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Wie finde ich die passende PM Software?
Eine Projektmanagementsoftware unterstützt Unternehmen bei der Planung, dem Management und der Umsetzung von Projekten. Sie hilft dabei, Ressourcen zu verwalten, Kommunikation zu steuern, Aufgaben zu delegieren und Projekte effizienter und erfolgreicher durchzuführen. Die Auswahl der passenden Software hängt von vielen Faktoren im Unternehmen ab.
Vorteile einer PM Software
Eine Projektmanagement-Software ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die ihre Projekte erfolgreich und effizient umsetzen möchten. Sie bietet zahlreiche Vorteile, die den Projektablauf effizienter und erfolgreicher gestalten. Durch die zentrale Verwaltung von Aufgaben, Terminen und Ressourcen behält die Projektleitung jederzeit den Überblick über den Projektfortschritt und kann schnell auf Änderungen reagieren.
Zudem ermöglicht ein PM Tool eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit im Team, da alle relevanten Informationen an einem Ort gespeichert und jederzeit abrufbar sind. Auch die Dokumentation von Projekten wird durch eine PM Software erleichtert, da alle Daten automatisch archiviert werden.
So finden Sie die passende PM Software
Vorgehen bei der Einführung
Analyse
Projektmanagement-Status im Unternehmen ermitteln
Wie ist Ihr Projektmanagement aktuell aufgestellt? Wenn Sie noch kein professionelles Projektmanagement-Vorgehen in Ihrem Unternehmen etabliert haben, führen Sie zunächst eine passende Methode ein. Finden Sie heraus, wo noch Verbesserungspotenzial besteht und wo eine PM Software Ihnen die nötige Unterstützung bieten soll.
Stakeholder identifizieren
Stimmen Sie mit den Fachbereichen in Ihrem Unternehmen und ggf. auch mit dem Vorstand oder der Geschäftsführung ab, wer an der Auswahl und Einführung der Software beteiligt werden soll. Sprechen Sie mit den Mitarbeitenden, die mit dem neuen Tool arbeiten sollen. Das verhilft Ihnen im späteren Prozess zu mehr Akzeptanz bei der Nutzung.
Anforderungskatalog erstellen
Besprechen Sie mit den Stakeholdern die Anforderungen an eine PM Software. Wo benötigen Sie Unterstützung in Ihrem Projektmanagement? Erstellen Sie einen Anforderungskatalog, den Sie später mit potenziellen Lösungen abgleichen können. Achten Sie dabei nicht nur auf spezifische Funktionen, sondern auch auf Rahmenbedingungen wie z. B. Datenschutz, Serverstandort oder Ihr Budget.
Bedarfsermittlung
Marktrecherche durchführen
Recherchieren Sie verschiedene Anbieter von Projektmanagement-Lösungen und sammeln Sie diese in einer Liste (Longlist).
Kosten-/Nutzenanalyse
Vergleichen Sie Ihren Anforderungskatalog mit den angebotenen Leistungen der Anbieter und bewerten Sie das Verhältnis zwischen Kosten und Nutzen.
Anforderungen priorisieren
Legen Sie fest, welche Funktionen die PM Software in jedem Fall besitzen muss und auf welche Sie ggf. auch verzichten könnten.
Software-Auswahl
Auswahl der Favoriten
Beurteilen Sie die Tools auf Ihrer Longlist anhand der zuvor priorisierten Anforderungen und dem Kosten-Nutzen-Vergleich und grenzen Sie Ihre Auswahl auf maximal drei Anbieter ein (Shortlist).
Produktpräsentation
Kontaktieren Sie die ausgewählten Anbieter und lassen Sie sich ihre Produkte im Detail vorstellen. Fordern Sie ausführliche Angebote an, die genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind.
Implementierung
Entscheidung und Kauf
Entscheiden Sie sich für die PM-Software, die intuitiv bedienbar ist, Ihre Erwartungen erfüllt und Ihnen den größten Nutzen bringt. Welche Lösung lässt sich mit geringem Aufwand einführen und fügt sich am besten in Ihre bestehende IT-Landschaft ein?
Akzeptanz sicherstellen
Informieren Sie alle Mitarbeitenden über die Einführung der neuen Software. Richten Sie das Tool passend zu Ihrem individuellen Projektmanagement-Vorgehen ein. Bieten Sie für alle Nutzer:innen Schulungen und Workshops an und benennen Sie eine zuständigen Ansprechperson, die Fragen beantworten kann.
