Wir organisieren Vorsprung.
Bereit für die Arbeitswelt von morgen.
Projektauftrag
Das wichtigste Dokument für den Projektbeginn
Als Einstieg in die Projektplanung wird am Ende der Projektinitiative der Projektauftrag geschrieben. Dabei reicht die Bandbreite der in der Praxis anzutreffenden Formate von Projektaufträgen vom einfachen mündlichen Zuruf („Frau Meyer, Sie übernehmen das Projekt xy!“) bis zu mehreren hundert Seiten langen Vertragswerken bei Großprojekten.
Was ist ein Projektauftrag?
Der Projektauftrag ist in der Regel ein umfangreiches Dokument, in dem die Inhalte eines Projektes detailliert erläutert werden. Er beschreibt die Bedingungen, zu denen die Projektverantwortung an die Projektleitung, interne bzw. externe Auftraggeber und gegebenenfalls einen Lenkungsausschuss übergeben wird. Damit wird gewährleistet, dass Projektleitung und Team ziel- und aufgabenorientiert arbeiten.
Mit dem Projektauftrag erhält die Projektleitung die Freigabe, ein Projekt zu beginnen. Der Projektauftrag steht am Anfang jeder Planungsphase. Die Qualität des Projektauftrags hängt von den gewissenhaften Prüfungen während der Multiprojektinitiative und dem professionellen Auftragsabstimmungsprozess zwischen Projektleitung und Auftraggeber ab.
Der Projektauftrag – Das muss drin stehen!
Im Projektauftrag werden die Ergebnisse festgeschrieben, die von einem Projekt erwartet werden und damit auch die der Projektleitung zugeschriebenen Befugnisse über Personal und Budgets, um die Ergebnisse zu liefern. Dazu gehören u. a. die Auftragsgrundlagen, Gestaltungsinhalte, Gestaltungsaufgaben, Restriktionen, Rahmenbedingungen, Ziele, Kosten, Termine (Meilensteine), die Projektaufbauorganisation sowie die Informationsrechte und -pflichten.
- Ausgangslage
Beschreibung der Grundlage des Auftrags (Handlungsdruck, vorliegende Ergebnisse früherer Phasen) - Umfang und Inhalt
Aufzählung der zu ändernden oder neu zu schaffenden Produkt-/Systembestandteile; Bennenung der betroffenen Organisationseinheiten / Prozesse; Abgrenzung und Schnittstellen auch zu anderen Projekten (Gestaltungsbereich) - Ziele / Ergebnisse / Lieferobjekte
Aufzählung, was in diesem Projekt / in dieser Phase mit den Lieferobjekten erreicht werden soll (erwarteter quantitativer und qualitativer Nutzen; Erfolgskriterien, Anforderungen zur Abnahme) - Projektaufgaben
Beschreibung der durchzuführenden Aufgaben / Phasen - Aufwand / Kosten / Budget
Bedarf an finanziellen und personellen Ressourcen für das Projekt / die Phase und Festlegung, welche Mittel von wem / wann bereitgestellt werden - Termine / Meilensteine
Nennung der Projekt- / Phasenstart- und Phasenendtermine (Ausführungen über terminliche Erfordernisse, Fristen / Abhängigkeiten) - Einflussgrößen
Aufzählung der zwingend einzuhaltenden Restriktionen und zu beachtenden Rahmenbedingungen, insbesondere möglicher Risiken - Projektaufbauorganisation
Benannter Projektleiter mit Verantwortlichkeiten und Befugnissen, Mitglieder des Lenkungsausschusses und des Projektteams - Information
Festlegung vereinbarter Empfänger von Projektinformationen mit Anlässen, Terminen und Formen der Kommunikation sowie übergreifender Anforderungen an die Dokumentation
Warum ist der Projektauftrag wichtig?
Für die Projektleitung ist ein präziser und vollständiger Projektauftrag die Basis für eine gute Projektarbeit. Für Auftraggeber und Lenkungsausschuss bietet ein abgestimmter Auftrag die Gewähr, dass Projektleitung und Team ziel- und aufgabenorientiert arbeiten.
In der Praxis hat es sich bewährt, dass der Projektauftrag als „lebendes“ Dokument behandelt wird. Nur ein Projektauftrag mit dem aktiv gearbeitet wird, mit dem das Projektteam in den Austausch geht und über den „man spricht“ ist ein Projektauftrag, der zur Zielerreichung beitragen kann.
Das sind die Vorteile eines Projektauftrags:
Ergebnisse in den Gesamtkontext einordnen
Bei der Präsentation von Projektergebnissen
Ausgangspunkt klarstellen
Bei zusätzlichen Forderungen von Fachbereichen oder Auftraggeber
Auswirkungen beurteilen
Bei möglichen Änderungen im Laufe des Projektes
Inhalte verdeutlichen
Bei Gesprächen mit anderen Projektleitungen
Wie wird ein Projektauftrag erstellt?
Regeln für den Projektauftrag
✔ Ein vollständiger und aktueller Projektauftrag ist Holpflicht der Projektleitung.
✔ Der Projektauftrag lebt! Änderungen sind möglich, wenn der grundlegende Charakter des Projektauftrags nicht verloren geht.
✔ Änderungen müssen vom Auftraggeber oder Lenkungsausschuss genehmigt, mit Änderungsdatum und Unterschrift versehen und dokumentiert werden.
✔ Bei der Änderung einer Position im Projektauftrag müssen die Auswirkungen auf alle anderen Inhalte geprüft werden.
