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Anforderungen dokumentieren

Jezz' ma Butter bei die Analyse! Vol. 14

Anforderungen dokumentieren? Aber bitte strukturiert, nachvollziehbar und technisch umsetzbar.
Anforderungen müssen präzise formuliert werden, damit keine Missverständnisse entstehen, weder beim Fachbereich noch bei der IT.
Erfahre, wie Du Aufgaben, Aufgabenträger, Sachmittel und Bedingungen präzise beschreibst. Damit aus Ideen funktionierende Lösungen werden!

(ibo Podcast | Episode 60)

In vielen Projekten werden Anforderungen einfach „runtergeschrieben“ – oft unvollständig oder missverständlich. In dieser Episode erfährst Du, wie Du fachliche Anforderungen strukturiert, nachvollziehbar und technisch umsetzbar dokumentierst.

Axel Naumann erklärt anhand praktischer Beispiele, worauf es beim Formulieren ankommt: von der aktiven Sprache über Aufgabenträger bis zu zeitlich-logischen Bedingungen. Ein Muss für alle, die Anforderungen nicht nur sammeln, sondern verständlich übergeben wollen!

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Interessant für...

Die Episode richtet sich an Business Analyst:innen, IT-nahe Projektleitende und fachliche Anforderungsmanager:innen, die Anforderungen klar, verständlich und professionell dokumentieren wollen.

Hintergrund

Wahrscheinlich kennst Du das als Business-Analyst: Du hast ein Thema oder ein Projekt und eine ganze Bandbreite an Anforderungen von Stakeholdern aus verschiedenen Fachbereichen. Gemeinsam habt ihr die Anforderungen priorisiert. Jetzt geht es an die Dokumentation. In agilen Arbeitsumfeldern werden User Stories geschrieben und deren Zusammenhänge/ Abhängigkeiten in einer Story Map dokumentiert. Wie Du in einem nicht-agilen Umfeld vorgehst, zeigen wir Dir hier.

Der Macher des Business-Analyse-Podcast

Axel-Bruno Naumann, Business-Analyst, Trainer und Produktmanager der ibo Akademie, ist als Blogger und Podcaster rund um das Thema Business Analyse, Anforderungsmanagement und Requirements Engineering aktiv. Außerdem ist er Autor bzw. Co-Autor der Standardwerke Business-Analyse – Systematisches Anforderungsmanagement für nutzerorientierte Lösungen und Organisation und Business Analysis – Methoden und Techniken.

Wesentliche Aspekte bei der Dokumentation

Verzichte auf Freestyle
Statt unstrukturierter Texte lieber ein klares Schema verwenden: Was soll passieren, wer macht’s, wie passiert es und unter welchen Bedingungen?
Nutze aktive Sprache
Formuliere Anforderungen aktiv: „Kunde sucht Artikel“ statt „Artikel sollen gesucht werden können“. Das schafft Klarheit und verhindert Missverständnisse.
Beschreibe den Aufgabenträger
Gib an, ob Mensch oder Maschine handelt. Das beeinflusst, ob z. B. ein Interface oder ein Algorithmus benötigt wird.
Ergänze Sachmittel und Technik
Notiere, welche Tools oder Geräte zusätzlich erforderlich sind (z. B. Zwei-Faktor-Authentifizierung per Smartphone).
Unterscheide die Durchführung
Wird eine Funktion manuell, durch Benutzerinteraktion oder vollautomatisiert ausgelöst? Das beeinflusst das Design der Lösung.
Berücksichtige Bedingungen
Gib zeitlich-logische Bedingungen an, z. B. „nur wenn Artikel im Warenkorb“, „nur wenn Login nicht älter als 15 Minuten“.
Vermeide universelle Formulierungen bei nicht-universellen Anforderungen
Formuliere klar, wann eine Anforderung gilt anstatt implizit anzunehmen, dass alle Voraussetzungen bekannt sind.

Statt 'Artikelsuche' lieber 'Kunde sucht Artikel' schreiben, mit klarem Subjekt, Verb und Objekt. So wird deutlich, was genau passieren soll. Die passive Formulierung führt oft zu Missverständnissen und unklaren Erwartungen an die IT.

Axel Naumann

Top Tipps von Axel Naumann

Tipp 1: Präzision durch Verb + Objekt
Statt „Artikelsuche“ lieber „Kunde sucht Artikel“ schreiben. Das macht die Funktion verständlich und eindeutig für alle Beteiligten.
Tipp 2: Bedingungen nicht vergessen
Viele Anforderungen gelten nur unter bestimmten Voraussetzungen, z. B. Login aktiv, Artikel im Warenkorb. Diese Bedingungen müssen dokumentiert sein, sonst wird falsch entwickelt.
Tipp 3: Aktive statt passive Formulierungen
Vermeide Konstruktionen wie „Artikel sollen gefunden werden können“. Solche Sätze sind ungenau und überlassen Interpretationen der IT.
Tipp 4: Denk an Sachmittel und Technik
Ob Smartphone, TAN-App oder QR-Code: Zusatzgeräte und -systeme beeinflussen, wie eine Anforderung umgesetzt werden kann. Deshalb gehören sie mit in die Dokumentation.
Tipp 5: Universell oder nicht?
Die meisten Anforderungen sind nicht-universell. Das heißt, es liegt mindestens eine zeitlich logische Bedingung vor, damit sie ausgelöst werden. Beispielsweise wird die Bestellung wird erst ausgelöst, wenn eine Zahlungsart hinterlegt ist. Die Logik “wenn das-dann das” muss klar definiert sein.

Viele Anforderungen gelten nur unter bestimmten Bedingungen, zeitlich oder logisch. Wenn Du diese nicht mitdokumentierst, muss sich die IT etwas dazudenken. Und das kann, muss aber nicht zum gewünschten Ergebnis führen.

Axel Naumann

Fazit

Anforderungen dokumentieren ist kein Bürokratie-Monster, sondern Dein Schlüssel zu klarer Kommunikation zwischen Fachbereich und IT.
Wenn Du sauber formulierst, logisch denkst und Bedingungen mitlieferst, sparst Du später viel Zeit, Ärger und Rückfragen.
Also: Dokumentiere smart, strukturiert und nachvollziehbar!

Mehr Wissen zu Business-Analyse

Das Buch "Systematisches Anforderungsmanagement für nutzerorientierte Lösungen" von Axel-Bruno Naumann. Es kann hier bestellt und in Auszügen gelesen werden: https://shop-goetz-schmidt-verlag.de/BD7.
Der Blog https://business-analyst-blog.de.
Die Themenseite Business-Analyse

Business-Analyse – Anforderungsmodellierung und Rolle des Business-Analysten

Anforderungen mit Modellen dokumentieren: systematisch und praxisbezogen. Stärke Deine Rolle als Business Analyst. Anmelden und durchstarten.

KI in Requirements Engineering und Business-Analyse

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Business-Analyse – Requirements Engineering

Requirements-Engineering-Schulung mit Best Practice Tools für strukturierte Anforderungsermittlung, Dokumentation, Analyse und Validieriung. IREB zertifiziert.

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