Wir organisieren Sicherheit.
Sicherheit in allen Dimensionen.
Digitalisierung der Kirche und kirchlichen Organisationen
Verwaltung nachhaltig gestalten
Viele Verwaltungen einer Kirche, Diakonie oder Caritas vollziehen aktuell ihre digitale Transformation.
Unsere Software-Lösungen unterstützen kirchliche Organisationen nachweislich, Veränderungen erfolgreich für sich zu nutzen.
Gestalten Sie in Ihrer Verwaltung nachhaltige Arbeitsweisen und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Haupt- und Ehrenamtlichen. Gewährleisten Sie dabei einen transparenten Überblick über alle relevanten Informationen.
Praxiserprobt, intuitiv bedienbar und von hohem Nutzwert. Typisch ibo.
Auf dem Weg zu einem ganzheitlichen Organisationsmanagement
In einer vermehrt durch Digitalisierung und Pluralisierung geprägten Gesellschaft ist auch die Kirche einem tiefgreifenden Wandel ausgesetzt. Der Einsatz digitaler Technologien verändert gewohnte Strukturen, eröffnet aber auch neue Chancen. Zur Erfüllung des kirchlichen Auftrags bedarf es einer funktionierenden Verwaltungsstruktur. Und die Anforderungen an diese verändern sich ebenfalls fundamental.
Wird ein flexibles und effizientes Handeln durch komplexe Abstimmungswege, zu viele Schnittstellen, Parallelstrukturen und einen insgesamt übermäßigen Verwaltungsaufwand gehemmt, geht dies in letzter Instanz immer zulasten der eigentlichen Kernaufgaben der Kirche. Daher sollte Digitalisierung nicht nur bei der Erfüllung des primären kirchlichen Auftrags eine tragende Rolle spielen, sondern sich auch auf die Unterstützungsprozesse in der kirchlichen Verwaltung erstrecken.
ibo – erfahrener Partner für Kirchen
Durch unsere langjährige Erfahrung in Verwaltungen kennen wir genau diese Herausforderungen und wissen unsere Lösungen gezielt einzusetzen. Als Expert:innen in Organisationsthemen machen wir Kirchen fit für die Arbeitswelt von morgen und helfen ihnen bei der digitalen Transformation.
KVI Initiative und KVI Kongress
Die KVI Initiative – Kirche, Verwaltung und Information greift aktuelle und zukunftsweisende Themen auf, um verwaltungsorientierten Führungskräften in Kirche, Diakonie, Caritas sowie in kirchlichen oder kirchennahen Organisationen neue Impulse für ihre tägliche Arbeit zu geben.
Durch unsere Mitgliedschaft in der KVI Initiative stehen wir über diese Plattform im regelmäßigen Dialog mit Personen aus dem Sektor der Kirche und Sozialwirtschaft. Wir beteiligen uns an Veranstaltungen und freuen uns über den regen Erfahrungsautausch im kirchlichen Umfeld.
Im Rahmen des KVI Kongress 2022 präsentierte Dr. Martina Hofmann (Senior Consultant/Account Managerin, ibo Software GmbH) das informative Web Seminar "Tradition trifft Innovation - Impulse für ein ganzheitliches Organisationsmanagement in der Verwaltung". Zur Videoaufzeichnung
Beratung und Software-Lösungen für die Verwaltungsorganisation in Kirchen
In der öffentlichen Verwaltung geht die Entwicklung seit einiger Zeit in Richtung einer ganzheitlichen Behördensteuerung. Diese zielt im Kern darauf ab, Prozesse kontinuierlich zu überprüfen, die Aufbauorganisation passgenau auszugestalten, Personalressourcen angemessen zu steuern sowie Projekte mit möglichst geringem Aufwand umzusetzen.