Herausforderungen bei der Entwicklung von Projektaufträgen
Schwierigkeiten bei der Formulierung des Projektauftrags
In der Praxis fällt es der Projektleitung oft schwer, den Projektauftrag sauber zu formulieren. Häufig wird zu wenig Zeit dafür eingeplant oder die Dimension der einzelnen Punkte ist unklar. Es fehlt die Möglichkeit, sich mit dem Auftraggeber ausreichend abzustimmen, so dass sich die Projektleitung vor Fehleinschätzungen fürchtet oder wesentliche Festlegungen vergisst.
Empfehlungen für eine effektive Auftragsklärung
Die Projektleitung sollte bis zu 3 % des Gesamtaufwandes für die Auftragsklärung und -formulierung einplanen und vor allem auf die Plausibilität zwischen den Auftragspositionen achten. So ergeben sich immer wieder Fragen, deren konsequente Klärung die Startbedingungen des Projekts erheblich verbessern. Es muss nicht immer alles in den Auftrag gepackt werden. Verweise auf Dokumente, Protokolle und Ergebnisse, die zur Entscheidungsfindung dienten, sollten immer beachtet werden.
Unterstützung durch etablierte Projektmanagement-Systeme
In Unternehmen mit einem etablierten Projektmanagement-System werden Auftragsformblätter im Intranet bereitgestellt und zu jedem Punkt Ausfüllhilfen angeboten. Das Projektmanagement-Office unterstützt bei der Formulierung. Es weist auf wichtige Pflichtbestandteile wie Kostenstellen von Auftraggeber und Auftragnehmer hin, vergibt die Projektnummern, fordert Berichtspflichten ein und erläutert die Systeme zur Aufwandserfassung.
Die Bedeutung von Verhandlungen und Projektmanagement-Kompetenzen
Die korrekten Inhalte sind häufig erst in einem langwierigen und bisweilen schwierigen Verhandlungsprozess zwischen Auftraggeber und designierter Projektleitung zu erarbeiten. Diese braucht dazu nicht nur profunde Projektmanagement-Kenntnisse. Mut zum Hinterfragen und Standfestigkeit sind mindestens genauso wichtig.
Projektauftrag Vorlage
Beispiel und Formular zum Download
In unserem PDF erhalten Sie ein Beispiel eines Projektauftrages mit den vollständigen Inhalten und eine Vorlage, die Sie für Ihre Projekte verwenden können.
Projektmanagement Grundlagen – Seminar
Möchten Sie Ihre Projekte souverän starten und effizient planen? Entdecken Sie die Schlüssel zum Projekterfolg! In unserem Seminar vermitteln wir Ihnen nicht nur die Grundlagen des Projektmanagements, sondern auch praxistaugliche Methoden – ob klassisch, agil oder hybrid.
Erfahren Sie, wie Sie:
- Projektaufträge abstimmen und klare Ziele setzen.
- Mit Stakeholdern effizient kommunizieren.
- Risiken frühzeitig erkennen und Maßnahmen ableiten.
Arbeiten Sie an echten Praxisbeispielen, erkennen Sie entscheidende Erfolgsfaktoren und nehmen Sie wertvolle Tipps und Tools mit. Geeignet für Einsteiger, Fortgeschrittene und alle, die in Projekten tätig sind oder von ihnen betroffen sind. Machen Sie Ihre Projekte einfacher – wir unterstützen Sie dabei!
✉ ibo Newsletter
Wir informieren über aktuelle Themen, praxisnahes Know-how, Webinare und Veranstaltungen.
- Projektantrag
- Portfolio der Initiativen
Software zur einfachen Erstellung von Projektaufträgen
Vorteile von ibo netProject
- Entwicklung der Projektidee bis hin zum fertigen Auftrag
- Detaillierungsgrad wächst dabei Stück für Stück
- Durch das integrierte Rechte- und Rollenkonzept kann gesteuert werden, wer einen Projektauftrag anlegen darf
- Mehrstufiger digitaler Genehmigungsworkflow
- Revisionssichere Historisierung
- Jederzeit transparent, wer wann genehmigt hat
- Jederzeit nachvollziehbar, wer den Auftrag wann abgegeben hat
- Zurückstellung von Aufträgen
- Auftrag kann in ein Projekt überführt werden
- Im Auftrag geplante Meilensteine, Risiken oder auch Kosten werden automatisch in das Projekt übertragen
- Auftrag kann auch „nur“ als Aufgabe in ein bereits bestehendes Projekt überführt werden
Ähnliche Inhalte
Agiles Projektmanagement - Effektive Methoden
Für erfolgreiche Projekte
Erfahren Sie, wie Agiles Projektmanagement Ihre Projekte erfolgreich und flexibel gestaltet. Nutzen Sie die Vorteile der agilen Methoden für Ihre Projekte.
Multiprojektmanagement
Erfahren Sie, wie Sie den Überblick im Multiprojektmanagement behalten und Projektportfolios steuern. Lernen Sie Aufgaben und Rollen sowie Methoden und Werkzeuge kennen.
Welche Aufgaben hat ein Projektmanager
Aufgaben für Projektmanager sind die Planung, Organisation und Verwaltung von Projekten. Erfahren Sie mehr, über ihre Tätigkeiten, Voraussetzungen, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren!
Wie finde ich die passende PM Software?
Sie sind auf der Suche nach der passenden PM Software für Ihr Unternehmen? Erhalten Sie nützliche Tipps zur Analyse, Auswahl und Einführung inkl. Checkliste zum Download!
