Die Zusammenarbeit von Sparkasse Hilden · Ratingen · Velbert und ibo

Ganz zu Beginn war die Nutzung auf die Mitarbeitenden der Projektorganisation beschränkt. Mittlerweile wird ibo netProject sogar von allen Fachabteilungen bei der Steuerung interner Umsetzungsmaßnahmen eingesetzt. Die Akzeptanz bei den Projektbeteiligten war von Anfang an groß und konnte im Laufe der Jahre noch gesteigert werden. Auch die Projektleiter stehen hinter der Software und sensibilisieren die Projektbeteiligten für die Nutzung der vielfältigen Möglichkeiten, die die Software im Projektalltag bietet.

Wir nutzen fast die ganze Palette der Funktionen: Zeitplanungen, Aufgabenerfassung, Statusberichte, Managementberichte, Gantt-Diagramme, automatisierte Erinnerungen, Wiedervorlagen, Dokumentenablage.

Am Anfang legen wir im Projektplan die Aufgaben und Meilensteine an. Dazu gehören vor allem die Beschreibung der Tätigkeit, der Termin und die Nennung der Verantwortlichen. Automatisierte Erinnerungen und Wiedervorlagen nutzen wir, um die Umsetzung der Planung im Projektalltag sicherzustellen. Mit der Projektstrukturplanung wird dann aus den einzelnen Aufgaben und Meilensteinen ein großer Plan, in dem sich die Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Punkten spiegeln.

Statusberichte werden situativ eingefordert, vorgegebene feste Rhythmen nutzen wir nicht. Wir berichten eher ergebnisorientiert.

Das konkrete Management der Projekte (Portfoliosteuerung, Eskalationen, Gesamtberichterstellung, Unterstützung bei Erstellung von Projektanträgen) wird durch den Leiter der Abteilung Projektorganisation wahrgenommen. Durch regelmäßige Information des Vorstandes und der Führungskräfte über Projektstände ggfs. neue Entwicklungen oder Anpassungen der ursprünglichen Planung ist auch die Einbindung der Führungsebene sichergestellt.

Als Projekte werden in der Sparkasse Hilden · Ratingen · Velbert vor allem die Umsetzung gesetzlicher, aufsichtsrechtlicher Vorgaben oder Vorstandsaufträge und die Umsetzung von Themen mit mehr als drei intern beteiligten Abteilungen oder Kosten von mehr als 20 TEUR durchgeführt. Es werden aber auch Maßnahmen mit ibo netProject bearbeitet. Dabei handelt es sich um die Umsetzung von Themen im Hause, die intern eine hohe Priorität haben, die o. g. Kriterien jedoch nicht erfüllen.

Aktuell ca. 20 Projekte sowie ca. 15 Maßnahmen. Maßnahmen werden von einer Abteilung umgesetzt, haben aber Bedeutung für das Gesamthaus. Die Projektleitung und damit Nutzung der Software wird auch von Fachbereichen übernommen.

Einige Beispiele sind die Einführung von SB-Kassen in sechs Geschäftsstellen, Einführung eines neuen WPBeratungsprozess (DSGVProjekt), Migration Helaba/WestLB, Umsetzung Basel III und MaRisk Novelle, SepaUmsetzung usw.

Der ibo Software GmbH ist es gelungen, eine pragmatische und praxisnahe Software zu entwickeln, die wir im Projektalltag nicht mehr missen möchten.