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Prozessautomatisierung
Digitalisieren Sie Ihre Prozesse agil und intelligent. Erzielen Sie sofort messbare Erfolge mit verschiedenen BPM-Methoden und -Technologien
Prozessautomatisierung hilft Ihnen dabei, die Performance und Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse zu steigern und Kosten- oder Zeiteinsparungen zu realisieren. Verschiedene Technologien und Ansätze werden eingesetzt, wie zum Beispiel BPMN 2.0, Workflow Engine, DMN, RPA, IoT, Low code oder KI. Jedoch entstehen dabei auch neue Anforderungen an bisher bewährte Vorgehensweisen, Praktiken und Tools.
Was ist intelligente Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung ist ein Lösungsansatz bei der Prozessgestaltung, um Abläufe, so weit wie wirtschaftlich sinnvoll, technisch auszuführen oder zu unterstützen.
Digitale und analoge Prozesse müssen in Einklang gebracht werden. Im Bereich Sicherheit geben Regulatorik, Interne Kontrollsysteme (IKS), Aufsichtsrecht etc. die Anforderung nach fehlerfreien und jederzeit nachvollziehbaren Prozessen vor. Kostendruck im Unternehmen aber auch Qualitätsversprechen an die Kund:innen erfordern effiziente, schnelle Prozessabläufe.
Welche Prozesse können automatisiert werden?
Automatisieren ist sinnvoll bei Prozessen mit folgenden Merkmalen:
- Klare Struktur
- Klare, eindeutige Verarbeitungsregeln
- Festgelegte Reihenfolge der Bearbeitungsstationen
- Klar geregelte Ausnahmebedingungen und zugehörige Aktionen
- Relativ geringe Variantenzahl.
Mit anderen Worten: Prozessautomatisierungen eignen sich vorwiegend für Routineprozesse.
Vor der Automatisierung: Prozesse optimieren!
Vor der Automatisierung von Prozessen werden diese entweder als Soll-Prozess neu erstellt oder vorhandene Prozesse werden gezielt optimiert. Vor allem in Prozessworkshops, in denen Teams Veränderungsmaßnahmen für die einzelne Prozessschritte oder den gesamten End-to-End-Prozess entwickeln, haben sich Checklisten für Prozesslösungen bewährt.
Abgebildet ist hier der Überblick aus dem Katalog “4 x 8 Prozessdesign-Heuristiken” zu den Bereichen Technik und Information. Im Katalog (siehe Download weiter unten) finden Sie konkrete Optimierungsansätze und die zu beeinflussenden Prozesskennzahlen.
Prozessdesign Heuristiken im Detail
Dieses PDF wird Ihre Prozessoptimierung voranbringen! Mit den “4 x 8 Prozessdesign-Heuristiken” erhalten Sie einen Überblick über die Optimierungsansätze Ihrer End-to-End-Prozess in den vier Bereichen Aufbauorganisation, Prozesslogik, Rahmenorganisation, Technik und Informationen. Sie erhalten zu jedem der vier Bereiche eine genaue Beschreibung der Optimierungsansätze und erkennen, welche Prozesskennzahl damit optimiert werden kann.
Download: Prozessdesign Optimierungsansätze
Ein Tipp: Nehmen Sie sich einen konkreten End-to-End-Prozess vor und unterziehen ihn unserem Prozessoptimierungscheck. Sie erhalten Empfehlungen mit Optimierungsmaßnahmen aus verschiedenen Kategorien.
In 7 Schritten zum automatisierten Prozess
Durch die Automatisierung kann ein Prozess prinzipiell besser gemacht werden. Um jedoch den bestmöglichen, optimierten Prozess auch automatisieren zu können, müssen im Vorfeld die „klassischen Hausaufgaben“ erledigt werden, wie man sie aus Prozessoptimierungsprojekten kennt.
1. Erkennung – Am Anfang steht die Business-Logik
Bevor man sich mit den Themen Process-Engine und Anbindung vorhandener Systeme beschäftigt, sind alle Fragen rund um die Business-Logik zu beantworten. Diese umfasst u. a. die Prozesse, Regeln, Schnittstellen, Verfahren und Rollen. Die Kunst liegt darin, die überwiegend in den Köpfen der Mitarbeitenden und im Programmcode der Anwendungen „versteckte“ Logik in ein Modell zu übertragen. Als Notationsstandard hat sich hier BPMN (Business Process Model and Notation) etabliert. Prozesse werden damit fachlich modelliert und später durch die Anbindung an IT-/Workflow-Management-Systeme zur Ausführung gebracht.
2. Vermeidung – „Kill or not Kill, das ist hier die Frage“
Liegt der Prozess dokumentiert vor, sind zunächst alle Aufgaben daraufhin zu überprüfen, ob deren Ausführung unverzichtbar oder unvermeidbar ist. Nur durch den Wegfall einer Aufgabe könnte z. B. die komplette Bearbeitungszeit eingespart werden. Echte „Klassiker“ sind hier die Erfassung von bestimmten Kundenmerkmalen, die später nicht mehr genutzt werden oder die Erstellung von Reports, deren Empfänger und Nutzen unklar ist.