Ein solch ausgewogener Organisationsmanagement-Ansatz bietet sich genauso für die kirchliche Verwaltung an. Denn auch hier gilt es, eine vorausschauende, sparsame und nachhaltige Verwendung von Mitteln und zugleich eine qualitativ hochwertige Aufgabenerfüllung zu gewährleisten. Das in der öffentlichen Verwaltung geltende Prinzip der Sparsamkeit kommt im Leitbild der christlichen Dienstgemeinschaft und den Grundsätzen kirchlichen Handelns also ebenso zum Tragen.
Consulting
Erst strukturieren, dann digitalisieren
Damit Digitalisierung gelingen kann, müssen IT-Lösungen passgenau zugeschnitten sein. Und um dies zu gewährleisten, lohnt zunächst ein prüfender Blick auf die Verwaltungsorganisation selbst. Denn erst, wenn eine zukunftsfähige Organisationsstruktur etabliert wurde, werden die effizienzsteigernden Effekte von IT-Systemen ihre Wirkung überhaupt entfalten können. Mit anderen Worten: Wer sich digitalisieren will, sollte sich zunächst (re-)strukturieren.
Diese Prämisse läuft dem kirchlichen Auftrag keineswegs zuwider. Denn erst eine Verwaltung, der es gelingt, funktionsfähige, belastbare und nachhaltig wirkende Strukturen zu schaffen, wird auch in Zukunft dazu beitragen, dass sich die Arbeit auf Ebene der Gemeinden vielseitig, flexibel und individuell gestalten kann.
Digitalisierung von kirchlichen Verwaltungen
Durch unsere branchenübergreifende Expertise in Organisationsthemen wissen wir genau, wie Kirchen arbeiten und was sie benötigen. Wir gehen mit Ihnen gemeinsam die Schritte auf dem erfolgreichen Weg zu einem ganzheitlichen Organisationsmanagement in der kirchlichen Verwaltung.
Bestens ausgebildete Trainer:innen stehen Ihnen zur Seite, um Ihre Mitarbeiter:innen zielgenau zu schulen, damit sie unsere Software schnell als Mehrwert für ihre tägliche Arbeit erkennen. Wir unterstützen Sie sogar bei ganz konkreten Projekten, z. B. bei der Modellierung von Prozessen oder der Durchführung von Organisationsuntersuchungen und Stellenbemessungen.
Stellenbemessung und Organisationsmanagement
Personalressourcen zielgerichtet steuern und Personalentwicklung fördern
Der fortschreitende demografische Wandel wird in den kommenden Jahren auch in der kirchlichen Verwaltung zum Ausscheiden vieler erfahrener Beschäftigter führen. Es sind daher Rahmenbedingungen zu schaffen, um Nachwuchskräfte zu gewinnen und langfristig zu binden. Hierzu zählen eine bedarfsgerechte Personalausstattung und eine vorausschauende Planung, um aktuelle Aufgaben zu bewältigen und auf zukünftige Entwicklungen vorbereitet zu sein. Darüber hinaus gilt es, in der Belegschaft vorhandene Potenziale zum Wohl der gesamten Verwaltung zu nutzen. Wird Eigeninitiative gefördert und lebenslanges Lernen unterstützt, steigt langfristig sowohl die Motivation als auch die Bindung.
Mit der ibo Personalbemessung ermitteln Sie Ihren tatsächlichen Personalbedarf.
Highlights im Überblick
✔ Sichere Berechnung des Personalbedarfs
✔ Vermeidung von Doppeltätigkeiten
✔ Simulation verschiedener Soll-Szenarien
✔ DSGVO-konforme Datenverarbeitung
✔ Flexible und individuelle Auswertungen
- Auswertung
- Vergleiche
- Stoppuhr
Transparente Aufbaustrukturen in Kirchen schaffen
Im Sinne eines ganzheitlichen Organisationsmanagements ist neben der Ablauf- auch die Aufbauorganisation in den Blick zu nehmen. Im Zentrum steht auch hier Transparenz. Softwaregestützt lässt sich der Verwaltungsaufwand enorm minimieren. Dank der Pflege der Mitarbeiterdaten an einer zentralen Stelle müssen Organigramme, Stellenbeschreibungen und Geschäftsverteilungspläne nicht aufwendig manuell erstellt werden, sondern lassen sich auf Knopfdruck generieren.
