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Projektidee - Innovationen fördern

Vom ersten Gedanken bis zum Projektantrag

Am Anfang eines jeden Projekts steht eine Projektidee. Sie beschreibt einen Lösungsansatz für ein Problem oder eine Chance zur Verbesserung und bildet die Grundlage für alle weiteren Projektschritte. Erste Gedanken werden zunächst skizzenhaft in einem Projektantrag festgehalten: Was ist der Auslöser für die Idee? Welche Verbesserungen oder zukunftsfähigen Ziele könnten erreicht werden? Unternehmen sollten möglichst niedrigschwellige Möglichkeiten anbieten, um Projektideen einzubringen, da hier ein großes Potential für Innovation liegt.

Was ist eine Projektidee?

Eine Projektidee ist eine Art Vision, die ein bestimmtes Ziel verfolgt. Die Projektidee beschreibt, was man erreichen möchte, warum es wichtig ist und enthält oft auch erste Umsetzungsvorschläge. Wenn man seiner Idee gute Chancen für die Umsetzung verschaffen will, hilft es, mögliche Stakeholder zu nennen, Ressourcen und Kosten grob einzuschätzen, sich über Einflussgrößen und Abhängigkeiten sowie Termine Gedanken zu machen.

Eine Projektidee braucht keine feste Form. Aufbau und Tiefe kann in jedem Unternehmen individuell festgelegt werden, so wie es passt.

Soll aus der Idee ein Projekt werden, ist eine systematische Konkretisierung und Strukturierung der Projektidee notwendig, die in einen Projektantrag festgehalten wird. Der Projektantrag ist die Grundlage für Entscheidungen und die weitere Planung. Die Projektidee steht am Anfang eines Prozesses, der bis zur Projektbeauftragung führen kann.

Einflüsse für die Entstehung einer neuen Projektidee

Wie entstehen Projektideen?

Projektideen entstehen auf zwei Wegen: spontan im Arbeitsalltag und gezielt durch strukturierte Förderung. Beide Ströme münden in eine konkrete Projektidee. Sinnvoll ist es in einem Unternehmen beide Wege zu verbinden, Einreichungen niedrigschwellig zu halten und Entscheidungen transparent zu treffen.

Spontane Entstehung

Problem oder Sackgasse, Blockaden sichtbar machen und lösen
Fehler aus Abweichungen lernen und besser werden
Neue Technologie, Chancen erkennen und nutzen
Neue interne Entwicklung, interne Impulse in Projekte überführen
Kundenfeedback, Bedürfnisse aufnehmen und umsetzen

Aktive Förderung

Systemmanagement, Ziele, Audits, Reviews leiten Ideen ab
Geschäftsprozesse, KVP, Retros, Jour fixes bringen Vorschläge hervor
Ideenmanagement, Kampagnen, Portale, Wettbewerbe sammeln Eingaben

Eine grobe Skizze der Projektidee formulieren

Die 6 Phasen einer Projektinitiative - Phase 1: die Projektidee

Die Projektidee kann in einem ersten Schritt als eine Art Skizze beschrieben werden. Es ist zunächst also nicht nötig, dass alle Punkte ausgearbeitet sind (z. B. Kosten, Aufwand). Wichtig ist, das Ziel und den Mehrwert bzw. Nutzen ausführlich zu beschreiben, damit man eine gute Entscheidungsgrundlage hat. Je einfacher die Vorgaben zur Erstellung einer Projektidee, desto niedriger ist die Hürde für mehr Innovation im Unternehmen.

