Die Zusammenarbeit von Kasseler Sparkasse und ibo

Bei uns werden ungefähr 40 Projekte gleichzeitig betreut. Das sind aktuell laufende Projekte mit dem Status „in Bearbeitung“ und noch nicht gestartete Projekte, die noch im laufenden Jahr beginnen werden.

Wir unterscheiden drei Projekt-Klassen, die den Umfang eines Projektes dokumentieren (Kriterien sind die Anzahl der Beteiligten und die Anzahl der zu leistenden Projekttage) und zwölf Projektarten (z. B. Geschäftsprozesse, Anwendungen, Bau, Kommunikation, Risiko/Sicherheit usw.). Alle Projektarten und -klassen werden mit ibo netProject unterstützt.

Im Rahmen eines Einführungsprojektes. Im Dezember 2006 haben wir gemeinsam mit Herrn Schau, dem ibo-Trainer, das Customizing vorgenommen. Anfang 2007 haben wir dann die zentrale Datenübernahme unseres „manuellen“ Projektportfolios durchgeführt. Parallel dazu fand die Präsentation der neuen Software im Lenkungsausschuss Projekte (das übergeordnete Bewilligungsgremium) und die Einführung der workflowgestützten Projektideen statt. Von März bis April 2007 haben wir selbst die Projektleiter geschult und dann im April stufenweise die Funktionen der Software zum Einsatz gebracht: Im ersten Schritt haben wir den Workflow für Projektbeauftragung (Antrag/Auftrag), die Projekt und Ressourcenplanung für die Einzelprojekte, die übergreifende Ressourcenauslastung und die Übersicht zur zeitlichen Lage der Projekte in Betrieb genommen. Im Juni 2007 sind dann die Statusberichte und einen Monat später die Abschlussberichte hinzugekommen. Seitdem nutzen wir die Software in vollem Umfang sowohl im Einzel- als auch im Multiprojektmanagement. Hinzu kommt, dass die Software unser Projektantragsverfahren (Idee – Antrag – Auftrag) mit einem elektronischen Workflow unterstützt. Und – last but not least: ibo netProject ermöglicht zudem ein komfortables Projektmarketing.

Die Kasseler Sparkasse war auf der Suche nach einer Software, die neben der Planung und Steuerung von Einzelprojekten auch ein Multiprojektmanagement bietet. Wir haben dabei besonderen Wert auf die Transparenz des Projektportfolios und die (für uns dringend notwendige) Erkennung der projektübergreifenden Ressourcenauslastung gelegt. Eine zentrale Ressourcensteuerung im Multiprojektmanagement sollte ermöglicht werden. Während der Entscheidungsphase hat ibo zudem noch weitere Funktionen, die für uns wichtig waren, in ibo netProject integriert, so dass ein Großteil unserer Anforderungen damit abgedeckt werden konnte.

Gerne möchten wir ein paar Aspekte hervorheben, die die große Bandbreite des Nutzens veranschaulichen. 1. Für die projektübergreifende Planung und Steuerung des Projektportfolios ist die Software mit den vielfältigen Reports eine große Unterstützung. 2. Durch den elektronischen Workflow konnten wir im Gesamthaus eine einheitliche Vorgehensweise für unser Projektantragsverfahren von der Projektidee über den Antrag bis zum Auftrag realisieren. 3. Mit ibo netProject steht uns eine strukturierte Informationsplattform zur Verfügung, die ein einheitliches Projekt-Reporting sowohl im Multiprojekt- als auch im Einzelprojektmanagement ermöglicht.

Der Workflow zum Projektantragsverfahren, die Verwaltung des Projektportfolios, die Erstellung von diversen Reports/Berichten wie Status- und Abschlussberichte im Einzelprojektmanagement oder Auslastungsdiagramme, zeitliche Lagen, das Filtern von Projekten nach unterschiedlichen Kriterien im Projektportfolio und natürlich auch die Projekt-Homepage. Mit der Aufgabenplanung und Dokumentenablage im Einzelprojektmanagement wurde vor einiger Zeit auch bereits begonnen.

Die Homepage wird in erster Linie für die Präsentation der Projektleitung und des Projektteams genutzt. Die wesentlichen Projektinformationen werden hier veröffentlicht, um das interne Projektmarketing zu unterstützen. Jeder Mitarbeiter kann sich so per Link, ohne sich einzuloggen, aus dem Intranet über die Projekte des Hauses informieren.

Wenn die Projekt-Tage-Budgets festgelegt sind, werden die verfügbaren Projektressourcen je Bereich, teilweise sogar je Mitarbeiter, als Projektarbeitszeit pro Woche in ibo netProject hinterlegt. Es werden regelmäßig Auslastungsdiagramme erstellt. Diese bilden u. a. die Grundlage für die übergreifende Portfolio- und Ressourcensteuerung. Bei neuen Projektaufträgen wird überprüft, ob die benötigten Ressourcen im gewünschten Zeitraum verfügbar sind oder ob Alternativen aufgezeigt werden müssen.

Die Handhabung im Projekt ist sehr benutzerfreundlich und einfach: Das Übertragen der Vorberichtsdaten ist sehr angenehm und wird häufig genutzt – das spart Zeit. Wichtiger ist aber das einheitliche Reporting, das durch die Vorgaben im Programm stark erleichtert wird. Die Statusberichte werden je nach Vereinbarung im Projektauftrag monatlich oder vierteljährlich erstellt. Die Projektleiter:innen werden automatisch von ibo netProject an die Berichtstermine erinnert. Bei akutem Handlungsbedarf nutzen wir auch die Adhoc-Berichte. Die Statusangaben der Projekte werden dann im Multiprojekt-Informationssystem tabellarisch zusammengefasst, um eine Status-Übersicht über alle Projekte zu erhalten.

Alle Mitarbeiter:innen haben über die Projekt-Homepages Zugriff auf die wesentlichen Projektinformationen. Einen erweiterten Zugriff auf die Projekte (z. B. über das Multiprojekt-Informationssystem) haben der Lenkungsausschuss als Bewilligungsgremium des Gesamtprojektportfolios, die Revision und die Mitglieder des Projektteams.

Die Akzeptanz im Haus ist grundsätzlich gut. Ich würde sogar so weit gehen zu sagen: Je mehr Kenntnisse in der Projektmethodik vorliegen und je häufiger und intensiver das Programm genutzt wird, umso größer ist die Akzeptanz bei den Anwender:innen.

Die Zusammenarbeit mit ibo ist angenehm und funktioniert gut. Fehler werden zügig und zu unserer Zufriedenheit behoben. Die Ansprechpartner:innen zeichnen sich durch ein hohes Maß an Kompetenz und Freundlichkeit aus.