Mit dem ibo Aufbau-Manager schaffen Sie Struktur in Ihrer Aufbauorganisation.
Highlights im Überblick
✔ Klare und strukturierte Aufbauorganisation
✔ Organigramme auf Knopfdruck
✔ Stellen- und Funktionsbeschreibungen im Handumdrehen
✔ DSGVO-konforme Datenverarbeitung
✔ Flexibel und individuell anpassbar
- Organigramme
- Stellenbeschreibung
- Freigabeworkflow
Prozessmanagement
Kontinuierliches Prozessmanagement in kirchlichen Verwaltungen etablieren
Unter dem Gesichtspunkt einer nachhaltigen Verwendung von Mitteln liegt vor allem in den Prozessen ein enormes Potenzial. Sind Aufgaben und Prozesse klar und transparent strukturiert, erhöht dies nachweislich die Handlungssicherheit aller Beteiligten.
Und daraus resultiert wiederum eine höhere Qualität. Vor allem angesichts der Bündelung von Aufgaben im Zuge von Verwaltungsfusionen sollte die Etablierung prozessualer Standards daher im Fokus stehen.
Mit ibo Prometheus modellieren und strukturieren Sie Ihre Prozesse.
- Strategische Prozessorganisation
- BPMN
- Risikomanagement
- Workflowmonitoring
- Prozesse ausführen
Highlights im Überblick
✔ Modellieren Sie Ihre Prozesse zentral oder dezentral
✔ Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe
✔ Hohe Transparenz aller Prozessschritte
✔ Vielschichtige Konfigurationsmöglichkeiten
✔ Risiken schnell erkennen und analysieren
Barrierearmes Prozessportal für mehr Akzeptanz der Beteiligten
Werden bei der Etablierung von Prozessstandards alle Beteiligten einbezogen, kann ein einheitliches Prozessverständnis erzielt, das Prozessdenken insgesamt gestärkt und durch ein hohes Maß an Transparenz und Partizipation auch die Akzeptanz für Veränderungen deutlich erhöht werden.
Diesen Zustand erreichen Sie unter anderen durch die Veröffentlichung von Prozessen in einem möglichst barrierearmen Prozessportal. Die komfortable Suche in Verbindung mit den Fachanweisungen hilft maßgeblich bei der Orientierung. Wir laden Sie herzlich dazu ein, dies in einer speziell für Sie eingerichteten Testumgebung kostenfrei zu erproben.
Qualität steigern mit Prozessmanagement
Jede Veränderung und jeder Lernprozess beginnt beim Menschen! Denn jede:r Einzelne trägt zum Erfolg von Institutionen und Unternehmen bei.
Schaffen Sie für Ihre Mitarbeitenden deshalb die bestmöglichen Voraussetzungen, sich in die Qualitätsverbesserung durch optimale Prozesse einzubringen – mit fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenzen. Hier finden Sie ein speziell für Kirchen und die Sozialwirtschaft entwickeltes Weiterbildungsangebot:
Qualität verbessern durch Prozessgestaltung
Praxis-Seminar zu Prozessoptimierung für Kirchen und kirchennahen Einrichtungen.
Projektmanagement
Software für Projektmanagement in der Kirche
Projekte auf den Weg bringen und Veränderung wagen
Selbstredend vollzieht sich ein so tiefgreifender Transformationsprozess nicht von heute auf morgen. Und häufig wird befürchtet, dass er zu viele Kapazitäten bindet, die dann an anderer Stelle fehlen. Doch Veränderung kann kosten- und ressourcenschonend gelingen, wenn sie Schritt für Schritt in gut strukturierten Projekten umgesetzt wird.
