KI-Governance pragmatisch gestalten

Künstliche Intelligenz wird in Organisationen längst nicht mehr nur als Werkzeug eingesetzt. Sie beeinflusst Entscheidungen, verändert Prozesse und greift tief in die Kultur eines Unternehmens ein. Gleichzeitig entsteht durch den EU AI Act ein rechtlicher Rahmen, der von allen Organisationen verlangt, Verantwortung, Transparenz und klare Zuständigkeiten im Umgang mit KI sicherzustellen. Für Personal- und Organisationsentwickler:innen heißt das: Lernprozesse, Governance und Technologie integriert als Teil einer ganzheitlichen, menschenzentrierten Organisationsentwicklung zu betrachten.

Eine funktionierende KI-Governance sorgt dafür, dass Unternehmen nicht nur ihre rechtlichen Pflichten erfüllen, sondern KI so einsetzen, dass Sicherheit, Akzeptanz und Veränderung gewährleistet sind. Governance bedeutet dabei nicht Kontrolle um der Kontrolle willen, sondern bietet die Chance, Strukturen und Prozesse bewusst weiterzuentwickeln. Der Nutzen ist vielschichtig:

• Ein zentrales KI-Register schafft Transparenz über alle Systeme und deren Einsatzbereiche.

• Risiken werden früh erkannt und aktiv gesteuert.

• Klare Rollen und Verantwortlichkeiten geben Orientierung und entlasten Führungskräfte.

• Mitarbeitende gewinnen Vertrauen, weil nachvollziehbar ist, nach welchen Regeln KI eingesetzt wird.

• KI-Vorhaben können schneller bewertet, freigegeben und koordiniert weiterentwickelt werden.

Organisatoren und Organisationsentwickler spielen dabei eine Schlüsselrolle: Sie sind diejenigen, die Governance nicht nur definieren, sondern in die Organisation hineintragen. Sie verbinden Fachbereiche, IT und Compliance, schaffen Strukturen, die funktionieren, und begleiten den kulturellen Wandel, der notwendig ist, damit KI verantwortungsvoll und zukunftsgerichtet genutzt wird. 

Organisatoren und Organisationsentwickler stehen vor der Aufgabe, den Einsatz von KI nicht nur zu kontrollieren, sondern organisatorisch und kulturell zu verankern.
Zum Beispiel in der Rolle des KI-Governance-Onwer.

Ohne definierte Rollen bleibt oft unklar, wer Verantwortung für die Einführung und Nutzung von KI-Anwendungen trägt. Wissen Sie, wie viele KI-Abos und -Anwendungen gerade aktiv in Ihrer Organisation im Einsatz sind und genutzt werden? Falls nicht, dann gehören Sie zur großen Mehrheit! Dass das nicht so bleiben kann, das liegt auf der Hand! Fehlende Transparenz erzeugt nicht nur Verschwendung im System, sondern birgt Risiken, wie z.B. Datenmissbrauch und Vertrauensverlust bei Mitarbeitenden und Kunden.

Eine funktionierende KI-Governance setzt daher auf ein transparentes Rollenkonzept, das die Anforderungen aus strategischer, rechtlicher, technischer, organisatorischer sowie kultureller Perspektive berücksichtigt. Rollen sorgen für eindeutige Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten (AKV). Sie schaffen Sicherheit für Mitarbeitende, beschleunigen Entscheidungen und entlasten Führungskräfte, weil Zuständigkeiten nicht immer wieder neu ausgehandelt werden müssen. 

Ein zentral geführtes KI-Register bringt folgende Vorteile

• bündelt alle relevanten Informationen zu KI-Anwendungen an einem Ort

• schafft Transparenz für Mitarbeitende, Kunden und Aufsichtsbehörden,

• ermöglicht Orientierung durch einheitliche KI-Standards

• bildet die Basis für die effiziente KI-Nutzung und

• die Grundlage ein kontinuierliches KI-Reporting

Ein KI-Register lässt sich am einfachsten als Tabelle aufbauen. So ein Register kann mit Pflichtfeldern beginnen (Systemname, Verantwortliche, Einsatzbereich, Risikokategorie) und bei Bedarf um weitere Felder erweitert werden.

KI ist nicht nur Technik. Sie beeinflusst Strategien und Strukturen, prägt Zusammenarbeit und Kultur. Der Umgang mit KI wird damit zur Kernkompetenz. Wie treffen wir Entscheidungen, wie bewerten wir Ergebnisse und wie entwickeln wir uns weiter? Organisations- und Personalentwickler:innen übernehmen hier eine zentrale Rolle. 

Wir stellen Dir einen 5-Schritte-Aktionsplan vor, in dem Sinn, schlanke Governance, Lernkultur, evolutionäre Use Cases und messbare Reflexion miteinander verzahnt sind.

1. Intent-Story entwickeln: 

Eine Intent-Story hilft, den Einsatz von KI mit einem klaren Sinn und Zweck zu verbinden. Sie beantwortet die Frage “Wofür soll KI im Arbeitskontext konkret genutzt werden – aus Sicht der Mitarbeitenden und der Führungskräfte?” Anstatt sich von der neuesten Technologie ablenken zu lassen, sollte der Nutzen für Mitarbeitende, Kunden oder Partner klar benannt werden. Dies verhindert Initiativen ohne strategischen Wert und fördert eine zielgerichtete Anwendung von KI.

Mit folgenden Leitfragen lassen sich strukturiert in einem Intent Story Canvas zielgerichtete und kulturell verankerte KI-Einsatzszenarien gestalten: 

2. Risk-Mapping starten: 

Um KI-Initiativen im Einklang mit regulatorischen Anforderungen zu halten, ist eine grobe Risikoeinschätzung notwendig. Eine einfache Ampel-Logik kann helfen, Risiken transparent zu machen und zu entscheiden, wo Audits oder Prüfungen erforderlich sind. Dies ermöglicht eine effiziente und unbürokratische Vorgehensweise in unkritischen Bereichen. So könnten erste Use Cases auch grob nach Risiko entlang des EU AI Acts eingestuft werden. 

3. Erste Use Cases umsetzen: 

Beginne mit der Umsetzung einfacher Anwendungsfälle, die Routineaufgaben automatisieren, wie das Zusammenfassen von Protokollen. Dies schafft messbare Zeitsprünge und stärkt das Vertrauen in KI-Anwendungen. Die schrittweise Erweiterung der Use Cases fördert Qualität und Kreativität.

4. Playbook aufbauen: 

Dokumentiere Erkenntnisse, Prompts und Fallbeispiele in einem lebendigen Playbook. Dies hilft Teams, aus Fehlversuchen zu lernen und erfolgreiche Use Cases zu identifizieren. Ein solches Playbook unterstützt die kontinuierliche Anpassung und Skalierung von KI-Anwendungen. Weitere Inhalte des Playbooks neben guten gute Prompts? Fehlversuche, hilfreiche Use Cases, neue Sicherheitshinweise und Lessons Learned aus dem Arbeitskontext.

5. Ethik-Retro durchführen:

Reflektiere regelmäßig den Umgang mit KI durch eine Ethik-Retro. Dies ermöglicht die Anpassung von Leitplanken und die Sicherstellung, dass KI-Entscheidungen keine unerwünschten Nebenwirkungen haben. Sammle Feedback, z.B. unterstützt durch eine Dual Scorecard und ergänzt durch Lean Coffee oder Lunch & Learn Formate. Eine Dual Scorecard kann helfen, sowohl harte als auch weiche Kennzahlen zu analysieren und die Balance zwischen Effizienz und zwischenmenschlicher Interaktion zu wahren.