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Wir organisieren Sicherheit.

Sicherheit in allen Dimensionen.

 

 

 

 

Digitalisierung in der Kirche, Diakonie, Caritas sowie in kirchennahen Organisationen

Gestalten Sie die digitale Transformation nachhaltig mit sicheren Lösungen von ibo

Unsere Software-Lösungen unterstützen Kirchen nachweislich, Veränderungen erfolgreich für sich zu gestalten und ihre Organisation zukunftsfit zu machen. Sie ermöglichen nachhaltige Arbeitsweisen, eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Haupt- und Ehrenamtlichen und gewährleisten einen transparenten Überblick über alle relevanten Informationen. Praxiserprobt, intuitiv bedienbar und von hohem Nutzwert. Typisch ibo.

Auf dem Weg zu einem ganzheitlichen Organisationsmanagement

In einer vermehrt durch Digitalisierung und Pluralisierung geprägten Gesellschaft ist auch die Kirche einem tiefgreifenden Wandel ausgesetzt. Der Einsatz digitaler Technologien verändert gewohnte Strukturen, eröffnet aber auch neue Chancen. Zur Erfüllung des kirchlichen Auftrags bedarf es einer funktionierenden Verwaltungsstruktur. Und die Anforderungen an diese verändern sich ebenfalls fundamental.

Wird ein flexibles und effizientes Handeln durch komplexe Abstimmungswege, zu viele Schnittstellen, Parallelstrukturen und einen insgesamt übermäßigen Verwaltungsaufwand gehemmt, geht dies in letzter Instanz immer zulasten der eigentlichen Kernaufgaben der Kirche. Daher sollte Digitalisierung nicht nur bei der Erfüllung des primären kirchlichen Auftrags eine tragende Rolle spielen, sondern sich auch auf die Unterstützungsprozesse in der kirchlichen Verwaltung erstrecken.

ibo – erfahrener Partner für Kirchen

Durch unsere langjährige Erfahrung in Verwaltungen kennen wir genau diese Herausforderungen und wissen unsere Lösungen gezielt einzusetzen. Als Expert:innen in Organisationsthemen machen wir Kirchen fit für die Arbeitswelt von morgen und helfen ihnen bei der digitalen Transformation.
 

Weiter zu den Software-Lösungen

Lösungen für die Verwaltungsorganisation in Kirchen

In der öffentlichen Verwaltung geht die Entwicklung seit einiger Zeit in Richtung einer ganzheitlichen Behördensteuerung. Diese zielt im Kern darauf ab, Prozesse kontinuierlich zu überprüfen, die Aufbauorganisation passgenau auszugestalten, Personalressourcen angemessen zu steuern sowie Projekte mit möglichst geringem Aufwand umzusetzen.

Ein solch ausgewogener Organisationsmanagement-Ansatz bietet sich genauso für die kirchliche Verwaltung an. Denn auch hier gilt es, eine vorausschauende, sparsame und nachhaltige Verwendung von Mitteln und zugleich eine qualitativ hochwertige Aufgabenerfüllung zu gewährleisten. Das in der öffentlichen Verwaltung geltende Prinzip der Sparsamkeit kommt im Leitbild der christlichen Dienstgemeinschaft und den Grundsätzen kirchlichen Handelns also ebenso zum Tragen.

Consulting

Erst strukturieren, dann digitalisieren

Damit Digitalisierung gelingen kann, müssen IT-Lösungen passgenau zugeschnitten sein. Und um dies zu gewährleisten, lohnt zunächst ein prüfender Blick auf die Verwaltungsorganisation selbst. Denn erst, wenn eine zukunftsfähige Organisationsstruktur etabliert wurde, werden die effizienzsteigernden Effekte von IT-Systemen ihre Wirkung überhaupt entfalten können. Mit anderen Worten: Wer sich digitalisieren will, sollte sich zunächst (re-)strukturieren.

Diese Prämisse läuft dem kirchlichen Auftrag keineswegs zuwider. Denn erst eine Verwaltung, der es gelingt, funktionsfähige, belastbare und nachhaltig wirkende Strukturen zu schaffen, wird auch in Zukunft dazu beitragen, dass sich die Arbeit auf Ebene der Gemeinden vielseitig, flexibel und individuell gestalten kann.

Digitalisierung von kirchlichen Verwaltungen

Durch unsere branchenübergreifende Expertise in Organisationsthemen wissen wir genau, wie Kirchen arbeiten und was sie benötigen. Wir gehen mit Ihnen gemeinsam die Schritte auf dem erfolgreichen Weg zu einem ganzheitlichen Organisationsmanagement in der kirchlichen Verwaltung.

