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Prozessmanagement-Methoden richtig einsetzen
BPR, BMC, OPEX, GPO, Lean, Six Sigma, KVP, TPS, Kaizen, Kata: es gibt über 100 Methoden im Prozessmanagement.
Schnell verliert man den Überblick. Manche Methoden ähneln sich sehr, andere sind substanziell verschieden. Einige Konzepte sind alter Wein in neuen Schläuchen, einige Managementansätze sind sehr innovativ. Hier wird nun Licht ins Dunkle gebracht.
Was versteht man unter einer Methode im Prozessmanagement?
Eine Prozessmanagementmethode ist ein Ansatz, der sich durch spezifische Merkmale bezüglich Gestaltungsbereich, Ziel, Optimierungsansatz, Vorgehen, Verantwortlichkeit, Beteiligung, IT-Bezug und Kultur charakterisieren lässt.
Worin unterscheiden sich die Methoden?
Die Methoden ähneln sich in vielen Punkten, in manchen Aspekten weichen sie gravierend voneinander ab. Man kann die Konzepte nach verschiedenen Merkmalen gruppieren. Legt man das Augenmerk auf den Optimierungsansatz spricht man grob von den beiden Methodenklassen Prozessinnovation und Prozessverbesserung. In der ersten Gruppe werden End-to-end-Prozesse von Grund auf erneuert oder innovative Prozesse auf grüner Wiese entwickelt. In der zweiten Kategorie werden bestehende Prozesse optimiert.
Lernen Sie die Methoden kennen!
Nimmt man noch die Merkmale Vorgehen, Verantwortlichkeit und Beteiligung hinzu, bietet sich eher eine Dreiteilung an. Denn gerade die Konzepte zur Prozessverbesserung unterscheiden sich vor allem danach, ob sie projektorientiert oder im Tagesgeschäft erfolgen und ob sie vorwiegend von Expert:innen oder eher flächendeckend durchgeführt werden. Im Folgenden werden deshalb nun drei signifikant unterschiedliche Arten von BPM-Methoden mit ihren jeweils bekanntesten Vertretern vorgestellt:
Die drei Gruppierungen
Prozessinnovation
z. B. BPR, BMC
Bei der Prozessinnovation geht es im Kern darum, alle wesentlichen End-to-end-Prozesse auf die Unternehmensstrategie auszurichten und sie bei gravierenden Zielabweichungen grundlegend zu erneuern.
Prozessoptimierung
z. B. GPO, Six Sigma
Unter Prozessoptimierung werden alle Managementkonzepte gefasst, die einzelne bestehende End-to-end-Prozesse oder größere Teile davon in Projekten durch analytische Optimierungsmaßnahmen sprunghaft verbessern.
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
z. B. Kaizen, Kata
Die kontinuierlichen Verbesserungsprozesse passen Teilprozesse in kleinen Schritten an Umweltveränderungen an, um das aktuelle Leistungsniveau zu erhalten oder inkrementell zu steigern.
Vergleich
In folgender Abbildung werden die drei Gruppen anhand der Definitionsmerkmale einer Methode verglichen. Durch die detaillierte Aufschlüsselung lassen sich die Einsatzgebiete der einzelnen Methoden erkennen und ableiten.
Prozessinnovation | Prozessoptimierung | Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) | |
|---|---|---|---|
| Bekannte Methoden | BPR, Design Thinking, BMC, OPEX, BPO, SCM, CRM, Customer Journey | GPO, Six Sigma, Wertstromanalyse, TCT, TRIZ, Lean, Agiles Prozessmanagement | Kaizen, Kata, BVW, OKR, Kanban, TPS, TQM, PDCA-Zyklus, 5S, CIP |
| Gestaltungsbereich | Gesamtunternehmen, alle End-to-end-Prozesse, Kernprozesse, außen orientiert | Einzelne End-to-end-Prozesse, innen orientiert | Teilprozesse oder Aufgaben |
| Problemstellung | Disruption gefährdet Existenz vom Unternehmen, Innovative Geschäftsmodelle | Prozessuale Probleme, Sinkende Effizienz, Kundenbeschwerden | alltägliche Probleme, Störungen des Prozessablaufs, punktuelle Schwächen |
| Ziel | Prozesserneuerung, Turn-Around, Prozesse auf Strategie/Geschäftsmodell ausrichten | Sprunghafte Prozessverbesserung, deutlich höheres Leistungsniveau | aktuelle Leistungsniveaus erhalten oder kontinuierlich verbessern |
| Optimierungsansatz | Radikal, fundamental, revolutionär, kreativ, konzeptionell, soll-orientiert, visionär | Ist-orientiert, analytisch, inkrementell, evolutionär, empirisch | Ist-orientiert, analytisch, inkrementell, evolutionär, empirisch |
| Vorgehen | Process follows strategy, Multi-Projektmanagement, Priorisierung | Problemlösungstechniken, Klassisch oder agiles Projektmanagement | Kanban-Board, Shopfloor, Kontinuierliche Prozessverbesserung |
| Verantwortlichkeit | Leader/Top-Management | Team von Spezialist:innen | Alle, Linienorganisation |
| IT-BPM | Abstimmung Strategie Prozess- und IT-Architektur, Migrations-Roadmap | Prozessautomatisierung, IT-Unterstützung in bestehender Landschaft, ERP-Benchmarking | Workarounds (RPA), Quick-Wins, Optimale Nutzung vorhandener Hard- und Software |
| Beteiligung | Top-down, Keine oder sehr geringe Mitarbeiterbeteiligung | Workshops, Mitglied im Projektteam, mittlere Mitarbeiterbeteiligung | Bottom-up, sehr hohe, flächendeckende Mitarbeiterbeteiligung |
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