Wir organisieren Vorsprung.
Bereit für die Arbeitswelt von morgen.
Projektstatusbericht: Basis für fundierte Entscheidungen
Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projektverlauf
Im Projekt gehört die Erstellung von Berichten zu den wichtigsten Aufgaben der Projektleitung. Die häufigste Berichtsform sind regelmäßige Statusberichte für Team, Auftraggeber und Lenkungsausschuss.
Was ist ein Projektstatusbericht?
Ein Projektstatusbericht sorgt dafür, dass alle im Team und unsere Stakeholder immer wissen, wo das Projekt gerade steht. Er gibt einen klaren Überblick über den Fortschritt, die erreichten Meilensteine und die aktuellen Herausforderungen. Er ist die Basis des Controllings, denn über klare und regelmäßigen Updates können wir alle Entwicklungen nachvollziehen und haben immer aktuelle Daten zur Hand, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Projektstatusbericht: Das sind die Inhalte
Die Inhalte eines Statusberichts werden maßgeblich durch die Projektziele und die Interessenschwerpunkte der Adressaten bestimmt. Dennoch sollten die Berichte harte und weiche Daten enthalten, Probleme und Risiken klar kennzeichnen, mit Trendanalysen Entwicklungen aufzeigen und rechtzeitig zu notwendigen Entscheidungen und Aktionen auffordern. Es können alle Darstellungstechniken der Diagnose und Steuerung verwendet werden.
Projektübersicht
Projektname und -nummer, Berichtsdatum, Berichtszeitraum, Projektleiter:in und Projektmitarbeitende
Zusammenfassung
Kurzbeschreibung des aktuellen Projektstatus z. B. "im Plan", "leicht verzögert", “kritisch”, Hauptziele und Meilensteine seit dem letzten Bericht
Fortschritt und Meilensteine
Erreichte Meilensteine seit dem letzten Bericht, aktueller Fortschritt im Vergleich zum Gesamtprojektplan, nächste anstehende Meilensteine und deren geplante Termine
Zeitplan
Geplanter vs. tatsächlicher Zeitaufwand für abgeschlossene Aufgaben, aktueller Projektzeitplan inklusive Anpassungen, Prognose für den weiteren Verlauf des Projekts (Zeitplananpassungen)
Budget
Geplante vs. tatsächliche Kosten bis zum Berichtszeitpunkt, Budgetabweichungen und deren Ursachen, Kostenschätzungen für den weiteren Projektverlauf
Risiken und Probleme
Aktuelle Risiken und deren Bewertung (Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung), ergriffene Maßnahmen zur Risikominderung, aufgetretene Probleme seit dem letzten Bericht und deren Status, Lösungsvorschläge und Verantwortliche für die Problembehebung
Qualitätssicherung
Ergebnisse von Qualitätsprüfungen und Tests, Qualitätsabweichungen und deren Korrekturmaßnahmen, geplante Qualitätssicherungsmaßnahmen für die nächste Berichtsperiode
Ressourcen
Einsatz und Verfügbarkeit von Ressourcen (Mitarbeitende, Material, etc.), Ressourcenbedarf für die kommende Periode, Engpässe und deren Lösungen
Änderungen
Anträge auf Änderungen im Projektumfang, Zeitplan oder Budget, genehmigte Änderungen und deren Auswirkungen auf das Projekt
To-Do-Liste und nächste Schritte
Offene Aufgaben und deren Verantwortliche, geplante Aktivitäten für die nächste Berichtsperiode, Abhängigkeiten und deren Management
Stakeholder-Kommunikation
Zusammenfassung von Meetings und wichtigen Diskussionen, Feedback und Anfragen von Stakeholdern, Kommunikationsplan für die nächste Periode
Tipps für die Erstellung von Projektstatusberichten
- Sorgen Sie für eine regelmäßige und pünktliche Versorgung mit adressatengerechten Informationen. Zur effizienten Erstellung und besseren Vergleichbarkeit von Berichten hat sich der Einsatz von Formularen und unternehmensweiten Standards bewährt.
- Verwenden Sie Farben, Grafiken und Symbole, um das Interesse der Leser zu wecken.
- Innerhalb eines mehrseitigen Berichts erleichtert eine Standardgliederung mit erkennbarer Projektstruktur die Navigation.
- Stellen Sie sicher, dass die Informationen vollständig (Aussagen zu allen Erfolgsfaktoren des Projekts) und wahr sind.
- Formulieren Sie Aussagen knapp und verständlich.
- Achten Sie darauf, dass eine eindeutige Identifizierung von Projekt, Verfasser und Verteiler möglich ist.
- Status-Historie
- Persönliche Homepage
- Multiprojektmanagement
Projektstatusberichte einfach erstellen
Standardisiert mit der Projektmanagementsoftware ibo netProject
- Festlegung von Serienterminen für die Erstellung von Statusberichten zu Beginn des Projektes
- Automatische Erinnerungsmails für die Projektleitung
- Anzeige der Abgabetermine auf dem persönlichen Dashboard
- Synchronisation mit Outlook und persönlichem Kalender
- Für Multiprojektmanager und PMO: Status-Monitor jederzeit im Blick
- Freigabe-Workflow für eine stufenweise Genehmigung des Statusberichts
Download Beispiel Projektstatusbericht
Laden Sie sich den Projektstatusbericht aus ibo netProject als Beispiel herunter.
✉ ibo Newsletter
Wir informieren über aktuelle Themen, praxisnahes Know-how, Webinare und Veranstaltungen.
Ähnliche Inhalte
Agiles Projektmanagement - Effektive Methoden
Für erfolgreiche Projekte
Erfahren Sie, wie Agiles Projektmanagement Ihre Projekte erfolgreich und flexibel gestaltet. Nutzen Sie die Vorteile der agilen Methoden für Ihre Projekte.
Multiprojektmanagement
Erfahren Sie, wie Sie mehrere Projekte gleichzeitig erfolgreich managen. Tipps zu Priorisierung, Ressourcenplanung und Methoden im Multiprojektmanagement.
Welche Aufgaben hat ein Projektmanager
Aufgaben für Projektmanager sind die Planung, Organisation und Verwaltung von Projekten. Erfahren Sie mehr, über ihre Tätigkeiten, Voraussetzungen, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren!
Wie finde ich die passende PM Software?
Sie sind auf der Suche nach der passenden PM Software für Ihr Unternehmen? Erhalten Sie nützliche Tipps zur Analyse, Auswahl und Einführung inkl. Checkliste zum Download!
