Personalbedarf berechnen und planen

Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen stets über genügend qualitative und quantitative Personalressourcen verfügt, um seine Ziele zu erreichen? Dieses Vorhaben können Sie unterstützen, indem Sie den Personalbedarf Ihres Unternehmens feststellen und die richtigen Maßnahmen ergreifen, um diesen Bedarf zu decken.

Personalbedarf definiert die quantitativ und qualitativ erforderliche Anzahl an Mitarbeitern, sowohl in Bezug auf ihre Zahl als auch auf ihre Fähigkeiten. Dieser Bedarf wird durch drei Hauptaspekte bestimmt: die Beschaffenheit der zu erledigenden Aufgaben, das Volumen und den Zeitpunkt, zu dem diese Aufgaben anfallen, sowie die Dauer, die für die Erledigung der Aufgaben benötigt wird.

Bei einer Personalbedarfsermittlung (PBE) steht also die Erhebung des aktuellen Personalbedarfs (angegeben in Vollzeitäquivalenten, Mitarbeiterkapazitäten etc.) für die vorhandenen Aufgaben im Vordergrund. Das primäre Ziel ist damit die Überprüfung der bestehenden Personalausstattung inklusive Identifikation einer Über- oder Unterdeckung im Ist-Zustand. Darüber hinaus können Schätzungen erste Erkenntnisse über benötigte Ressourcen zur Erledigung zukünftig vorgesehener Aufgaben liefern. Es gibt verschiedene Methoden zur Durchführung einer PBE.

Es gibt vielfältige Auslöser und Anlässe für eine Erhebung des Personalbedarfs – beispielsweise Umstrukturierungen, Transformationen, Digitalisierungsvorhaben, geplante organisatorische Veränderungen oder gesetzliche und regulatorische Verpflichtungen.

Eine Personalbedarfsermittlung sollte nicht als Einzelmaßnahme durchgeführt werden, sondern in einen kontinuierlichen Prozess der Ziel- und Aufgabensteuerung eingebunden werden. Zu Beginn ist Personalbemessung natürlich ein Projekt, das dann zur Linienaufgabe werden sollte, um auf der Basis der Ergebnisse und Erkenntnisse Prognosen treffen zu können, Veränderungen zu planen. Der Mehrwert besteht nicht nur darin, ex post zu betrachten wie viele Mitarbeitende man in der Vergangenheit benötigt hätte, sondern prospektiv vernünftige Prognosen abgeben zu können, wie sich bspw. Mengen verändern werden und was diese Veränderungen für zukünftige Kapazitäten bedeuten. 

Die Personalbemessung dient also zunächst dazu, eine Datenbasis zu schaffen und den Ist-Zustand zu ermitteln. Aus ihrem Ergebnis ist erkennbar, welche Personalressourcen eine Organisation aktuell aufwendet, um ihre gegenwärtigen Aufgaben zu erledigen. Verbunden mit neuen Aufgaben, einer aufgabenkritischen Betrachtung, einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess und Prozessoptimierungen werden die Personalbedarfe fortlaufend angepasst (Soll-Zustand).

Um den Soll-Personalbedarf fundiert zu ermitteln, bedarf es aber einer validen Datenbasis als Ausgangspunkt. Diese Basis wird durch eine PBE geschaffen. Mit einer professionellen Personalressourcensteuerung haben Sie die Möglichkeit, Ihre vorhandenen Ressourcen bestmöglich den bestehenden Aufgaben und Prozessen zuzuordnen, um ein Höchstmaß an Effektivität zu erreichen. Darüber hinaus können bei bevorstehenden Veränderungen bzgl. des Aufgabenspektrums oder prozessualen Anpassungen die benötigten Ressourcen frühzeitig geplant und zeitgerecht für die Aufgabenerledigung zur Verfügung gestellt werden, um stets optimal aufgestellt zu sein. 

Durchführung einer Personalressourcen-Prognose bzw. Personalressourcenplanung als eine Art Vorverfahren zu einer zukünftigen PBE. Sie setzt auf der Identifizierung einer aktuellen Kapazitätsverteilung (VZÄ-Verteilung) auf, bezieht Prognosen zur Entwicklung im Folgejahr ein und liefert so bereits erste Anhaltspunkte für zukünftige Personalbedarfe. Bei entsprechender Informations- und Datenlage ist die Ableitung einer künftigen VZÄ-Verteilung, getrennt nach Laufbahngruppen, möglich.