Die Zusammenarbeit von R+V Betriebskrankenkasse und ibo

Jochen Hess: Wir hatten natürlich auch vor der Zeit von ibo netProject Projekte, jedoch hat uns eine strukturierte Herangehensweise gefehlt. Projektpläne wurden per Excel geführt. Für Projekte gab es keine feste Definition, so dass auch Aufgaben, die einen Projektcharakter hatten, ohne entsprechende Planung durchgeführt wurden. Insofern gab es im Grunde genommen keinen festen Ablauf und keine definierten Regeln. Der Anstoß für ein Projekt kann sowohl von uns als auch von Mitarbeitenden oder als direkter Auftrag von Vorstand und Geschäftsleitung ausgehen. Zwischenzeitlich wurden Abläufe und Strukturen sowie feste Herangehensweisen festgelegt. Es gibt Arbeitsanleitungen, die definieren, wann eine Aufgabe als Projekt abzuwickeln ist, wie die Abläufe sind, wann und in welcher Form Eskalationen stattfinden und wie die Software einzubinden und zu nutzen ist. Marc Bockard: Das Ganze ist letztendlich in einer Wissensdatenbank für die Mitarbeiter:innen hinterlegt. Grundsätzlich leiten unsere Projekte Kolleg:innen aus dem Haus nebenamtlich. Das unterscheidet sich immer. Das heißt also, wir selbst aus dem Gesamtprojektmanagement sind dafür verantwortlich, dass die Projekte ordnungsgemäß abgewickelt und die Termine eingehalten werden. Es kann aber auch sein, dass wir selbst Projekte leiten.

Jochen Hess: Der Anlass war, dass wir eine bessere Strukturierung und Transparenz herstellen wollten. In vergangenen Projekten oder auch Aufgaben, die nicht als formelles Projekt gelaufen sind, kamen wir immer wieder zu der Situation, dass keine Nachhaltigkeit in Terminen gegeben war, dass die Ziele nicht klar formuliert waren, dass es auch von den Formalien her recht unterschiedliche Herangehensweisen gab und es im Grunde genommen keine „Summary“ in Form von irgendwelchen Berichten an den Lenkungsausschuss oder an den Vorstand gab. Ein großes Hauptargument war auch, dass es vor der Einführung von ibo netProject immer wieder dazu kam, dass vom Projekt betroffene Bereiche von vielen To-dos betroffen waren, und die Kolleg:innen dann überbucht waren. Das heißt, es gab keine detaillierte Planung für die Mitarbeiter-Ressourcen. Daher war uns wichtig, ein Produkt einzusetzen, welches eine Ressourcenplanung abbilden kann. Marc Bockard: Für uns war auch entscheidend: Dadurch, dass wir keine hauptamtlichen Projektleiter:innen haben, wollten wir für Kolleg/innen, die damit nur ab und zu konfrontiert werden, eine Software haben, die sie unterstützt aber auch intuitiv zu bedienen und schnell zu lernen ist.

Jochen Hess: Wir hatten eine Grundlagenschulung durch die ibo Software, in der in drei Tagen ibo netProject für uns konfiguriert worden ist. Zudem wurden wir in der Anwendung der Software geschult. Dabei waren bereits zwei Kolleg:innen Teilnehmende, die ein künftiges Projekt leiten sollten. Nach der Schulung haben wir eine Dokumentation und einen Leitfaden erstellt, der regelt, wie in der R+V BKK die Projektplanung genutzt werden soll. Diese Dokumentationen wurden mit zunehmender Erfahrung ausgebaut, so dass nach und nach ein kleines Handbuch entstanden ist.

Jochen Hess: Er ist erleichtert worden. Dadurch, dass sowohl die Projektleiter:innen als auch wir im Gesamt-Projektmanagement an anstehende Termine erinnert werden, ist eine Nachhaltigkeit entstanden. Zudem wurde eine Transparenz hergestellt. Sowohl im Lenkungsausschuss der Unternehmensleitung als auch bei den Mitarbeitenden. Es ist jederzeit dargestellt, welche Projekte gerade laufen und wie der Projektfortschritt ist. Es hat zu einer erheblichen Strukturierung geführt, sodass nun einheitlich gearbeitet wird. Schlussendlich hat dies den Projekterfolg erheblich begünstigt. Termine können besser nachgehalten, durch die Ressourcen-Planung können To-dos besser gesteuert werden.

Marc Bockard: In der Ressourcen-Planung haben wir aktuell die größte Hilfestellung. Die klare Strukturierung schafft Transparenz in der Projektphase. Das waren auch die größten Hürden in der Vergangenheit.

Jochen Hess: Die Rückmeldungen sind sehr positiv. Wir hatten uns anfangs eine einfache Handhabung versprochen. Dies hat sich auch in der Praxis gezeigt. Die Projektleiter kommen in der Anwendung der Software gut zurecht. Einzelne Kolleg:innen nutzen sogar nach Projektende ibo netProject für die Aufgabenplanung ihres Tagegeschäfts.

Jochen Hess: Konkret: der Punkt, den wir eingangs genannt haben, was uns auch letztendlich dazu bewogen hat, ibo netProject einzuführen: Das Ressourcen-Management versetzt uns in die Lage, dass es nicht zu Überbuchungen von einzelnen Kolleg/innen kommt. Das heißt also, dass wir es vermeiden können, dass Aufgaben nicht mehr fristgerecht erledigt werden können, weil einfach die Ressourcen nicht zur Verfügung stehen. Das Ressourcen-Management ermöglicht uns, Aufgaben bei Engpässen neu zu priorisieren und zu entzerren.

Marc Bockard: Wir können die Projekte viel strukturierter planen und auch zukunftsgerichtet absehen, ob Engpässe entstehen, um gegebenenfalls Starttermine anzupassen oder dafür zu sorgen, dass genügend Ressourcen zur Verfügung stehen.

Jochen Hess: Insgesamt ist festzustellen, dass Projekte erfolgreicher und schneller zu Ende geführt werden können.

Jochen Hess: Immer dann, wenn Transparenz gefragt ist. Es ist auf Knopfdruck einfach auch mal möglich, eine Übersicht über alle Projekte und deren Status zu erzeugen. Dies erleichtert die Berichterstattung an den Vorstand und den Lenkungsausschuss enorm.

Jochen Hess: Das können wir einfach mit „Ja“ beantworten.

Jochen Hess: Damit sind wir sehr zufrieden, die Zusammenarbeit ist sehr gut. Uns hat gut gefallen, dass eine regelmäßige Kontaktaufnahme von ibo Software zu uns erfolgt, um Anforderungen oder Probleme aufzunehmen.