Die Zusammenarbeit von Volksbank Münsterland Nord eG und ibo

Die Größe und Komplexität unserer neuen Bank, aber auch die bereichsinternen Abstimmungen und Koordinationen haben ein hohes Maß an Transparenz sowie einfache Kommunikationswege erfordert. Zusätzlich sind die nicht nur fusionsbedingten Veränderungen adäquat zu systematisieren und in der Revisionsarbeit zu berücksichtigen. Dies konnte durch die technisch umsetzbaren, standardisierten Revisionsprozesse sehr gut erfüllt werden. Durch die Software sollten natürlich auch Effizienzgewinne generiert werden. Dies konnte z. B. durch die vollständige technische Implementierung und automatisierte Erzeugung eines neu konzipierten Prüfungsberichtsmusters erreicht werden.

Wir haben uns im Rahmen des Fusionsprojektes zum Aufbau der Internen Revision für die Volksbank Münsterland Nord mit allen Revisionsprozessen auseinandergesetzt. Die Berichterstattung war dabei ein Kernelement, da hier eine enorme Innenwirkung erzielt wird. Wir haben die Managementebene als „Stakeholder“ in die Diskussion einbezogen und die gegenseitigen Erwartungshaltungen abgeglichen. So ist im Ergebnis ein hochgradig standardisierter Prüfungsbericht entstanden, der vor allem durch folgende Merkmale geprägt ist:

• Alle Kernaussagen und Erkenntnisse werden, farblich unterstützt, auf der ersten Seite dargestellt. Die Managementebene bekommt somit alle relevanten Informationen, ohne zu blättern. Es wurde das Querformat gewählt, um eine optimierte Anzeige auf dem Bildschirm bzw. dem iPad zu ermöglichen.
  
  
• Auf ausführliche Berichtsdarstellungen und deskriptive Elemente wird verzichtet.
  
  
• Die Feststellungen und Maßnahmen werden kurz und präzise mit Zuständigkeiten und Terminen tabellarisch dargestellt.
  
  

Durch die lange Kooperationsphase von fast drei Jahren hatten wir ausreichend Zeit, uns konzeptionell Gedanken über die zukünftige Revisionsarbeit zu machen. Als es daraufhin in die Umsetzung gehen sollte, waren die Workshop-Tage mit unserem Kundenbetreuer und Trainer im kleinen Kreis sehr zielführend. Die ein oder andere Idee wurde hier auch noch geboren. Da wir mit komplett neuen Revisionsprozessen an den Start gegangen sind und einige Mitarbeiter:innen auch noch keine ibo-QSR-Erfahrung hatten, wurde auch ein Inhouse-Schulungstag durchgeführt. Dieser war ebenfalls sehr individuell und wertvoll. Genauso wertvoll, wie die telefonische Betreuung in den ersten Wochen nach dem Start.

Wir haben uns bewusst für eine Reorganisation der Internen Revision entschieden und diesbezüglich den Partner gesucht, der unser Zielbild und unsere Anforderungen am besten erfüllen kann. Daher hat sich insbesondere die zeitliche Investition gelohnt. Im Ziel haben wir es beispielsweise erreicht, die Dokumentationen zum großen Teil nur in ibo QSR vorzunehmen und daraus alle anderen Dinge, wie z. B. die automatische Berichterstellung oder Übernahme ins Follow-up sowie die Kommunikation hierüber zu generieren.

Prüfungsplanung:

• Prüfkatalog/Rahmenprüfplan/Audit Universe
• Einsatz von QSR-Risk (Risikobeurteilung anhand der tatsächlichen Prozessrisiken)
• Mehrjahres- und Jahresplanung (risikoorientiert)
• Ressourcenplanung
• Auftragsdisposition (Wo stehen wir?)
  
  

• Prüfungsziel und Strategie
• Feststellungen, Maßnahmen
• Prüfungsdokumentation
• (Automatische) Berichtserstellung (Report)
  
  

• Reports: Standard
• Reports: Individuell
• SQL-Abfragen
  
  

• ibo Audit Follow-up

Wie schon erwähnt haben wir das Ziel, die revisionseigenen Prozesse bestmöglich zu digitalisieren, erreicht. Wir stehen darüber hinaus in regelmäßigem Austausch mit ibo, um Feedbacks zu den Funktionalitäten zu geben oder über weitere Möglichkeiten zu diskutieren.

Wir haben unsere Revisionsprozesse so weit wie möglich in ibo QSR abgebildet. Dabei ist es uns gut gelungen, die technischen Möglichkeiten in unserem Sinne zu nutzen und einzusetzen. Die Dokumentationen oder „Hilfsdateien“ außerhalb von ibo QSR konnten wir damit fast vollständig ablösen. ibo QSR-Risk ermöglicht der Internen Revision, erstmals technisch unterstützt, in der Methodik von identifizierten Risiken über Kontrollen eine Risikoreduzierung transparent zu machen und diese Erkenntnisse für die Prüfung und die Weiterentwicklung des IKS zu verwenden. Die Transparenz fördert auch die konstruktiven Diskussionen um notwendige oder eben nicht notwendige Kontrollen vor dem Hintergrund der vorhandenen Risikokultur und findet damit auch eine sehr große Akzeptanz bei den Revisionspartner:innen.

ibo QSR ist das zentrale Arbeitsmittel für die Revisor:innen. Daher ist die Nutzung innerhalb kürzester Zeit zur Selbstverständlichkeit geworden. Von Beginn an gab es eine sehr ausgeprägte und konstruktive Feedback-Kultur, so dass wir kontinuierlich gemeinsam die Umsetzung der Revisionsprozesse weiterentwickeln und optimieren.

Der Austausch und die Kundenfokussierung unserer Ansprechpartner war unter anderem ein Kriterium für die Entscheidung, welche Revisionsanwendung in der Volksbank Münsterland Nord zum Einsatz kommt. Positiv ist insbesondere, dass Feedbacks zu Funktionalitäten sowie Ideen und Impulse für Veränderungen, Anpassungen oder Weiterentwicklungen dankend aufgenommen und ernsthaft diskutiert werden.

Die Weiterentwicklung und Digitalisierung der Revisionsprozesse wurde maßgeblich unterstützt durch das Gesamtpaket ibo QSR/ibo Audit. Nicht nur die aktuellen Möglichkeiten, sondern auch die Ideen für zukünftige Weiterentwicklungen haben uns davon überzeugt, das Zielbild moderner, digitaler Revisionsprozesse hiermit erreichen zu können.