Zum Hauptinhalt springen

 

 

 

 

 

 

 

Wir organisieren Vorsprung.

Bereit für die Arbeitswelt von morgen.

 

 

Multiprojektmanagement – Mit Erfolg!

In Organisationen werden viele Projekte gleichzeitig bearbeitet. Dabei stehen die Faktoren Anforderungen, Zeit und Ressourcen sowohl innerhalb der einzelnen Projekte als auch zwischen verschiedenen Projekten in Konkurrenz. Projekte werden von unterschiedlichen Organisationseinheiten initiiert und begleitet, hängen voneinander ab, befinden sich in unterschiedlichen Entwicklungsstadien.

Was versteht man unter Multiprojektmanagement?

Multiprojektmanagement bezeichnet die Planung, übergreifende Steuerung und Überwachung von mehreren Projekten, Programmen oder Portfolios in einer Organisation.

Unter Programm versteht man eine Menge von Projekten, die miteinander verknüpft sind, ein gemeinsames übergeordnetes Ziel verfolgen und spätestens mit der Erreichung der Zielsetzung enden.

Unter Portfolio versteht man die Zusammenfassung von Projekten und Programmen in einem abgegrenzten Verantwortungsbereich zum Zwecke einer permanenten übergeordneten Planung und Steuerung.

Programmmanagement und Projektportfolio sind somit ein integraler Bestandteil.

Handlungsfelder im Multiprojektmanagement

Operative und strategische Ebene

Die Planung und Steuerung der Gesamtheit aller Einzelprojekte, Programme und Portfolios muss auf der operativen und auf der strategischen Ebene koordiniert werden um einen aussagekräftigen Überblick zu gewehrleisten.

Auf operativer Ebene ist die Abstimmung der einzelnen Projekte, Programme und Portfolios untereinander wichtig, um

  • Verzahnungen offenzulegen
  • Doppelarbeiten zu vermeiden
  • Verbundsvorteile frühzeitig festzustellen und zu nutzen
  • inhaltliche Abhängigkeiten zu erkennen und in die Planung einzubeziehen
  • mit Engpässen bei Einsatzmitteln umgehen zu können

Auf strategischer Ebene muss sichergestellt werden, dass

  • die "richtigen" Projekte, Programme und Portfolios initiiert werden
  • der Umfang der erforderlichen Einsatz- und Finanzmittel festgelegt wird

Erfolgsfaktoren und Herausforderungen

Erfolgsfaktoren

  • Die „richtigen strategischen“ Projekte durchführen
  • Transparente, eindeutige und zentrale Priorisierung
  • „Mächtiges“ und akzeptiertes Projektmanagement-Office (PMO)
  • Abgestimmte realistische Projektlaufzeiten, strategische Ressourcenplanung und Übersicht des Projektportfolios
  • Qualifizierte Mitarbeiter:innen und Führungskräfte
  • Nützliche Standards, klare Abläufe und Entscheidungswege

Herausforderungen

  • Fehlende Orientierung an Unternehmensstrategie
  • Prioritäten ändern sich ständig
  • Unrealistische Planung und Vorgaben
  • Fehlende Kommunikation und Transparenz zu Projekten und Vorhaben in den Unternehmensbereichen
  • Begrenzte personelle, zeitliche und finanzielle Ressourcen
  • Inhaltliche Abhängigkeit der Projekte
  • Fehlende Standards und unterschiedliches Vorgehen in Projekten

Rollen und Aufgaben im Multiprojektmanagement

icon-shuffel-group

Bewilligungsgremium

Das Bewilligungsgremium fungiert als dauerhaft eingerichtetes oberstes Entscheidungsgremium für das Multiprojektmanagement. Es stellt die Verbindung zur Geschäftspolitik und Strategie sicher und ist daher oft mit der Unternehmensleitung identisch.

icon-gender

Multiprojektmanager:in

Multiprojektmanager:innen unterstützen die Unternehmens- oder Bereichsleitung bei der strategischen Ausrichtung von Projekten und Programmen. Sie stellen die Gesamtsicht auf alle Projekte und Programme einer Organisation her, um einen optimalen Projekt-Mix sicherzustellen, Risiken zu vermindern und Transparenz hinsichtlich der Wechselwirkung zwischen den Projekten herzustellen.

icon-paper

Projektmanagement-Office

Das Projektmanagement-Office als dauerhafte Einrichtung gibt den Projekten den methodischen Rahmen und Standards für das Projektmanagement vor und unterstützt (Multi-)Projektleiter:innen und Projektmitarbeiter:innen in der Anwendun. Diese Aufgaben werden oftmals auch der Organisationsabteilung übertragen.

