Die Zusammenarbeit von Kreisverwaltung Pinneberg und ibo

Der pragmatische Ansatz, die konsequente Unterstützung des gesamten Projektmanagement-Prozesses und das Preis-/Leistungs-Verhältnis haben uns überzeugt. Zudem wurde uns ibo netProject von anderen Häusern empfohlen.

Die Installation der Software bei unserem IT-Dienstleister wurde von ibo durchgeführt. Wir haben dann mit drei Kolleg:innen und einem ibo-Trainer einen Start-Workshop durchgeführt. In dem Workshop wurde das Customizing vorgenommen. Wir haben die Software analog zu unserem Projektmanagement-Prozess eingerichtet. Im Anschluss wurden alle Projektleiter von ibo in das System eingewiesen. Die anschließende Nutzung der Software in der Praxis verlief unproblematisch.

Die Abbildung des Genehmigungsprozesses als elektronischer Workflow sorgte dafür, dass der Prozess erheblich beschleunigt wurde. Außerdem hat jetzt jeder Projektleiter ein Planungstool, welches er – auch auf Grund der einfachen Bedienbarkeit – sehr gut in der Praxis nutzen kann. Der Reporting-Prozess wird jetzt viel strukturierter und in vielen Teilschritten automatisiert durchgeführt. Das spart viel Zeit und bringt qualitativ bessere Ergebnisse. Wir haben in ibo netProject eine durchgehende Plattform, aus der alle projektrelevanten Informationen bezogen werden können. Vom Projektmitarbeiter bis hin zum Auftraggeber sind alle Beteiligten stets informiert. Diese Transparenz und der schnelle Zugriff auf benötigte Informationen sind von großem Nutzen. Wir hatten uns vor der Einführung von ibo netProject mit Bordmitteln beholfen: Aufträge, Berichte, Projektpläne etc. wurden mit MS Word oder MS Excel bearbeitet. Das führte zu Datenredundanzen und zu sehr langen und langsamen Wegen durch die Instanzen. Jetzt gibt es keine Redundanzen mehr und der ganze Prozess ist schneller und wesentlich effektiver.

Der Projektantrag und dessen Genehmigung, die Planung der Vorgänge innerhalb der Projekte, die Zuweisung und Kontrolle der Aufgabenpakete und die automatisierten Statusmeldungen für das Reporting zur Dienststellenleitung. Auch die Projekt-Homepage wird in allen Projekten genutzt.

Auf jeder Projekt-Homepage werden die Projektmitglieder mit Kontaktdaten angezeigt. Außerdem sieht jedes Projektmitglied seine anstehenden Aufgaben und Termine. Und als Eye-Catcher: Das Bild unseres neuen architektonisch sehr gelungenen Kreishauses.

Wir haben den Statusbericht im Customizing analog unseren Vorgaben definiert. Der Prozess sieht monatliche Berichte vor, deren Termine automatisiert terminiert werden. Die Projektleiter:innen werden von ibo netProject automatisch per E-Mail zu den jeweiligen Berichtsterminen an die Abgabe erinnert. Im Multiprojektmanagement habe ich eine gute Übersicht über die Fertigstellung der einzelnen Berichte. Für die Dienststellenleitung werden alle relevanten Angaben aus den Statusberichten aller laufenden Projekte zusammengefasst. Auch diese Management-Summary haben wir im Customizing vordefiniert, so dass man sie per Knopfdruck erstellen kann. Der Reporting-Prozess wird in ibo netProject optimal unterstützt.

Ja., ibo netProject ist eine gelungene Lösung, die zum Umfeld einer Verwaltung passt und auch von Anwendern bedient werden kann, die nicht ständig mit Projektarbeit zu tun haben.

Der Mehrwert für die verschiedenen Beteiligten hat unsere Anwender überzeugt.

Ja, wir haben diesbezüglich beste Erfahrungen gemacht.