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Personalbedarf berechnen und planen

Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen stets über genügend qualitative und quantitative Personalressourcen verfügt, um seine Ziele zu erreichen? Dieses Vorhaben können Sie unterstützen, indem Sie den Personalbedarf Ihres Unternehmens feststellen und die richtigen Maßnahmen ergreifen, um diesen Bedarf zu decken.

Was ist Personalbedarf?

Personalbedarf definiert die quantitativ und qualitativ erforderliche Anzahl an Mitarbeitern, sowohl in Bezug auf ihre Zahl als auch auf ihre Fähigkeiten. Dieser Bedarf wird durch drei Hauptaspekte bestimmt: die Beschaffenheit der zu erledigenden Aufgaben, das Volumen und den Zeitpunkt, zu dem diese Aufgaben anfallen, sowie die Dauer, die für die Erledigung der Aufgaben benötigt wird.

 

Personalbedarf berechnen

Ziele einer Personalbedarfsermittlung

Das Ziel einer Personalbedarfsermittlung besteht darin, den aktuellen und zukünftigen Personalbedarf anhand möglichst objektiver und verlässlicher Kriterien zu bestimmen, um die geplanten Aktivitäten effizient und effektiv durchführen zu können. Zu Beginn eines Personalbemessungsprojektes müssen die damit verbundenen Ziele festgelegt werden.

Klare und eindeutige Ziele sind der erste Schritt zu einer erfolgreichen Personalbedarfsermittlung. Mit der Personalbemessung werden häufig folgende Zielsetzungen verfolgt:

  • Angemessene Auslastung der Beschäftigten gewährleisten
  • Aufgabenerledigung in einer angemessenen Zeit sicherstellen
  • Gleichartige Tätigkeiten auch gleich bewerten
  • Objektive, nachvollziehbare und kontrollierbare Bemessungsergebnisse liefern und Ermessensentscheidungen einschränken
  • Entscheidungsgrundlagen für genehmigungspflichtige Personalausstattung liefern
  • Personalkapazitäten an veränderte Arbeitssituationen anpassen
  • Leistungspotenziale sichtbar machen und Fehlallokationen erkennen
  • Bemessungsmethoden und -bewertungen vereinheitlichen
  • Orientierungs- und Entscheidungshilfen für Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen liefern (Benchmarking, Kennzahlenvergleiche etc.).

Wird den Betroffenen bewusstgemacht, welche Vorteile die Personalbemessung ihnen persönlich bringt, wird damit auch die Akzeptanz gefördert.

Das Organisationshandbuch definiert die Ziele einer Personalbemessung wie folgt: Die Durchführung einer Personalbemessung ist erforderlich, um den für eine vorgegebene Aufgabe oder für einen bestimmten Prozess bzw. Vorgang erforderlichen quantitativen und qualitativen Personalbedarf zu überprüfen und festzustellen. 

Ziel ist es, eine zeitgerechte Aufgabenerledigung mit angemessener Auslastung der Aufgabenverantwortlichen in einer definierten Prozessqualität zu erreichen und damit der Anforderung einer sachgerechten und wirtschaftlichen Aufgabenerfüllung zu entsprechen.

Formel zur Berechnung des Personalbedarfs

Auch wenn die eigentliche Berechnungsformel einfach zu sein scheint, so ist der Weg dahin oft sehr steinig. Die Art der Tätigkeit bzw. Aufgabe geht meist aus der organisatorischen Beschreibung hervor oder lässt sich vergleichsweise einfach ermitteln. Die deutlich größere Hürde bilden die beiden Faktoren Menge und Zeit. Je nach Tätigkeit sind zur Ermittlung unterschiedliche Methoden notwendig.

Erhebungsverfahren

Wählen Sie zwischen analytische Schätzverfahren und analytischen Berechnungsverfahren.

Zu den Erhebungsverfahren

Methoden

Eine effiziente Methode zur Personalbedarfsplanung ist das 5-Phasen-Modell.

Zu den Methoden

Personalbedarfsplanung

Warum wird eine Personalbedarfsplanung durchgeführt?

Es gibt vielfältige Auslöser und Anlässe für eine Erhebung des Personalbedarfs – beispielsweise Umstrukturierungen, Transformationen, Digitalisierungsvorhaben, geplante organisatorische Veränderungen oder gesetzliche und regulatorische Verpflichtungen.

Personalbedarfsplanung öffentliche Verwaltungen

In der öffentlichen Verwaltung sind die Regularien im Organisationshandbuch vorgegeben. Die Verpflichtung zur Ermittlung des Personalbedarfs für den Bereich des Bundes ergibt sich aus Nr. 4.4.1 der VV zu § 17 BHO, wonach Planstellen nur ausgebracht werden dürfen, soweit sie unter Anwendung angemessener Methoden der Personalbedarfsermittlung sachgerecht und nachvollziehbar begründet sind.