Bestens ausgebildete Trainer:innen stehen Ihnen zur Seite, um Ihre Mitarbeiter:innen zielgenau zu schulen, damit sie unsere Software schnell als Mehrwert für ihre tägliche Arbeit erkennen. Wir unterstützen Sie sogar bei ganz konkreten Projekten, z. B. bei der Modellierung von Prozessen oder der Durchführung von Organisationsuntersuchungen und Stellenbemessungen.

Beratung zur Digitalisierung anfragen

Stellenbemessung und Organisationsmanagement

Personalressourcen zielgerichtet steuern und Personalentwicklung fördern

Der fortschreitende demografische Wandel wird in den kommenden Jahren auch in der kirchlichen Verwaltung zum Ausscheiden vieler erfahrener Beschäftigter führen. Es sind daher Rahmenbedingungen zu schaffen, um Nachwuchskräfte zu gewinnen und langfristig zu binden. Hierzu zählen eine bedarfsgerechte Personalausstattung und eine vorausschauende Planung, um aktuelle Aufgaben zu bewältigen und auf zukünftige Entwicklungen vorbereitet zu sein. Darüber hinaus gilt es, in der Belegschaft vorhandene Potenziale zum Wohl der gesamten Verwaltung zu nutzen. Wird Eigeninitiative gefördert und lebenslanges Lernen unterstützt, steigt langfristig sowohl die Motivation als auch die Bindung.

Mit der ibo Personalbemessung ermitteln Sie Ihren tatsächlichen Personalbedarf.

Highlights im Überblick

✔ Sichere Berechnung des Personalbedarfs
 

✔ Vermeidung von Doppeltätigkeiten
 

✔ Simulation verschiedener Soll-Szenarien
 

✔ DSGVO-konforme Datenverarbeitung
 

✔ Flexible und individuelle Auswertungen

 

Mehr zur Software erfahren


Transparente Aufbaustrukturen in Kirchen schaffen

Im Sinne eines ganzheitlichen Organisationsmanagements ist neben der Ablauf- auch die Aufbauorganisation in den Blick zu nehmen. Im Zentrum steht auch hier Transparenz. Softwaregestützt lässt sich der Verwaltungsaufwand enorm minimieren. Dank der Pflege der Mitarbeiterdaten an einer zentralen Stelle müssen Organigramme, Stellenbeschreibungen und Geschäftsverteilungspläne nicht aufwendig manuell erstellt werden, sondern lassen sich auf Knopfdruck generieren.

Mit dem ibo Aufbau-Manager schaffen Sie Struktur in Ihrer Aufbauorganisation.

Highlights im Überblick

✔ Klare und strukturierte Aufbauorganisation
 

✔ Organigramme auf Knopfdruck
 

✔ Stellen- und Funktionsbeschreibungen im Handumdrehen
 

✔ DSGVO-konforme Datenverarbeitung
 

✔ Flexibel und individuell anpassbar

 

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Prozessmanagement

Kontinuierliches Prozessmanagement in kirchlichen Verwaltungen etablieren

Unter dem Gesichtspunkt einer nachhaltigen Verwendung von Mitteln liegt vor allem in den Prozessen ein enormes Potenzial. Sind Aufgaben und Prozesse klar und transparent strukturiert, erhöht dies nachweislich die Handlungssicherheit aller Beteiligten.

Und daraus resultiert wiederum eine höhere Qualität. Vor allem angesichts der Bündelung von Aufgaben im Zuge von Verwaltungsfusionen sollte die Etablierung prozessualer Standards daher im Fokus stehen.

Mit ibo Prometheus modellieren und strukturieren Sie Ihre Prozesse.

Highlights im Überblick

✔ Modellieren Sie Ihre Prozesse zentral oder dezentral
 

✔ Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe
 

✔ Hohe Transparenz aller Prozessschritte
 

✔ Vielschichtige Konfigurationsmöglichkeiten
 

✔ Risiken schnell erkennen und analysieren

 

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Barrierearmes Prozessportal für mehr Akzeptanz der Beteiligten

Werden bei der Etablierung von Prozessstandards alle Beteiligten einbezogen, kann ein einheitliches Prozessverständnis erzielt, das Prozessdenken insgesamt gestärkt und durch ein hohes Maß an Transparenz und Partizipation auch die Akzeptanz für Veränderungen deutlich erhöht werden.

Diesen Zustand erreichen Sie unter anderen durch die Veröffentlichung von Prozessen in einem möglichst barrierearmen Prozessportal. Die komfortable Suche in Verbindung mit den Fachanweisungen hilft maßgeblich bei der Orientierung.