Kriterien und Anforderungen
Eine erfolgreiche Implementierung von Projektmanagement-Software erfordert zwingend eine Einbindung in das gesamte Projektmanagementsystem eines Unternehmens mit all seinen Regelungen, Standards, Ausbildungs- und Betreuungskonzepten.
Anforderungen an eine PM Software
Diese Funktionen sollten enthalten sein:
- Multiprojektsicht
- Überblick über die gesamte Projektlandschaft
- Status aller Projekte
- Abhängigkeiten der Projekte untereinander
- Controlling der Projekte
- Einfaches Reporting an die Geschäftsführung oder den Vorstand
- Schnell und einfach Projektberichte erstellen
- Status der Projekte abrufen
- Ressourcenplanung/-überblick
- Projektdokumente zentral an einem Ort
- Einheitliche Projektbeantragung
- Genehmigungsworkflow für Projektanträge
- Aufgaben planen und verteilen
- Meilensteine planen
Checkliste für die Auswahl und Einführung einer PM Software
Anforderungen und Vorgehen
Um die passende PM Software für ein Unternehmen zu finden, braucht es ein strukturiertes Vorgehen, welches die Analyse, Bedarfsermittlung, Software-Auswahl und schlussendlich die Implementierung der Software enthält.
Mit unserer Checkliste erhalten Sie einen Überblick und die Erklärungen zu den notwendigen Schritten, sowie die Anforderungen und Rahmenbedingungen, auf die Sie bei der Auswahl der Software achten sollten.
Rahmenbedingungen und Kriterien
Wichtige Aspekte bei der Auswahl einer PM Software
- Einhaltung von Datenschutzbestimmungen
- Serverstandort in Deutschland
- Einhaltung des Budgets
- Zuverlässiger Support und Kundenservice
- Schnelle Einführung der Software
- Nutzerfreundliche Bedienung
- Hosting im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud
Darauf sollten Sie bei der Auswahl einer passenden PM Software achten
Der Nutzen steht im Vordergrund
Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl auf die größten Nutzenaspekte in Ihrer täglichen Arbeit. Vermeiden Sie, dass die methodische Perfektion im Fokus steht – es zählt die Zielerreichung.
Nutzen Sie eine Standard-Software
Wählen Sie eine Standard-Software aus, die einen fachlich sinnvollen Rahmen vorgibt. Diese ermöglicht eine Einführung der Software ohne großen Administrationsaufwand. Das spart Zeit und Kosten.
Bleiben Sie Ihrer Methode treu
Die Software sollte Ihnen keine bestimmte Methodik aufzwingen, sondern offen für das individuelle Vorgehen des Hauses sein. Dabei sollte man pragmatisch bleiben und sich nicht zu sehr in der Professionalität verschiedener Projektmanagement-Praktiken verstricken.
Bilden Sie Ihren gesamten Projektmanagement-Prozess ab
Um möglichst flexibel zu sein und Medienbrüche zu vermeiden, sollte die Software den gesamten hausinternen Projektmanagement-Prozess abbilden: Von der Projektentstehung, über die Abwicklung des Einzelprojektes bis hin zur Multiprojektsicht. Die Transparenz über alle Projekte hinweg ist ein Schlüsselfaktor, um Zeit, Kosten und Ressourcen innerhalb des Unternehmens effizient zu steuern.
Einfache Möglichkeiten zur Anpassung
Die Software sollte an Ihren hauseigenen PM-Standard leicht anpassbar sein. Anpassungen sollten in einfacher Form, d. h. ohne spezielle IT-Kenntnisse, vom Projektmanagement-Experten selbst vorgenommen werden können. Das entlastet zum einen die meist stark überlasteten Ressourcen in der hauseigenen IT, zum anderen verbleibt die Hoheit der fachlichen Administration bei dem, der die fachliche Expertise hat.
Regulatorische Rahmenbedingungen
BAIT, MaRisk, Datenschutz, IT-Sicherheit usw. Die Software und der Hersteller müssen den regulatorischen Anforderungen genügen. Zudem sollte Ihnen der Hersteller einen flexiblen Betrieb der Software zusichern. Ob Sie die Software in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum betreiben: Die Betriebsart sollte jederzeit veränderbar sein, weil sich sowohl technische als auch regulatorische Gegebenheiten ändern können.
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