Projektcontrolling: Steuerung und Risikoüberwachung

Würden wir Projektcontrolling einfach lassen, laufen wir Gefahr, dass Kosten explodieren, Deadlines verpasst werden und die Qualität leidet. Nach einer erfolgreichen Projektplanung sind die Arbeitspakete klar und werden an die Projektmitarbeitenden verteilt. Die Projektleitung wird dennoch nicht arbeitslos, denn nun beginnt ihre primäre Aufgabe: Kurs halten während des Projektverlaufs.

Während Kontrolle sich oft nach strenger Aufsicht und Druck anfühlt, ist Controlling vielmehr wie ein Schweizer Taschenmesser: vielseitig, praktisch und in jeder Situation hilfreich. Kontrolle ist nur ein kleines Werkzeug darin, während Projektcontrolling das ganze Set umfasst – von der Planung über die Steuerung bis zur Beratung. Es hilft, den Überblick zu behalten und stellt sicher, dass alles reibungslos läuft.

Oft nehmen wir die Überwachung unseres Projektverlaufs tagtäglich automatisch wahr. Doch wollen wir unsere Ziele erreichen und unser Projekt nach unserem Plan bearbeiten, dann sollten wir lieber ein bisschen Extra-Aufwand betreiben und mit konsequentem Controlling auf Nummer sichergehen!

Die Aufgaben des Controllings wiederholen sich immer wieder und bilden einen Regelkreis in 10 Schritten, der sich ab Punkt 3 fortlaufend wiederholt: 

Ein gut durchdachter Plan, der alle notwendigen Aufgaben, Meilensteinen, Ressourcen und Zeitplänen zeigt, bildet die Basis für Deine folgenden Controlling-Aktivitäten. Diese Planvorgaben definieren die Soll-Werte und bilden die Basis für den Vergleich mit den Ist-Werten d. h. der Realität.

Liegen die Ist-Daten vor, werden sie mit den Soll-Werten aus dem Plan verglichen. Der Soll-Ist-Vergleich zeigt auf, ob das Projekt im Plan liegt oder Anpassungen notwendig sind und macht das Ausmaß der Abweichung deutlich. 

Liegt eine Abweichung vor, hinterfrage die die Ursache: Wo liegt der Grund für die Abweichung oder wurde einfach „schlecht“ geplant? Die Ursachenanalyse ermöglicht Dir ein tieferes Verständnis der Gründe für Abweichungen und dient als Basis für gezielte Korrekturmaßnahmen. 

Mit dem Wissen des Anlass der Abweichung fällt Dir die Entscheidung, ob eine Abweichung akzeptiert werden kann, oder auf jeden Fall eine Gegenmaßnahme ergriffen werden muss, leichter.

Durch gezielte Maßnahmen können Abweichungen korrigiert und der Projekterfolg sichergestellt werden. Beim Erarbeiten der Maßnahme solltest Du auch an die Planung von präventiven Maßnahmen zur Vermeidung zukünftiger Abweichungen gedacht werden. 

Auch die Anpassung des Planes kann eine Korrekturmaßnahme sein. Ist eine Abweichung nicht mehr zu beheben, ist dies ein wichtiger Schritt, damit Soll und Ist wieder zusammenkommen und weiterhin nach unserem Plan gearbeitet werden kann.

Tipp: Plane immer mehrere Maßnahmen, die Du nach Aufwand und Wirkung einschätzt. So kannst Du die in diesem Moment richtige Maßnahme schnell auswählen.  

Nur mit der Umsetzung entwickeln Maßnahmen ihre Wirkung und die identifizierten Probleme werden behoben. Plane die Umsetzung der ausgearbeiteten Korrekturmaßnahmen und implementiere sie. Vergesse nicht alle beteiligten Personen über die Maßnahmen zu informieren und mitzunehmen.

Überprüfe die Wirkung der Maßnahme sofort nach ihrer Umsetzung. Die Überwachung stellt sicher, dass die Maßnahmen die gewünschten Effekte erzielen und keine neuen Probleme verursachen. Sollten die Maßnahmen keine Reaktion hervorrufen oder in eine die nicht erwünschte Richtung führen, dann ist sofort eine weitere Maßnahme durchzuführen.

Transparente Kommunikation fördert das Vertrauen und die Unterstützung der Stakeholder. Regelmäßige Reports ermöglichen eine zeitnahe Reaktion auf Probleme und machen die Anpassungsmaßnahmen transparent. Erzähle allen von Deinen Taten.

Feedback ermöglicht es, den Controlling-Prozess laufend zu optimieren und an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen. Ein „lernender“ Controlling-Prozess steigert die Effizienz und Effektivität für zukünftige Projekte. Nutze diese Chance.

Ein detaillierter Regelkreis des Projektcontrollings stellt sicher, dass Projekte kontinuierlich überwacht und gesteuert werden. Die Erfolgschancen des Projekts steigen und die Aussichten, unserer Stakeholder glücklich zu machen, wachsen. Wir stellen zwei Methoden aus dem Projektcontrolling genauer vor:

Selbstverständlich wird auch in der agilen Welt Controlling betrieben – mit Methoden, die der Dynamik und dem Mindset der agilen Welt angepasst sind.

Eine der bekanntesten Methoden ist das Burndown-Chart, welches die bereits geleistete der geplanten Arbeit gegenüberstellt und visualisiert. Die Nullinie stellt dabei nicht den Startpunkt für Soll und Ist-Analyse, sondern die Erfüllung des Projektziels dar. Die Verfolgung der Velocity, also der in einem Sprint erledigten Story Points, hilft, die Leistung des Teams einzuschätzen und Schwankungen frühzeitig zu erkennen. Auch KPI wie die Anzahl der angearbeiteten User Stories helfen einzuschätzen, ob das Projekt noch auf Kurs ist. 

Beliebt sind im agilen Alltag auch Kanban-Boards, die den Workflow und den Aufgabenfortschritt für das ganze Team transparent machen. Die WIP-Limits (Work in Progress) begrenzen die Anzahl der parallel bearbeiteten Aufgaben und helfen dem Projektteam, den Workload innerhalb eines Sprints realistisch zu halten. Daily Stand-Ups, Restrospektiven und Reviews schließlich fördern durch den regelmäßigen Austausch über Fortschritte und Hindernisse eine hohe Transparenz und ermöglichen schnelle Anpassungen.