Personalbedarfsplanung Sozialversicherungsträger

Sozialversicherungsträger dürfen laut Sozialgesetzbuch (§ 69 – Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) Ý Gemeinsame Vorschriften für die Sozialversicherung – (SGB IV), Absatz 6) Planstellen und Stellen nur ausbringen, soweit sie unter Anwendung angemessener und anerkannter Methoden der Personalbedarfsermittlung begründet sind. Die Erforderlichkeit der im Haushaltsplan ausgebrachten Planstellen und Stellen ist bei gegebenem Anlass, im Übrigen regelmäßig zu überprüfen.

Personalbedarfsplanung Sparkassen

Banken und Sparkassen führen Personalbemessungen durch, um den reibungslosen Betrieb von Bankdienstleistungen zu gewährleisten. Sie sind bestrebt, ihre Dienstleistungen effizient und kundenorientiert zu erbringen. Dazu gehört auch die Planung der Personalausstattung. Die Personalbemessung ermöglicht es, die richtige Anzahl von Mitarbeitenden für die verschiedenen Aufgaben und Arbeitsbereiche zu bestimmen. Dies hilft, die Qualität der Dienstleistungen aufrechtzuerhalten und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Einmaliges Projekt oder wiederkehrende Aufgabe?

Eine Personalbedarfsermittlung sollte nicht als Einzelmaßnahme durchgeführt werden, sondern in einen kontinuierlichen Prozess der Ziel- und Aufgabensteuerung eingebunden werden. Zu Beginn ist Personalbemessung natürlich ein Projekt, das dann zur Linienaufgabe werden sollte, um auf der Basis der Ergebnisse und Erkenntnisse Prognosen treffen zu können, Veränderungen zu planen. Der Mehrwert besteht nicht nur darin, ex post zu betrachten wie viele Mitarbeitende man in der Vergangenheit benötigt hätte, sondern prospektiv vernünftige Prognosen abgeben zu können, wie sich bspw. Mengen verändern werden und was diese Veränderungen für zukünftige Kapazitäten bedeuten. 

Die Personalbemessung dient also zunächst dazu, eine Datenbasis zu schaffen und den Ist-Zustand zu ermitteln. Aus ihrem Ergebnis ist erkennbar, welche Personalressourcen eine Organisation aktuell aufwendet, um ihre gegenwärtigen Aufgaben zu erledigen. Verbunden mit neuen Aufgaben, einer aufgabenkritischen Betrachtung, einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess und Prozessoptimierungen werden die Personalbedarfe fortlaufend angepasst (Soll-Zustand).

Unterschied zwischen Personalbemessung und Personalbedarfsplanung

Bei der Personalbedarfsermittlung liegt der Fokus darauf den Ist-Zustand zu erheben. Also zu ermitteln, wie viele Beschäftigte im betreffenden Jahreszeitraum in welcher Organisationseinheit notwendig waren, um die anfallenden Aufgaben zu erledigen. Die Personalbemessung ist die Basis für eine langfristige Personalplanung und ein wesentliches Instrument der Personalressourcensteuerung.

Die Personalbedarfsplanung umfasst Methoden, mit denen ein Blick in die Zukunft geworfen werden kann. So können bereits heute verschiedene Szenarien analysiert werden, um zukünftigen Ressourcen vorausschauend zu planen, Personalplanung voranzutreiben und in einer sich verändernden Welt auf neue Herausforderungen vorbereitet zu sein.


Software zur Erhebung des Personalbedarfs

Die softwaregestützte Personalbedarfsermittlung bietet zahlreiche Vorteile. Personalbemessungen sind ein komplexes und herausforderndes Thema, das in vielen Organisationen und Unternehmen von großer Bedeutung ist. Es ist unerlässlich, dass die eingesetzte Software ein solides Fundament bildet und die Durchführung und Auswertung reibungslos unterstützt. Von der Erstellung des Aufgabenkatalogs über die Durchführung der Erhebung bis hin zur Auswertung der Daten und Erstellung von Szenarien und Vergleichen (Fortschreibung). 

Vorteile der ibo Personalbemessung

Die ibo Personalbemessung ist eine branchenübergreifende Standardsoftware zur Erhebung des Personalbedarfs. Die Software basiert auf dem Organisationshandbuch des Bundes, das vom Bundesinnenministerium herausgegeben wird. 

Mit dem Tool wird sowohl der Erhebungsaufwand der Beteiligten als auch der Aufwand des Projektteams deutlich reduziert. Es ist darauf spezialisiert, Bearbeitungszeiten von einer großen Anzahl an Mitarbeitenden zu erheben und bei Bedarf die Erhebung durch Mengen zu den jeweiligen Aufgaben zu ergänzen. Entsprechende Ergebnisse lassen sich fortschreiben und individuell auswerten.

Der ibo Visionsrechner versetzt Sie zudem in die Lage, geplante Veränderungen in der Anwendung über sogenannte Szenarien zu simulieren und so frühzeitig Auswirkungen von Trends und Zukunftsvisionen zu erkennen. So können Sie Ihre zukünftigen Personalressourcen bereits heute vorausschauend planen.

Zur ibo Personalbemessung

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