Auch hier sollte das Augenmerk auf einem möglichst hohen Maß an Standardisierung liegen, um Genehmigungs- und Entscheidungswege, die Verteilung von Projektaufgaben sowie das Berichtswesen für alle Beteiligten transparent und klar zu gestalten. Der Weg ist mitunter lang, aber er muss nicht steinig sein. Und es lohnt sich, ihn zu gehen.
Mit ibo netProject behalten Sie den Überblick über Ihre Projekte.
Highlights im Überblick
✔ Projekte klassisch, agil oder hybrid planen
✔ Hausinterne sowie behördenübergreifende Projekte verwalten
✔ Multiprojektberichte über den Status, Kosten, Risiken
✔ Priorisieren Sie Ihr Projektportfolio nach hauseigenen Kriterien
✔ Alles in einer Plattform - ohne Medienbrüche
- Dashboard
- Gantt-Diagramm
- Kanban-Board
- Projektscoring
Revisionsmanagement
Sichere Revisionsprozesse für Rechnungsprüfungsämter
Damit der Ansatz einer ganzheitlichen Behördensteuerung dauerhaft positive Effekte entfalten kann, sollten definierte Standards nicht als Status quo festgeschrieben, sondern kontinuierlich überprüft und bei Bedarf an veränderte Umstände angepasst werden. Hier setzt auch das Rechnungsprüfungsamt an. Es stellt nicht allein die Einhaltung des Ordnungsmäßigkeits- und Sparsamkeitsgrundsatzes sicher, sondern ist insgesamt in die permanente Prozessaktualisierung und -optimierung involviert. Damit leistet es gerade an den Schnittstellen von Zuständigkeiten einen sehr wichtigen Beitrag zur Organisationentwicklung.
Mit ibo QSR bilden Sie Ihren gesamten Revisionsprozess ab.
- Dashboard
- Prüfungsdurchführung
- Mehrjahresplan
Highlights im Überblick
✔ Systembruchfreie Zusammenarbeit aller Revisior:innen
✔ Digitalisierung des gesamten Prüfungsprozesses
✔ Mehr Effizienz durch Workflows und automatisierte Abläufe
✔ Individuell konfigurierbare Risikobewertung
✔ Berichterstellung teil- oder vollautomatisiert
Feststellungen und Maßnahmen verlässlich im Blick
Die Arbeit des Rechnungsprüfungsamtes beinhaltet, dass zuvor definierte Standards überprüft werden. Daraus resultieren in der Regel Optimierungsmaßnahmen- und empfehlungen, die fristgerecht umzusetzen sind. Die Organisation der Umsetzung und die konstante Überwachung dieses Vorganges muss durch die Benennung eindeutiger Verantwortlichkeiten sichergestellt werden.
Mit ibo Audit digitalisieren Sie Ihren Follow-up-Prozess.
Fraud und dolose Handlungen in kirchlichen Organisationen
Psychologische Aspekte und Präventionsmaßnahmen aus Sicht der Revision
Lutz Ansorge (BAR Business Advisory & Research GmbH), Christian Beck (Leiter RPA) und Jens Buchholz (Kirchenrat, CFE Prüfungsgebietsleiter und Mitglied des Kollegiums im Rechnungsprüfungsamt der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau) behandeln in ihrem Fachvortrag die Frage, wie sich Organisationen präventiv mit dem Thema Fraud und dolose Handlungen beschäftigen können. Was ist aber wenn „das Kind schon in den Brunnen gefallen“ ist? Die Antworten erfahren Sie im Video.
Arbeitskreis für kirchliche Revisionen und Rechnungsprüfungsämter
Bereits seit einigen Jahren pflegen wir eine sehr gute Partnerschaft mit kirchlichen Revisionen und Rechnungsprüfungsämtern. Dazu haben wir eine Austauschplattform ins Leben gerufen, auf der wir wichtige Informationen zur Verfügung stellen und uns gemeinsam über aktuelle Themen austauschen. Möchten Sie sich diesem Kreis anschließen? Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an qsr@ibo.de.
ibo-Erfolgsgeschichten.
