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Prozessmodellierung im Unternehmen
Heutzutage ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen ihre Prozesse effektiv und effizient gestalten. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Prozessmodellierung. Durch die Visualisierung von Abläufen und die Identifizierung von Engpässen können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und somit Zeit und Kosten sparen.
Was ist Prozessmodellierung?
Prozessmodellierung ist eine Tätigkeit im Prozessmanagement, um einen oder mehrere Prozesse grafisch, textlich oder tabellarisch darzustellen. Sie ist Teil der Prozesserhebung, die dazu dient, alle relevanten Informationen zu Prozessen zu sammeln und in geeigneter Form aufzubereiten.
Auf diese Weise wird der Ist-Zustand von Abläufen in Unternehmen transparent gemacht. Die Prozessmodelle bilden die Basis für Prozessanalyse und Prozessoptimierung.
Prozessdiagramme können von Hand erstellt werden oder mit spezieller BPM-Software erfolgen. Diese Prozessmanagement-Tools ermöglichen es den Benutzern, Prozessdarstellungen auf eine benutzerfreundliche Weise zu erstellen, zu speichern und zu teilen. Ebenfalls erleichtern BPM-Plattformen die Zusammenarbeit und Integration zwischen verschiedenen Abteilungen oder Funktionen bei der Prozessmodellierung.
Warum ist die Prozessmodellierung so wichtig?
Der Nutzen von Prozessmodellierung besteht darin, wesentlicher Bestandteil verschiedener Managementkonzepte aus Strategie, Organisation, IT, Controlling oder Revision/Recht zu sein.
Prozessbeschreibungen spielen hierbei überall eine wichtige Rolle. So werden mit ihrer Hilfe beispielweise Geschäftsmodell-Innovationen unterstützt, Prozessautomatisierung umgesetzt oder Governance, Risk und Compliance (GRC) verwirklicht.
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Wie geht man bei der Prozessmodellierung vor?
1. Prozessbereich abgrenzen
Zunächst müssen die Prozesse identifiziert werden, die modelliert werden sollen. Hierbei unterstützen die Elemente der Prozessdefinition sowie die Prozessarchitektur.
2. Modellierungsauftrag klären
Hierbei sind Ziel, Methode und Rollen der Prozesserhebung und -modellierung festzulegen.
3. Prozess erheben
Prozessbeteiligte zu Abläufen in Workshops oder schriftlich befragen und Prozesse tabellarisch oder grafisch erfassen.
4. Prozesse darstellen
Prozesse in Diagrammen wie Prozesslandkarten, BPMN oder Flowcharts visualisieren oder textlich in Arbeitsanweisungen dokumentieren.
5. Prozessmodell abstimmen
Prozessdarstellung Betroffenen vorlegen und Änderungsvorschläge einarbeiten.
6. Prozessbeschreibung veröffentlichen
Über BPM-Plattform oder in Organisationshandbüchern freigeben und kommunizieren.
Welche Symbole gibt es bei der Prozessmodellierung?
Es gibt folgende grundlegenden Symbole, mit denen man die Bestandteile von Prozessen modellieren kann:
Start- und Endereignis
Diese Symbole zeigen den Prozessinput als Beginn und den Prozessoutput als Ende des Prozesses an. Meist werden sie als Kreis modelliert.
Aktivitäten wie Aufgaben oder Teilprozesse
Diese Symbole repräsentieren bei der Modellierung die einzelnen Schritte oder Tätigkeiten im Prozess. Sie werden häufig als Rechteck dargestellt.
Entscheidungen
Diese Symbole werden verwendet, um Entscheidungen im Prozess zu markieren. Sie können als Raute dargestellt werden und zeigen normalerweise eine Ja/Nein-Frage oder eine Entscheidung an, die getroffen werden muss.
Verbindungslinien
Diese Symbole verbinden die verschiedenen Prozesselemente miteinander und zeigen die zeitlich-logische Folge Aktivitäten, Entscheidungen etc..
Darüber hinaus gibt es viele weitere Symbole für beispielsweise Datenobjekte, IT-Systeme, Informationen oder Sachmittel, die je nach Prozessmodellierungsmethode oder Anwendungsbereich verwendet werden.
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Prozessbeteiligte als Flowchart oder Swimlane?
Möchte man einzelne Prozesse grafisch modellieren, besteht eine zentrale Frage darin, wie man die Prozessbeteiligten darstellt. Diese Aufgabenträger können Organisationseinheiten wie Stellen, Funktionen, Rollen oder Abteilungen sein. Grundsätzlich kann man zwischen den beiden Diagrammtypen Flowchart und Swimlane unterscheiden.
Flussdiagramme wie zum Beispiel der Folgeplan sind komprimierte Prozessmodelle, da die Elemente Aufgabenträger (Wer) und Aufgabe (Was) in ein Symbol integriert werden.
Schwimmbad-Modelle wie BPMN oder Prozessdiagramm nutzen je beteiligte Organisationseinheit eine eigene Bahn (Lane) für die Prozessschritte.
Welche Prozessdiagramme eignen sich für welche Einsatzgebiete?
Grundsätzlich unterscheidet man drei Kategorien von grafischen Prozessdarstellungen. Zum einen hängt die Zuordnung von der zu modellierenden Prozessebene in der Prozessarchitektur ab. Zum anderen richtet sich die Einteilung der Prozessmodelle danach, bei welchen Methoden im Prozessmanagement sie hauptsächlich eingesetzt werden.
Möglichkeiten der Prozessmodellierung
Prozesslandkarte im Unternehmen
Die Übersicht behalten.
Eine Prozesslandkarte ist ein unverzichtbares Werkzeug für jedes Unternehmen. Erfahren Sie mehr über den Einsatz von Prozesslandkarten und ihren Auswirkungen auf unterschiedliche Bereiche des Unternehmens.
Prozessmodelle im Detail
Operatives Tagesgeschäft
(Detail-)Prozessmodelle beschreiben Abläufe sehr genau. Die entsprechenden Notationen beinhalten in der Regel eine umfangreiche Symbolpalette.
End-to-End-Prozesse im Überblick
Eigenschaften und Arten
Ein End-to-end-Prozesse visualisieren grob alle wesentlichen Schritte vom Kundenbedürfnis bis zur Leistungserbringung. Erhalten Sie einen Überblick mit Beispielen aus der Praxis.
BPMN Prozessmodellierung
Vorteile und Symbole
BPMN oder Business Process Modeling Notation ist ein Standard zur Modellierung von Geschäftsprozessen. BPMN Symbole Download als PDF-Übersicht, Vorteile und mehr.
- Gestaltung Prozesslandkarte
- BPMN-Modellierung
Software zur effizienten Prozessmodellierung
Vorteile von ibo Prometheus
- Schnelle und einfache Prozessmodellierung
- Abbildung von Prozesslandkarten und Geschäftsprozessen, z. B. in der Notation BPMN 2.0
- Unterstützung der Fachbereiche durch einfache Erhebungstechniken wie eine tabellarische Prozesserfassung
- Digitale Workflows zur Einbindung aller beteiligten Personen
- Gemeinsames Arbeiten am Prozessmodell mit Hilfe einer Kommentarfunktion
- Einfache Ermittlung von Prozesskennzahlen
- Simulation und Analyse von Durchlaufzeiten und Kosten
- Individuelle Auswertungen, Reportings und Monitoring von Prozessen
- Abbildung von Risiken und Kontrollen zur Unterstützung des Risikomanagements
