Anforderungen priorisieren mit den richtigen Kriterien, Stakeholdern und Tools

Anforderungen priorisieren – aber wie? Hier erfährst du, wie du mit klaren Kriterien wie Wertschöpfung, Risiko oder Regulatorik Ordnung ins Anforderungschaos bringst. Du lernst, warum Stakeholder bei der Priorisierung unbedingt mit an Bord gehören und welche Tools bei der Priorisierung helfen.

Wahrscheinlich kennst Du das als Business-Analyst: Du hast ein Thema oder ein Projekt und eine ganze Bandbreite an Anforderungen von Stakeholdern aus verscheidenen Fachbereichen. Und dann kommt die Frage, welche dieser Anforderungen, dieser Requirements sind wirklich zentral wichtig für das Projektziel?

Drei Aspekte sind wesentlich für eine Priorisierung:

1. Was sind bewährte Kriterien, mithilfe derer ich priorisieren kann?
2. Wer sollte in die Priorisierung einbezogen werden?
3. Welche Techniken, welche Tools helfen um eine Priorisierung strukturiert vorzunehmen?

1. Bewährte Kriterien festlegen

   Wähle maximal 3 klare Kriterien wie Kundennutzen, gesetzliche Vorgaben, Kosten-Nutzen oder Risiko, um Anforderungen objektiver zu bewerten. 

2. Stakeholder einbeziehen

   Binde Entscheider:innen, spätere Nutzer:innen und auch die IT ein. Ihre Perspektive sichert Akzeptanz und Fachlichkeit.

3. Praxistaugliche Techniken und Tools
   1. Rangfolge bilden: Vergleiche Anforderungen paarweise und sortiere sie schrittweise in eine priorisierte Liste. Für kleine Anforderungsmengen sehr effektiv.
   2. Punktvergabe nutzen: Lass Stakeholder Punkte auf Anforderungen verteilen – idealerweise anonym, um den Lemming-Effekt zu vermeiden. Klare Spielregeln sind entscheidend.
   3. KANO-Modell anwenden: Unterscheide zwischen Basis-, Leistungs- und Begeisterungsanforderungen. So erkennst du, was Pflicht ist – und was echte Wow-Effekte erzeugt.

Eine meiner Lieblingstechniken ist das so genannte KANO-Modell, benannt nach dem Erfinder. KANO sagte: Lasst uns doch die Anforderungen nach zwei Kriterien priorisieren. Das eine Kriterium ist die Kundenzufriedenheit […]. Das andere wird als Erfüllungsgrad der Anforderung bezeichnet. Nach KANO kann man Funktionen eines Produktes in die folgenden Kategorien sortieren: Basisanforderungen, Leistungsanforderungen und Begeisterungsfaktoren. […] Basisanforderungen werden von Nutzern als Selbstverständlichkeit erwartet. Aber gerade weil sie selbstverständlich erscheinen, werden sie oft genug in Projekten nicht als Anforderung aufgeführt. Ich finde, da bietet das Modell einen ganz tollen Mehrwert. 

Axel-Bruno Naumann

Anforderungen zu priorisieren ist keine Kunst, sondern Handwerk – mit den richtigen Werkzeugen. Ob mit klaren Kriterien, starken Stimmen aus dem Team oder cleveren Modellen wie KANO: Du bringst Struktur ins Chaos und Fokus ins Projekt. Also: Pack’s an – und priorisiere mit System!