Ausgangssituation und Problembeschreibung
Beschreiben Sie klar, welches Problem oder welche Chance durch das Projekt adressiert werden soll. Je konkreter die Problemstellung, desto zielgerichteter kann die Lösung entwickelt werden.
Bsp.: Hohes Arbeitsaufkommen und Überlastung im Kundenservice, Mitarbeiterverlust und hohe Unzufriedenheit, unzufriedene Kunden, lange Wartezeiten für Kunden, Fachbereich 2 ist nicht ausgelastet
Projektziele und erwartetet Ergebnisse
Formulieren Sie die Ziele nach dem SMART-Prinzip (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert). Definieren Sie konkrete Ergebnisse und Deliverables, die durch das Projekt entstehen sollen.
Lösungsansatz und methodisches Vorgehen
Skizzieren Sie, wie das Problem gelöst werden soll und welche methodischen Ansätze dabei zum Einsatz kommen. Dies umfasst sowohl technische als auch organisatorische Aspekte.
Nutzen und Mehrwert für das Unternehmen
Stellen Sie dar, welchen konkreten Nutzen das Projekt für das Unternehmen, die Kunden oder andere Stakeholder stiften wird.
Stakeholder
Geben Sie an, wer von der Umsetzung profitiert, wer involviert sein sollte und wer mit den Ergbenissen umgehen muss. Stakeholder können innerhalb und außerhalb des Unternehmens leigen wie z. B. Kunden, Kundenservice, IT, Bereichsleitung, Fachbereiche, Amtsleitung, politische Leitung etc.
Bekannte Rahmenbedingungen/ Vorgaben/ Informationen
Welche Bedingungen könnten Einfluß auf die Umsetzung des Projekts haben? Wie hoch schäzen Sie den Bedarf an Zeit, Investitionen und Mitarbeiter:innen ein, an notwendigen Qualifikationen. Welche Risiken könnten der Umsetzung der Projektidee entgegenwirken?

Projektideen im Unternehmen sammeln, Screenshot vom ibo netProject Ideenportal in Microsoft Teams

Projektideen einfach über Microsoft Teams einreichen – mit ibo netProject

Ein integriertes Portal über die Apps in Microsoft Teams senkt für die Mitarbeitenden deutlich die Hürden zur Einreichung von Innovationen und Ideen. Mitarbeiter und Projektbeteiligte geben ihre Projektideen direkt dort ab, wo sie täglich arbeiten. Ein schlankes Formular fragt nur die wichtigsten Infos wie Titel, Problem, Nutzen und grober Aufwand ab, um Zeit zu sparen und Verantwortliche schneller handlungsfähig zu machen.

Mitarbeitende sehen den Status, erhalten Feedback und erfahren Wertschätzung. Das Unternehmen sammelt Ideen an einem Ort, vermeidet Doppelarbeit und priorisiert gezielt. Das Portal lässt sich auch im Intranet oder im Organisationshandbuch als feste Anlaufstelle platzieren. Ein solches Vorgehen gelingt zum Beispiel nahtlos über den WebService der Projektmanagement-Software ibo netProject.

Typische Hürden bei der Entwicklung von Projektideen

Leider gibt es auch Schwierigkeiten bei der Entwicklung von Projektideen, die dazu führen können, dass die Innovationskraft im Unternehmen geschwächt oder sogar ganz ausgebremst wird. Das hat zur Folge, dass ein Unternehmen auf lange Sicht den Anschluss an den Markt verliert. Bei der Entwicklung und Umsetzung von Projektideen treten typischerweise verschiedene Herausforderungen auf. Die frühzeitige Identifikation und proaktive Bewältigung dieser Hürden erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit erheblich

Wenn die Projektidee nicht ausreichend beschrieben wurde, kann es zu einem Missverständnissen kommen. Die Vorteile und der Nutzen der Idee erhält dadurch möglicherweise nicht genug Beachtung.

Eine der größten Herausforderungen bei der Entwicklung innovativer Projektideen ist die Überwindung etablierter Denkmuster und Routinen.

In den meisten Organisationen konkurrieren verschiedene Projektideen um begrenzte Ressourcen.

Verschiedene Stakeholder haben oft unterschiedliche oder sogar widersprüchliche Erwartungen an ein Projekt.

