Organisations-Management Software fördert den kommunalen Austausch.

Die Zusammenarbeit von Stadt Allendorf (Lumda) und ibo

Die über 1.200 Jahre alte Stadt Allendorf (Lumda) ist eine Kommune im Landkreis Gießen. Sie hat vier Stadtteile mit derzeit über 4.000 Einwohner:innen. Bereits im Dezember 2018 hat sich die Stadt mit dem ibo Aufbau-Manager beschäftigt und plante dessen Einführung nach der Genehmigung des Haushalts für das Jahr 2019.

Erreichte Ziele und Mehrwerte

Organisationsentwicklung

Digitalisierung von Stellenbeschreibungen und Aufgabengliederungsplänen
Relationale Datenbank ermöglicht die Anpassung von Inhalten mit einem geringen Aufwand
Strukturierte und revisionssichere Ablage aller Ergebnisse
Effizienter Einführungsworkshop
Der ibo Aufbau-Manager ermöglicht einen regelmäßigen Austausch aller Kommunen im Landkreis

Ich halte den ibo Aufbau-Manager für ein absolut nutzungsfreundliches Tool und die Betreuung durch ibo ist einfach spitze!

Christina Fricke, Leiterin Haupt- und Personalamt

Interview

Früher mussten wir eine Menge Papier durchforsten, um jede noch so kleine Anpassung einer Aufgabe in der jeweiligen Stellenbeschreibungen und im Aufgabenverteilungsplan vorzunehmen. Die Stellenbeschreibungen und der Aufgabenverteilungsplan waren zudem sehr veraltet. Daraus ergab sich ein akuter Aktualisierungsbedarf für die Kommune. Wir kamen sehr schnell zu dem Ergebnis, diese Problematik mit der Unterstützung einer Software zu lösen, damit wir die Daten nicht einfach nur in Word-Dokumenten bzw. Excel-Tabellen vorhalten. Nach der Präsentation einiger Tools ist unsere Wahl auf den ibo Aufbau-Manager gefallen, da er sämtliche Anforderungen unserer Kommune abdeckt. Anfallende Aktualisierungen können wir nun sehr schnell und vor allem einfach umsetzen.

Der größte Nutzen liegt ganz klar in dem geringen Aufwand bei der Anpassung von Stelleninhalten, beispielsweise im Fall eines Personalwechsels – dank der relationalen Datenbank im Hintergrund und der strukturierten und revisionssicheren Ablage sämtlicher Ergebnisse.

Bereits während der Einführungsschulung war ich dazu in der Lage, eigene Ergebnisse zu erzeugen. Man muss jedoch auch ehrlich sagen, dass der Wiedereinstieg bei längerer Nichtnutzung der Software etwas holprig ist. Aber dafür gibt es ja glücklicherweise die Hotline bei ibo.

Der Einführungsworkshop war sehr hilfreich, um das Verständnis für die Arbeitsweise im Tool zu bekommen und kann uneingeschränkt weiterempfohlen werden. Auch mit der Unterstützung nach dem Workshop bin ich sehr zufrieden. Sämtliche Fragen wurden schnell, ausführlich und kompetent beantwortet. Die Hotline steht mir auch bei kurzen Fragen zur Bedienung, gerade nach längerer Pause in der Benutzung der Software, schnell und unkompliziert zur Seite.

In unserer Verwaltung arbeiten alle Mitarbeiter:innen des Hauptamts mit dem ibo Aufbau-Manager, wenn auch die Hauptnutzung durch mich stattfindet.

Ja, das wurde sie. Ich schätze die Akzeptanz sogar als sehr hoch ein. Die Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit, direkt in der Software nachzuschauen, ob beispielsweise die ihnen zugeordneten Aufgaben stimmig sind. Eventuelle Anpassungen sind im Einvernehmen schnell und einfach durchgeführt.

Weil ich den ibo Aufbau-Manager für ein absolut nutzungsfreundliches Tool halte und die Betreuung durch ibo einfach spitze ist. Als Riesenvorteil sehe ich auch, dass fast alle Kommunen in unserem Landkreis das Tool bereits einsetzen. Das ermöglicht einen tollen Austausch untereinander. Mich würde es freuen, wenn der Austausch innerhalb der Städte und Gemeinden in einem noch größeren Kreis stattfinden kann. Davon können wir alle profitieren.

Anwenderbericht der Stadt Allendorf (Lumda)
Laden Sie sich den gesamten Anwenderbericht als PDF-Datei herunter!

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