Die Zusammenarbeit von Volksbank Trier eG und ibo

Mittlerweile arbeiten wir seit zwei Jahren produktiv mit ibo netProject.

Zu den am häufigsten genutzten Programmfunktionen gehören Projektinitiative (Projektantrag, -auftrag), Projektstrukturplan, Protokollfunktion, Dokumentenstruktur, Datenimport und -export (z. B. PSP, Aufwände), Status- und Abschlussberichte..

Durch den Einsatz von einheitlichen Formularen (Projektantrag, -auftrag) und einem workflowgestützten Genehmigungsprozess verfügen wir mittlerweile über eine strukturierte und standardisierte Projektinitiative. Bei der Planung und Steuerung von Einzelprojekten haben sich die Dokumentation wesentlicher Arbeitspakete im Projektstrukturplan, regelmäßiges und standardisiertes Berichtswesen durch den Einsatz von Statusberichten sowie die Dokumentation der Projektergebnisse im Abschlussbericht in der Zwischenzeit etabliert.

Zu Beginn des Projekts legen wir die Aufgaben und Oberaufgaben an. Dabei hinterlegen wir (dort, wo es möglich ist) die Plan-Aufwände. Während der laufenden Anpassung des Projektstrukturplans nach Projektfortschritt werden die Aufgaben auf „erledigt“ gesetzt. Das Erfassen der Ist-Aufwände zu den einzelnen Aufgaben wird dabei allerdings noch nicht so richtig gelebt – daran müssen wir noch arbeiten.

Während des Customizing-Workshops haben wir für unser Unternehmen den folgenden Workflow in ibo netProject definiert: Projekte werden mit dem in ibo netProject erstellten Projektantrag beantragt. Anschließend erfolgt die Information der betroffenen Bereichsleiter, die für Stellungnahmen in den Workflow integriert sind. Auch diese Rückmeldung (Befürwortung oder Ablehnung) erfolgt im Programm. Nach der Genehmigung durch den Lenkungsausschuss erfolgt die Überführung in den Projektauftrag. Der Projektleiter nimmt die erforderlichen Anpassungen vor. Nachdem der Lenkungsausschuss die Freigabe erteilt hat, erfolgt die technische Anlage, indem aus dem Projektauftrag automatisiert ein Projekt generiert wird.

Bei den Statusberichten profitieren wir vor allem von der einfachen Handhabung. Durch die Verwendung der Ampelsystematik lassen sich die monatlich abzugebenden Berichte schnell erstellen. Die Termine für die Berichtsabgabe werden zu Beginn des Projektes mit einer Serienfunktion erzeugt. Zu jedem Berichtstermin erhalten die Projektleiter eine von ibo netProject erzeugte Erinnerungsmail – das hilft natürlich in der Praxis, den Statusbericht pünktlich abzugeben.

Das Projektmanagement wird durch die Statusberichte informiert. Der Lenkungsausschuss wird direkt vom Projektmanagement in Form von automatisch zusammengefassten Managementberichten in Kenntnis gesetzt. Die Innenrevision muss nicht gesondert aktiv informiert werden, weil sie bei Bedarf alle Inhalte direkt einsehen kann – dafür gibt es in ibo netProject entsprechende Rollen und Berechtigungen.

Insgesamt ist die Akzeptanz sehr hoch. Allerdings bestehen in einzelnen Themenbereichen, z. B. bei der Kapazitätserfassung, immer noch große Hemmungen – das hat mit Kultur und Arbeitswandel zu tun, den wir entsprechend begleiten.

Da sind in erster Linie der strukturierte Aufbau und die Verwendung von standardisierten Formularen und Workflows zu nennen. Wichtig ist aber auch, dass die Software in dem Maße genutzt werden kann, wie sie gebraucht wird: Es gibt nur wenige Pflichtfelder und die Software ist für die Bedürfnisse einer Genossenschaftsbank konfigurierbar.

Ja, ibo netProject wird auch schon vor der technischen Fusion von beiden Häusern als Austausch- und Planungsplattform genutzt.

ibo netProject ist ein Tool, das die Struktur und die Standardisierung in der Projektarbeit zu großen Teilen fördert und unterstützt. Trotzdem muss allen Beteiligten klar sein, dass natürlich kein Tool die wirkliche Projektarbeit leisten kann – es gilt fortwährend an der fachlichen Disziplin des Projektmanagements zu arbeiten und Änderungsprozesse im Auge zu behalten und zu begleiten.