Die Zusammenarbeit von Hyundai Capital und ibo

Ziel war es für unsere neue „Captive Bank“ ein internes Revisionsmanagement aufzubauen. Die Entscheidung für ibo QSR ist mir dabei sehr leicht gefallen, weil das Tool mir aus meinem vorherigem Einsatzgebiet als langjähriger Begleiter in einer anderen Bank bereits dienlich war. Die Effizienz und einfache Menüführung sowie das Erstellen von standardisierten Auswertungsreports sind Features, die ich schon damals zu schätzen wusste. Zudem konnte ich mich seit dem Beginn des Projektes auf den Support im Hause ibo verlassen. Im Nachgang kann ich feststellen, dass unter Audit-Gesichtspunkten die rasante Entwicklung ohne ibo QSR nicht hätte erfolgen können, vielleicht sogar nicht möglich gewesen wäre. Administrative Tätigkeiten sowie Reports lassen sich sehr schnell mittels ibo QSR erstellen.

ibo war mir bereits bekannt durch die langjährige Geschäftsbeziehung zu meinem vorherigen Arbeitgeber. Die Unterstützung und der Support sind sehr zeitnah, qualitativ hochwertig und fachlich fundiert. Der Einsatz von ibo QSR geht auch mit Veränderungen in der Organisation der Revision einher.

Da ich die Organisation Internal Audit von Null auf aufgebaut habe, waren Veränderungen nicht notwendig. Im Gegenteil: Ich konnte den Aufbau der Organisation mit dem Customizing der Applikation bestens und gewinnbringend von Beginn an aufeinander abstimmen.

Wir nutzen folgende Bereiche:

Prüfungsplanung:

• Prüfkatalog/Rahmenprüfplan/Audit Universe
• Mehrjahres- und Jahresplanung (risikoorientiert)
• Auftragsdisposition (Wo stehen wir?)

• Prüfungsziel und Strategie
• Prüfungsfragen, Feststellungen, Maßnahmen (Textbausteine)
• Prüfungsdokumentation
• Qualitätssicherung
• Prüfungshistorien

Ja. Für die Erstellung des Auditplans (auch mehrjährig) sowie die Speicherung von Arbeitspapieren und Dauerarbeitsunterlagen nutzen wir schwerpunktmäßig ibo QSR, für das Follow-up und die Berichtsverteilung ibo Audit.

• 1. Reports: Offene Findings, Due date Findings, wesentliche Findings
• 2. Nachweis von Evidences zur Beseitigung von issues
• 3. Aufbewahrung von Dauerarbeitsunterlagen im AuditUniverse (Fragenkatalog und Speicherung von weiteren Unterlagen relevant für das jeweilige Auditthema)

Die Akzeptanz bei den Revisionspartner:innen ist hoch, da die Oberfläche von ibo Audit sehr benutzerfreundlich ist. Weiterhin ermöglicht das Tool den Export nach Excel zwecks weiterer Verarbeitung. Letztendlich ist die Akzeptanz bei den Auditees abhängig von der Erklärung und Transparenz, die die Revisionsabteilung zu vermitteln hat. Der Effekt ist unzweifelhaft eine große Zeitersparnis bei Researcharbeiten, da alle Dokumente, Statements und Informationen vom geprüften Bereich und von Auditor:innenseite zentral beim jeweiligen Prüfungsfeld im Tool hinterlegt sind. Dezentrale Suche in E-Mail-Accounts, im Explorer oder Printausgaben von Fachzeitschriften entfallen bei entsprechendem Einsatz der Verwendungsmöglichkeiten (Features) im Tool.Unsere Tools setzen Sie ebenfalls für den Bereich Information Security & Data Privacy ein.

Ja, wir können für Bereiche, die nicht überschneidungsfrei (BAIT, ISO, FAIT) sind, Verweise generieren. Zum Beispiel werden regulatorische Themen im Info Sec Bereich reviewed. Wir können dann im Zuge des Internal-Audit-Plans die Checklisten und Antworten digital austauschen und somit Redundanzen vermeiden. Info Sec baut hier auch sehr stark auf das Follow-up auf, um die ausstehenden Änderungen zeitnah zu überwachen. In ibo QSR besteht die Möglichkeit für alle Findings ein Follow-up zu planen. Über einen explizit dafür geschaffenen Workflow werden diese wichtigen Themen als Nachschauprüfung für zukünftige Prüfjahre vorgemerkt. Somit sind wir in der Lage für alle wesentlichen oder schwerwiegenden Findings eine Follow-up Prüfung im Auditplan der kommenden Jahre zu berücksichtigen.

Wir haben mit ibo bisher nur sehr gute Erfahrungen gesammelt und können den Dienstleister ohne Ausnahme empfehlen. Kompetenz, Schnelligkeit, problemorientiertes und effektives Arbeiten sind nur einige der positiven Faktoren zur Zufriedenstellung der Anwender:innen. Zudem ist die Kommunikation sehr gut.