3. Vereinfachung – KISS: „Keep It Short And Simple“
Ist eine Aufgabe zwingend notwendig, dann stellt sich die Frage, ob deren Ausführung vereinfacht werden kann. Durch die Reduktion der Bearbeitungskomplexität kann wiederum die Bearbeitungszeit deutlich gesenkt werden. Als Beispiel dient hier die Verdichtung der zur Erfassung notwendigen Daten auf wenige Masken.
4. Vereinheitlichung – Varianten: so viel wie nötig, so wenig wie möglich
Werden Aufgaben in unterschiedlichen Prozessen oder von unterschiedlichen Personen ausgeführt, dann kann die Bearbeitungszeit durch Vereinheitlichung reduziert werden. Kann ein Vorgehen als Best-Practice auserkoren werden, ist es als Standard zu definieren; z. B. die Standardisierung der Ablage von Daten in Ordner oder die Wareneingangsüberwachung durch den Lieferanten im Einkauf anhand eines einheitlichen Tools.
5. Verlagerung – selber machen oder machen lassen (make or buy)
Trotz der Schritte 2 bis 4 ist vor einer möglichen Automatisierung zu prüfen, ob die Aufgaben oder der Prozess zum Kerngeschäft bzw. zu den Kernkompetenzen des Unternehmens gehört, wertschöpfend ist und auf die kaufentscheidenden Musskriterien (kritischen Erfolgsfaktoren) einzahlt oder nicht. Wenn diese Frage mit „Nein“ beantwortet werden kann und es externe Spezialisten gibt, die eine Aufgabe oder einen Prozess schneller und effizienter abwickeln können, ist eine Auslagerung der Aufgabe zu erwägen. Als Beispiel dient hier die Abwicklung des Zahlungsverkehrs oder die Auslagerung von Personal- oder Buchhaltungsprozessen. Auch die Verlagerung in einen Shared Sevice Center (SSC) ist dabei denkbar.
6. Automatisierung – zentraler Schritt in der Prozessoptimierung
Sind die Aufgaben standardisiert, dann ist zu prüfen, ob deren Ausführung technisch unterstützt werden kann. Das Resultat kann eine vollständige Automatisierung oder eine Teilautomatisierung sein; z. B. das automatische Auslesen von Antragsdaten.
7. Skalierung – Volumen und Skaleneffekte erzeugen
Wenn der Prozess automatisiert wurde, sollten möglichst viele Prozessinstanzen über die Process-Engine laufen. Mit jedem weiteren Vorgang verbessert sich das Kosten-Nutzen-Verhältnis, da der Kostenanteil für die zu vorhandene Infrastruktur sinkt.
Beispiel Prozessautomatisierung
HR-Prozesse
Automatisierung von Bewerbungsprozessen, Onboarding neuer Mitarbeitenden, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung
Finanz- und Rechnungswesen
Automatisierung der Rechnungsverarbeitung, Budgetplanung und Berichterstattung, um menschliche Fehler zu minimieren
Kundenservice
Einsatz von Chatbots und automatisierten Antwortsystemen zur Beantwortung von häufigen Kundenanfragen
IT-Management
Automatisierung von Systemüberwachungen, Software-Updates und Backup-Prozessen zur Gewährleistung einer reibungslosen IT-Infrastruktur
Marketingautomatisierung
Verwendung von Software zur Automatisierung von Kampagnen, Lead-Generierung, E-Mail-Marketing und Analyse von Marketingdaten
Fertigungsprozesse
Automatisierung in der Produktion durch den Einsatz von Industrierobotern, die Montage, Verpackung und Qualitätskontrollen durchführen
Tools für die Prozessautomatisierung
- Business Orchestration and Automation Technologies (BOAT)
- Digital Process Automation (DPA-)Software
- End-to-End/Microservice Orchestration
- Low Code Application Platform (LCAP)
- Decision Management Platform
- Künstliche Intelligenz (KI)
- Robotic Process Automation (RPA)
- Intelligent Document Processing (IDP)
- Integration Platform as a Service (iPaaS)
- Multi-Experience Development Platforms (MXDP)
Prozesse ausführen mit ibo Prometheus
Digitalisieren Sie Ihre Prozesse und arbeiten Sie Ihre Aufgaben in Prozessen workflowgesteuert ab. Mit der App "Prozesse ausführen" in ibo Prometheus können Sie innerhalb kurzer Zeit wiederkehrende Prozessinstanzen abarbeiten. Wie geht das ohne Code? Ohne Programmierung? Nur mit dem grafischen Prozess als Grundlage? Ganz einfach: schauen Sie selbst im Video.
Sie möchten mehr darüber wissen, wie Sie Ihre Prozesse sicher automatisieren?
In wenigen Schritten zu Ihrem ersten automatisierten Prozess!
Analysieren Sie gemeinsam mit uns Ihre Prozesse und erzielen Sie sofort messbare Erfolge: wertschöpfend vom ersten Prozessschritt und ab der ersten Minute! Prozessautomatisierung ermöglicht Ihnen mehr Zeit fürs Wesentliche, senkt Ihre Prozesskosten und steigert die Qualität Ihrer Prozesse.