Die realistische Einschätzung des Aufwands für die Umsetzung einer Projektidee ist eine häufige Herausforderung.

Innovative Projektideen stoßen oft auf Widerstände in der Organisation. Häufige Widerstände sind Angst
vor Veränderungen und deren Auswirkungen, Bedenken hinsichtlich neuer Technologien oder Methoden, Sorge um Machtverlust oder veränderte Zuständigkeiten und die Skepsis gegenüber dem Nutzen und der Machbarkeit.

Von der Projektidee zum strukturierten Projektantrag

Die 6 Phasen der Projektinitiative. Phase 2 - Projektantrag

Der Weg von der Idee zum Projekt erfordert eine systematische Konkretisierung und Strukturierung. Eine vage Idee muss in einen klar definierten Projektantrag überführt werden, der als Grundlage für Entscheidungen und die weitere Planung dienen kann. Für diese Konkretisierung lohnt es sich, die verschiedenen Stakeholder einzubinden.

1. Recherche- und Analysephase
Sammeln Sie alle relevanten Informationen, die zur Konkretisierung Ihrer Projektidee benötigt werden. Das können z. B. Markt- und Wettbewerbsanalysen, Best Practices und Erfahrungen aus ähnlichen Projekten, interne Daten und Kennzahlen, Expertenmeinungen und Fachpublikationen

2. Stakeholder-Identifikation und -Analyse
Identifizieren Sie alle Personen und Gruppen, die von dem Projekt betroffen sind oder Einfluss darauf haben könnten wie z. B. Entscheidungsträger und Sponsoren, Projektteam und ausführende Mitarbeiter, interne und externe Kunden, Lieferanten und Partner, betroffene Abteilungen und Funktionen

3. Machbarkeitsprüfung (technisch, wirtschaftlich, organisatorisch)
Aufzählung, was in diesem Projekt / in dieser Phase mit den Lieferobjekten erreicht werden soll (erwarteter quantitativer und qualitativer Nutzen; Erfolgskriterien, Anforderungen zur Abnahme). Prüfen Sie systematisch, ob und unter welchen Bedingungen die Projektidee realisierbar ist:

Technische Machbarkeit:

Sind die erforderlichen Technologien verfügbar?
Welche technischen Risiken bestehen?
Welche Abhängigkeiten zu anderen Systemen gibt es?

Wirtschaftliche Machbarkeit:

Wie hoch sind die erwarteten Kosten?
Welcher Nutzen oder ROI wird erwartet?
Wie ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis im Vergleich zu Alternativen?

Organisatorische Machbarkeit:

Stehen die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung?
Passt das Projekt in die Organisationsstruktur?
Gibt es ausreichende Unterstützung durch das Management?

4. Risikobewertung und Maßnahmenplanung
Identifizieren Sie potenzielle Risiken und entwickeln Sie Strategien zu deren Bewältigung.

5. Erstellung eines Projektantrags
Fassen Sie alle Erkenntnisse in einem strukturierten Projektantrag zusammen.

6. Einreichung des Antrags
Je nachdem, wie Ihr Unternehmen organisiert ist, reichen Sie den Antrag dort ein, wo Projekte bewertet, entschieden und priorisiert werden.

Was kommt nach dem Projektantrag?

Um nach einer Projektidee die Innovationskraft nicht auszubremsen und um Schwierigkeiten vorzubeugen, sollte es nach der Entwicklung einer Projektidee einen geregelten Ablauf geben. Dabei darf man sich nicht zu sehr in Details verlieren.

Prüfung:
Erst jetzt werden weitere Überlegungen zu Strategie, Projekterfolgskriterien und Wirtschaftlichkeit angestellt um das Potential einzuordnen. Dabei sollten genaue Prüfungskriterien vordefiniert werden und bestenfalls auch ein Prüfungsgremium gegründet werden.