Methoden und Werkzeuge im Multiprojektmanagement

Priorisierung und Projektportfolio

Eine große Menge an Ideen haben sich auf den Weg durch den Initiativprozess gemacht. Viele sind an den Prüfungen, mit denen genau die richtigen und entscheidenden Projekte für Ihr Unternehmen identifizieren werden sollen, gescheitert. Doch die Wichtigsten stehen nun vor dem nächsten Schritt: der Priorisierung.

Probleme entstehen immer dann, wenn Unternehmen viele Projekte parallel bearbeiten und alle gleich behandeln. Die Kapazitäten verzetteln sich und der Wettbewerb um die größten Know-how-Träger blockiert die Projektarbeit.

Die grundsätzliche Aufgabe der Priorisierung besteht in der Bewertung der Projekte nach adäquaten Kriterien und die Bildung einer „Rangfolge“. Dadurch wird sicher gestellt, dass die begrenzten Einsatzmittel auf die wichtigsten Projekte konzentriert werden. Zunächst sind die Kennzahlen zu definieren, anhand derer die Projekte bewertet und das Portfolio aufgebaut werden soll.

Ressourcenmanagement – Das A und O

Für die Bearbeitung von Projekten werden ausreichende und für die Aufgabenstellung gut geeignete Ressourcen benötigt. Das Ressourcenmanagement ist eines der wichtigsten Aspekte des Multiprojektmanagements, denn die Projekte stehen im ständigen Wettstreit um die Verteilung der knappen Einsatzmittel.

Sollen mehrere Projekte parallel bearbeitet und zu einem erfolgreichen Abschluss geführt werden, darf die Ressourcenplanung nicht nur auf Einzelprojektebene erfolgen. Die Einsatzmittel sind über alle Projekte hinweg zu koordinieren: Wann steht welcher Mitarbeitende, mit welcher Qualifikation, zu wieviel Prozent für den Einsatz in Projekten zur Verfügung ?

Die Beantwortung dieser Frage ist sowohl auf der operativen, als auch auf der strategischen Ebene zu betrachten. Ressourcen müssen einzelnen Projekten ausreichend zur Verfügung zu stehen, aber auch langfristig im Bezug auf Qualifikationen und Kapazitäten geplant werden.


Überblick und Effizienz mit der passenden Software

Sie sind Multiprojektmanager und wünschen sich auf die Schnelle einen Gesamtüberblick über alle Projekte in Ihrem Haus? In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Projekte mit der Projektmanagement-Software ibo netProject immer im Überblick behalten. Die effiziente Software unterstützt Sie ganzheitlich in allen Rollen, Bereichen und Arbeitsprozessen Ihres Projektmanagements und hilft Ihnen dabei, Ihre tägliche Arbeit effizienter zu gestalten.  

Mehr zum Projektmanagement mit ibo netProject

Weiterbilden für erfolgreiches Multiprojektmanagement

Expertin von ibo berät Unternehmen zu Organisationsthemen für die Zukunft

Seminar Multiprojektmanagement

Das Seminar befähigt dazu, Projektportfolios strategisch und operativ zu steuern und in die Unternehmensstrategie einzubetten.

IPMA® Level D-Zertifizierung

In einem Live-Online-Format frischen Sie in kurzer Zeit die Grundlagen des Projekt- und Multiprojektmanagement auf und bereiten sich auf die Prüfung zum Zertifikat IPMA® Level D vor.

Mitarbeiter von ibo am arbeiten im Büro mit dem Smartphone

Coaching im Multiprojektmanagement

Wir begleiten Sie als Sparringspartner, wenn Sie eine berufliche Herausforderung im Multiprojektmanagement meistern möchten.

✉ ibo Newsletter

Wir informieren über aktuelle Themen, praxisnahes Know-how, Webinare und Veranstaltungen.

Jetzt beim Newsletter anmelden

Bei Fragen rund um unsere Software


Bei Fragen zu unserem Weiterbildungsangebot


Sie erreichen uns während unserer Geschäftszeiten:
Montag bis Donnerstag: 8:30 bis 17:00 Uhr
Freitag: 8:30 bis 15:00 Uhr

Kontakt Oder schreiben Sie uns eine Nachricht.
Wir melden uns umgehend bei Ihnen.
Kontakt
Newsletter
Newsletter