Jetzt mit der Prozess-Digitalisierung beginnen

Projektmanagement

Projekte auf den Weg bringen und Veränderung wagen

Selbstredend vollzieht sich ein so tiefgreifender Transformationsprozess nicht von heute auf morgen. Und häufig wird befürchtet, dass er zu viele Kapazitäten bindet, die dann an anderer Stelle fehlen. Doch Veränderung kann kosten- und ressourcenschonend gelingen, wenn sie Schritt für Schritt in gut strukturierten Projekten umgesetzt wird.

Auch hier sollte das Augenmerk auf einem möglichst hohen Maß an Standardisierung liegen, um Genehmigungs- und Entscheidungswege, die Verteilung von Projektaufgaben sowie das Berichtswesen für alle Beteiligten transparent und klar zu gestalten. Der Weg ist mitunter lang, aber er muss nicht steinig sein. Und es lohnt sich, ihn zu gehen.

Mit ibo netProject behalten Sie den Überblick über Ihre Projekte.

Highlights im Überblick

✔ Projekte klassisch, agil oder hybrid planen
 

✔ Hausinterne sowie behördenübergreifende Projekte verwalten
 

✔ Multiprojektberichte über den Status, Kosten, Risiken
 

✔ Priorisieren Sie Ihr Projektportfolio nach hauseigenen Kriterien
 

✔ Alles in einer Plattform - ohne Medienbrüche

 

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Revisionsmanagement 

Sichere Revisionsprozesse für Rechnungsprüfungsämter

Damit der Ansatz einer ganzheitlichen Behördensteuerung dauerhaft positive Effekte entfalten kann, sollten definierte Standards nicht als Status quo festgeschrieben, sondern kontinuierlich überprüft und bei Bedarf an veränderte Umstände angepasst werden. Hier setzt auch das Rechnungsprüfungsamt an. Es stellt nicht allein die Einhaltung des Ordnungsmäßigkeits- und Sparsamkeitsgrundsatzes sicher, sondern ist insgesamt in die permanente Prozessaktualisierung und -optimierung involviert. Damit leistet es gerade an den Schnittstellen von Zuständigkeiten einen sehr wichtigen Beitrag zur Organisationentwicklung.

Mit ibo QSR bilden Sie Ihren gesamten Revisionsprozess ab.

Highlights im Überblick

✔ Systembruchfreie Zusammenarbeit aller Revisior:innen
 

✔ Digitalisierung des gesamten Prüfungsprozesses
 

✔ Mehr Effizienz durch Workflows und automatisierte Abläufe
 

✔ Individuell konfigurierbare Risikobewertung
 

✔ Berichterstellung teil- oder vollautomatisiert

 

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Feststellungen und Maßnahmen verlässlich im Blick

Die Arbeit des Rechnungsprüfungsamtes beinhaltet, dass zuvor definierte Standards überprüft werden. Daraus resultieren in der Regel Optimierungsmaßnahmen- und empfehlungen, die fristgerecht umzusetzen sind. Die Organisation der Umsetzung und die konstante Überwachung dieses Vorganges muss durch die Benennung eindeutiger Verantwortlichkeiten sichergestellt werden.

Mit ibo Audit digitalisieren Sie Ihren Follow-up-Prozess.


Fraud und dolose Handlungen in kirchlichen Organisationen

Psychologische Aspekte und Präventionsmaßnahmen aus Sicht der Revision

Lutz Ansorge (BAR Business Advisory & Research GmbH), Christian Beck (Leiter RPA) und Jens Buchholz (Kirchenrat, CFE Prüfungsgebietsleiter und Mitglied des Kollegiums im Rechnungsprüfungsamt der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau) behandeln in ihrem Fachvortrag die Frage, wie sich Organisationen präventiv mit dem Thema Fraud und dolose Handlungen beschäftigen können. Was ist aber wenn „das Kind schon in den Brunnen gefallen“ ist? Die Antworten erfahren Sie im Video.

Zum Vortrag

Arbeitskreis für kirchliche Revisionen und Rechnungsprüfungsämter

Bereits seit einigen Jahren pflegen wir eine sehr gute Partnerschaft mit kirchlichen Revisionen und Rechnungsprüfungsämtern. Dazu haben wir eine Austauschplattform ins Leben gerufen, auf der wir wichtige Infromationen zur Verfügung stellen und uns gemeinsam über aktuelle Themen austauschen. Möchten Sie sich diesem Kreis anschließen? Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an qsr@ibo.de.

ibo-Erfolgsgeschichten.

