vorrangig für die Verlinkung von Portalen sowie Organisationsrichtlinien im Bereich Projektmanagement (u. a. Handbücher, Schulungsunterlagen etc.) genutzt. Zudem werden weitere Informationen über die Projekt-Homepage kommuniziert: Auflistung des Projektteams, Projektorganigramm, Projektzeitpläne, Ansprechpartner und Kontakte, wichtige bzw. übergreifende Dokumente, der Ansprechpartner aus dem Projektmanagement und die persönlichen Aufgaben und Statusberichtstermine.

Die Statusberichte werden monatlich zum Monatsende vom Projektleiter über den Status-Monitor automatisiert angefordert und überwacht. Erinnerungsmails sorgen dafür, dass die Berichte im Projektalltag nicht vergessen werden. Die Statusberichte haben eine hohe Akzeptanz in unserem Haus erzielt. Vom Multiprojektmanagement werden die Status-Angaben aller abgegebenen Berichte auf Knopfdruck für das Management zusammengefasst.

Für das Multiprojekt-Informationssystem sind der Vorstand, die Abteilungs- und Bereichsleiter sowie die Interne Revision freigeschaltet. Die Revision legt ihre Projektbegleitung fest.

Die sehr hohe Benutzerfreundlichkeit und das übergreifende Aufgaben-Controlling.

Zu 100 Prozent!

Die Nutzungsquote und die geringen Rückfragen zum Umgang mit der Anwendung zeigen, dass ibo netProject sehr benutzerfreundlich aufgebaut ist. Nach einer Ersteinweisung besteht nur in wenigen Fällen Bedarf zur Anwendungsunterstützung. Unsere Mitarbeiter:innen sind mit ibo netProject sehr zufrieden.

ibo netProject wird den steigenden Anforderungen im Bereich Projektmanagement gerecht und unterstützt bestmöglich und praxisorientiert den gesamten Projektmanagement-Prozess. Rundum eine tolle Lösung!