Priorisierung:
Anhand von Kennzahlen, Auslastung und Abhängigkeiten wird nun die Rangfolge im Projektportfolio festgelegt.

Entscheidung:
Durch ein Bewilligungsgremium oder eine verantwortliche Person wird nun über den Projektantrag entschieden.

Projektauftrag:
Damit beginnt die Vorprojektphase mit den vorher festgelegten Partizipanten. Um ein Projekt erfolgreich mit den erforderlichen Daten zu starten empfiehlt sich einen Projektauftrag zu schreiben. Projektauftrag richtig schreiben mit Checkliste und Vorlage

ibo netProject Portfolio der Initiativen Screenshot

ibo netProject Projektauftrag Screenshot

Software, die Projektideen voranbringt

Von der Idee bis zur Entscheidung: erfassen, bewerten, priorisieren.

Eine zentrale Software bündelt Projektideen, macht Kriterien klar und beschleunigt Entscheidungen. ibo netProject bietet dafür u. a. einen Initiativen-Webservice, über den Kolleg:innen aus dem gesamten Unternehmen ihre Ideen schnell und einfach einreichen können.

Ideen per Webformularerfassen und an Verantwortliche leiten
Vorlagen anpassen: Felder, Pflichtangaben, Rollen
Nutzen, Aufwand, Risiko und Strategie bewerten; Scores bilden
Doppelungen vermeiden, Status und Historie lückenlos verfolgen
Ressourcen grob prüfen: Kapazität, Zeitfenster, Schlüsselrollen
Genehmigungen in Stufen steuern; Fristen und Zuständigkeiten festlegen
Portfolio-Sicht nutzen, um Ideen transparent zu priorisieren
Dokumente anhängen und Kommentare bündeln

Mehr tragfähige Projektideen und schnellere Entscheidungen mit ibo netProject

Projektideen und -Initiativen methodisch angehen

Unser Seminarangebot

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Projektleiter mit ibo-Zertifikat (Basiswissen)

Du suchst eine fundierte Projektleiter-Ausbildung, die Dich auf die echte Projektarbeit vorbereitet? Dann bist Du mit dieser kompakten Schulung in 2 x 2 Tagen bestens aufgestellt.

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Projektmanagement Grundlagen

Das Seminar Projektmanagement Grundlagen vermittelt in nur 2 Tagen die wichtigsten Erfolgsfaktoren und praxistaugliche Methoden und Werkzeuge für strukturierte Projektarbeit. Ideal für erste kleine Projekte

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FAQ

Eine frühe Vision eines Projektes mit Ziel und Nutzen. Sie zeigt, welches Problem gelöst oder welche Chance genutzt werden soll.

Ziel und Nutzen klar beschreiben, groben Aufwand skizzieren, Stakeholder nennen, Termine und Abhängigkeiten bedenken. Ziele am SMART-Prinzip auszurichten hilft bei der Formulierung.

Auslöser/Problem, gewünschte Verbesserungen, grober Lösungsweg, erwartete Ergebnisse, Risiken, grobe Ressourcen.

Nein. Aufbau und Tiefe legt jedes Unternehmen selbst fest. Wichtig ist, dass Ziel und Nutzen klar beschrieben werden.

Idee skizziert Problem/Chance und Nutzen. Der Projektantrag konkretisiert und dient der Entscheidung. Der Projektauftrag legitimiert das Projekt und steckt Rahmen und Ziele ab.

Projektideen niedrigschwellig einreichen lassen über ein Ideenportal in Microsoft Teams, dem Intranet oder dem OHB um diese so zentral zu bündeln, zu bewerten und zu priorisieren, zum Beispiel über den WebService von ibo netProject.

PM-Tools mit Ideenportal, Bewertungslogik und Portfolio-Sicht unterstützen vom Einreichen bis zur Priorisierung. Empfehlung: ibo netProject mit Teams-Integration und anpassbaren Formularen.