Evangelisch-Lutherische Kirche in Norddeutschland
Rechnungsprüfungsamt
Revisionsmanagement
Der Einsatz von ibo QSR bei der Nordkirche ist ein voller Erfolg. Die Organisation des gesamten Prüfungsumfeldes wird durch die Software gesteuert. Durch die risikobasierte Mehrjahresplanung sind alle zu prüfenden Stellen fest im Blick. Alle Dokumente werden strukturiert und revisionssicher in einer zentralen Wissensdatenbank abgelegt.
Erzbischöfliches Ordinariat Wien
Revisionsmanagement
Mit der Einführung von ibo QSR wurden die Revisionsprozesse der Erzdiözese Wien standardisiert und die Qualität der Ergebnisse wesentlich gesteigert. Je Prüfungsmodell und Auftraggeber können individuelle Prüfungsprozesse gestartet werden. Der Fortschritt der Prüfungshandlung kann jederzeit nachvollzogen werden. Das gesamte Team profitiert von der intuitiven Software-Lösung.
"Wir sind sehr zufrieden und begeistert vom After-Sales-Support bei ibo. Ob inhaltliche Fragen oder Tipps und Tricks – die Trainer:innen und die Hotline von ibo haben ein offenes Ohr und schnell passende Antworten."
Claas Teipel,
Referat Prozessmanagement,
Erzbistum Paderborn
Einführungsunterstützung und Weiterbildung
Die Einführung unserer Software-Lösungen in Ihrer kirchlichen Organisation erfolgt innerhalb kürzester Zeit. Unsere erfahrenen Trainer:innen schulen alle betroffenen Mitarbeitenden und konfigurieren gemeinsam mit Ihnen die Anwendung nach den spezifischen Anforderungen Ihrer Verwaltung. Bei weiterführenden Fragen hilft Ihnen unser erstklassiger telefonischer Kundendienst schnell weiter. Wenn Sie sich noch tiefergehender mit fachlichen Organisationsthemen beschäftigen wollen, finden Sie bei der der ibo Akademie ein breites Seminarangebot mit Weiterbildungen und Zertifikaten zu unseren Themenfeldern.
Herausforderungen souverän meistern
Mit Weiterbildungen, Seminaren und Zertifikaten
Bauen Sie Ihre Organisations- und Methodenkompetenz mit gezielten Weiterbildungsangeboten, Lernreisen, Zertifikaten, Online-Kursen und wertvollem Wissenstransfer aus. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre persönliche Weiterentwicklung und lebenslanges Lernen zu stärken. Das fördert Ihre Handlungskompetenz und Position in Ihrer Kirche und ermöglicht, an zentralen Entscheidungen souverän mitzuwirken.
Veranstaltungen für Kirchen und kirchliche Organisationen
ibo Branchentag für Kirchen und die Sozialwirtschaft
Rückblick
Wissen, Trends, Praxisberichte und pragmatische Software-Lösungen – wir zeigten Ihnen bewährte Ansätze für ein umfassendes Organisationsmanagement in Ihrer Verwaltung.
ibo-Kirchenwoche
Rückblick
In dieser Woche lag unser Fokus auf den Kirchen. Unter dem Motto "Tradition trifft Innovation" gaben wir Ihnen Impulse für ein ganzheitliches Organisationsmanagement in der kirchlichen Verwaltung und der Sozialwirtschaft.
Fachbeiträge in der KVI im DIALOG
Das Rechnungsprüfungsamt im Fokus 1+1 = 4
Vernetzung und partnerschaftliche Zusammenarbeit = MEHRwerte für alle!
Erfolgreiches Projektmanagement durch klare Kommunikation und transparente Prozesse
Die Rolle von Kommunikation, Transparenz und Erfahrung im Umgang mit Veränderungen im Projektmanagement
Klare Abläufe, Vorgänge, Prozesse – Eine Chance für die effektive Zusammenarbeit
Wo und wie kann eine Investition in sinnvolle Abläufe helfen, um positive Veränderungen zu schaffen?