Evangelisch-Lutherische Kirche in Norddeutschland

Rechnungsprüfungsamt

Revisionsmanagement

Der Einsatz von ibo QSR bei der Nordkirche ist ein voller Erfolg. Die Organisation des gesamten Prüfungsumfeldes wird durch die Software gesteuert. Durch die risikobasierte Mehrjahresplanung sind alle zu prüfenden Stellen fest im Blick. Alle Dokumente werden strukturiert und revisionssicher in einer zentralen Wissensdatenbank abgelegt.

Zum Anwenderbericht

 

Erzbischöfliches Ordinariat Wien

Revisionsmanagement

Mit der Einführung von ibo QSR wurden die Revisionsprozesse der Erzdiözese Wien standardisiert und die Qualität der Ergebnisse wesentlich gesteigert. Je Prüfungsmodell und Auftraggeber können individuelle Prüfungsprozesse gestartet werden. Der Fortschritt der Prüfungshandlung kann jederzeit nachvollzogen werden. Das gesamte Team profitiert von der intuitiven Software-Lösung.

Zum Anwenderbericht

 

"Wir sind sehr zufrieden und begeistert vom After-Sales-Support bei ibo. Ob inhaltliche Fragen oder Tipps und Tricks – die Trainer:innen und die Hotline von ibo haben ein offenes Ohr und schnell passende Antworten."

 

Claas Teipel,
Referat Prozessmanagement,
Erzbistum Paderborn

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Wir sind Mitglied in der KVI Initiative

Die KVI Initiative – Kirche, Verwaltung und Information greift aktuelle und zukunftsweisende Themen auf, um verwaltungsorientierten Führungskräften in Kirche, Diakonie, Caritas sowie in kirchlichen oder kirchennahen Organisationen neue Impulse für ihre tägliche Arbeit zu geben.

Wir stehen über diese Plattform im regelmäßigen Dialog mit Personen aus dem Sektor der Kirche und Sozialwirtschaft, beteiligen uns an Veranstaltungen und freuen uns über den regen Erfahrungsautausch im kirchlichen Umfeld.

Einführungsunterstützung und Weiterbildung

Die Einführung unserer Software-Lösungen in Ihrer kirchlichen Organisation erfolgt innerhalb kürzester Zeit. Unsere erfahrenen Trainer:innen schulen alle betroffenen Mitarbeitenden und konfigurieren gemeinsam mit Ihnen die Anwendung nach den spezifischen Anforderungen Ihrer Verwaltung. Bei weiterführenden Fragen hilft Ihnen unser erstklassiger telefonischer Kundendienst schnell weiter. Wenn Sie sich noch tiefergehender mit fachlichen Organisationsthemen beschäftigen wollen, finden Sie bei der der ibo Akademie ein breites Seminarangebot mit Weiterbildungen und Zertifikaten zu unseren Themenfeldern.

Herausforderungen souverän meistern

Mit Weiterbildungen, Seminaren und Zertifikaten

Bauen Sie Ihre Organisations- und Methodenkompetenz mit gezielten Weiterbildungsangeboten, Lernreisen, Zertifikaten, Online-Kursen und wertvollem Wissenstransfer aus. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre persönliche Weiterentwicklung und lebenslanges Lernen zu stärken. Das fördert Ihre Handlungskompetenz und Position in Ihrer Kirche und ermöglicht, an zentralen Entscheidungen souverän mitzuwirken.

Zu unseren Weiterbildungen und Seminaren

Veranstaltungen für Kirchen und kirchliche Organisationen

ibo Berater beim Meeting mit Kunden zu Organisationsthemen und Business-Analysen

KVI-Kongress

28. Juli 2022

Web-Seminar: Tradition trifft Innovation: Impulse für ein ganzheitliches Organisationsmanagement in der kirchlichen Verwaltung

Berater für Revisionsmanagement vor dem Büro

KVI-Kongress

6. September 2022

Digital Talk & Projekt Bericht: Digitalisierung des Rechnungsprüfungsamts: Herausforderungen, Aufwände und Chancen – lohnt sich das?

Frau mit roten Schlüsselbund um den Hals steht vor einem Laptop und schaut lächelnd in die Kamera

ibo-Kirchenwoche

8. bis 10 November 2022

Impulse für die Organisation Ihrer Kirche: Wissen, Praxisberichte und pragmatische Lösungen

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Sprechen Sie uns gerne zum Thema Digitalisierung direkt an

Organisationsmanagement
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Annette Schäfer
Leiterin Vertrieb ibo Alea, Consulting und Training
Prozessmanagement
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Dirk Kalbfleisch
Leiter Vertrieb ibo Prometheus
Projektmanagement
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Kai Steinbrecher
Produktmanager und Leiter Vertrieb ibo netProject
Revisionsmanagement
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Stephan Haus
Leiter Vertrieb ibo QSR
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