Die Zusammenarbeit von Deutsche Rentenversicherung DRV Schwaben und ibo

Nachdem wir uns mit mehreren Softwareprodukten auseinander gesetzt hatten, kamen wir zu dem Entschluss, dass die ibo Personalbemessung für unser Haus das richtige Produkt ist. Überzeugt hat uns dabei nicht nur die Anwendung der ibo Stoppuhr, sondern auch das beinhaltete Schätzverfahren, wie z. B. das Mitarbeiterkapazitätsverteilungsverfahren oder das Zeitklassenschätzverfahren.

Bereits bei den Produktvorstellungen waren die Personalvertretung, der Datenschutzbeauftragte und die IT-Mitarbeiter:innen eingebunden. Mit der Personalvertretung wurde im Vorfeld der Beschaffung eine Dienstvereinbarung über den Umgang mit der ibo Software getroffen. Die Einführung der ibo Software für uns Anwender:innen erfolgte an einem praktischen Fall. Eine von uns bereits geplante Personalbedarfsermittlung sollte mit der neuen Software durchgeführt und ausgewertet werden. Hierzu haben wir zusammen mit Herrn Böhning von ibo zunächst einen Workshoptag zum Thema Grundlagen bei uns im Haus durchgeführt, bei dem wir zunächst den generellen Umgang mit der Software gelernt haben. An einem zweiten Workshoptag haben wir dann die geplante Erhebung vorbereitet und die Software mit den relevanten Daten befüllt. Erst nach der Erhebung haben wir den letzten Workshoptag in Anspruch genommen und die Auswertung und Aufbereitung der Daten gelernt. Die Firma ibo begleitete unsere erste Erhebung vollständig von der Planung über die Durchführung bis hin zur Auswertung mit ihrem Fachwissen.

Schwierigkeiten bei der Einführung gab es keine. Ganz im Gegenteil, die Installation wurde online durchgeführt und alle Funktionalitäten konnten umgehend genutzt werden.

Die Software ibo Personalbemessung wird zwischenzeitlich von fast allen Rentenversicherungsträgern zur Durchführung von Personalbedarfsermittlungen verwendet. Wir stehen untereinander in einem regen Austausch. Jeder Rentenversicherungsträger profitiert somit von der Arbeit der anderen. Aufgabenkataloge, die Basis für jede Erhebung sind, können untereinander ausgetauscht und mit geringem Anpassungsaufwand für den eigenen Untersuchungsbereich verwendet werden. Erfahrungen im Zusammenhang mit dem Umgang und der Handhabung der Software können weitergegeben werden und verringern so den Vorbereitungsaufwand des einzelnen Trägers.

Die Mitarbeitenden, die bereits in Erhebungen eingebunden waren, geben ein positives Feedback ab. Die ibo Stoppuhr ist nach einer geringen Einübungsphase leicht zu bedienen und belastet im täglichen Arbeitsablauf kaum. Es gab bisher keinen Mitarbeiter, der mit der Bedienung nicht zurecht kam. Dies gilt sowohl für die ibo Stoppuhr als auch für die implementierten Schätzverfahren.

Die Zusammenarbeit mit ibo funktioniert problemlos. Der Kontakt kann sowohl per E-Mail als auch persönlich erfolgen. Bei technischen Schwierigkeiten steht auch eine Hotline zur Verfügung. Wir als Kunde haben unseren persönlichen Ansprechpartner, der sich umgehend unseres Anliegens annimmt. Dabei geht es aber selten um auftretende Probleme mit der Software, sondern eher um Wünsche und Anregungen zur Handhabung. Aus diesem Grund ist auch ein Anwendertreffen initiiert worden, bei dem sich die Rentenversicherungsträger, welche die Software bereits nutzen, austauschen und zusammen mit ibo-Mitarbeiter:innen Anwendungsmöglichkeiten in der Praxis und die Integration neuer Funktionen diskutieren.