Initialer Check-up und Prozessanalyse
Im ersten gemeinsamen Check-up analysieren wir die Ist-Situation Ihres Unternehmens. Danach identifizieren und priorisieren wir mögliche Prozesse, die für eine Prozessautomatisierung geeignet sind. Mit Process Mining oder Prozessmodellierung mit BPMN erheben wir Ihre Ist-Prozesse und Prozesskennzahlen.
Prozessrealisierung
Gemeinsam automatisieren: Vom Prozess-Design über die Programmierung bis zur Prozessausführung – nach wenigen Wochen steht Ihr erster automatisierter Prozess. Und ganz nebenbei können Sie Prozesskennzahlen wie Produktivität, Prozessqualität oder Durchlaufzeit in Echtzeit verfolgen.
Center of Excellence (CoE)
Nutzen Sie die neuen Erfahrungen für die Automatisierung. Wir zeigen Ihnen einen Ansatz, um die Prozessautomatisierung nachhaltig in Ihrem Unternehmen, Ihren Methoden und in Ihren Rollen zu verankern.
Mehr Informationen zum Thema Prozessautomatisierung
Seminar
Prozesse digitalisieren
Bewusst mit Prozess-Digitalisierung und -Automatisierung umgehen: In diesem Seminar werden Sie Prozess-Digitalisierung selbst vorbereiten, erleben und vor allem die Vorgehensweise zur Einführung digitaler Prozesse verstehen.
Webinar
RPA – Ihr pragmatischer Weg zur Prozess-Automatisierung
In diesem Webinar lernen Sie proBOT und sein Thema Robotic Process Automation (RPA) kennen. Erfahren Sie mehr über die Vorüberlegungen zur Auswahl der richtigen Prozesse, die Analyse der wichtigsten Parameter und die Optimierung. Ihr Weg in die Prozessautomatisierung.
ibo-Blog
Digitalisierung interner Prozesse
Viele Firmen treiben die Digitalisierung nach außen erfolgreich voran. Aber wie sieht es nach innen aus? Hier hapert es oft noch. Dabei gibt es in Unternehmen viele Prozesse, die man nach der “think big - start small"-Variante digitalisieren kann. Hier ein paar Tipps zur Digitalisierung interner Prozesse.
FAQs zu Prozessautomatisierung und RPA
RPA ist ein Ansatz zur Prozessautomatisierung, bei dem manuelle Tätigkeiten durch Softwareroboter erlernt und automatisiert ausgeführt werden.
Der Nutzen von RPA liegt auf der Hand: Einfach strukturierte, wiederkehrende Aufgaben übernimmt der Roboter. Hochqualifizierte Mitarbeiter:innen können sich endlich wieder anspruchsvolleren oder kreativen und häufig auch kritischen Prozessen zuwenden. Standardprozesse laufen schnell, stabil, fehlerfrei und mit deutlich weniger Prozesskosten.
RPA kann für Sie eine Lösung sein, wenn
- Sie sich über ständig wiederholende, administrative Prozesse ärgern
- Sie die Kosten der Administration senken möchten
- Ihnen die Fehlerquoten der manuellen Prozessbearbeitung ein Dorn im Auge sind
- Sie sich fragen, warum digitale Informationen immer noch manuell verarbeitet werden
- Sie Ihre Optimierungsansätze zeitnah umsetzen möchten.
Repetitive Tätigkeiten wie Stammdatenaktualisierung, Kundendatenpflege, Bewerbermanagement, Mahnverfahren, Buchungen, Dokumentenablage, Prüfverfahren, E-Mail-Bearbeitung oder Datenübertragung bieten sich für RPA an.
Für die Wahl geeigneter Prozesse helfen Prozesslandkarten und End-to-end-Prozesse bei der Priorisierung. Wichtig ist dabei besonders die Identifikation passender und nicht passender (Teil-)Prozesse zur Digitalisierung. Die Multiprozesssicht ist besonders wichtig, wenn digitale und analoge Prozesse in Einklang gebracht werden müssen. Bevor es an die Automatisierung geht, bietet sich die Auswahl eines Pilotprozesses an.
Prozessautomatisierung bezeichnet den Einsatz von Automatisierungstechnik (wie RPA oder Workflow-Automatisierungstools), um Abläufe in technischen oder geschäftlichen Prozessen zu automatisieren.
Die Voraussetzung für automatisierte Prozesse ist u.a. elektronisch lesbarer Input. Zuvor analoge oder papierbasierte Prozesse werden in ein digitales Format umgewandelt, die sogenannte Prozessdigitalisierung.
Prozessdigitalisierung konzentriert sich auf optimale Informationsverarbeitung und Verfügbarkeit, die Prozessautomatisierung auf Geschwindigkeit und Effizienz automatisierter Abläufe. Prozessautomatisierung wird häufige in Folge digitalisierter Prozesse implementiert. Die Kombination verspricht Unternehmen größere Wettbewerbsvorteile.
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