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Geschäftsverteilungsplan

Effizienz durch Struktur: Wer macht was?

Ein gut durchdachter Geschäftsverteilungsplan trägt dazu bei, dass ein Unternehmen oder eine Organisation reibungsloser funktioniert und dass alle Beteiligten wissen, was von ihnen erwartet wird.

Beraterin von ibo hält einen Vortrag am Flipchart für Interessenten

Was ist ein Geschäftsverteilungsplan?

Ein Geschäftsverteilungsplan ist ein organisatorisches Instrument in einer Behörde, Verwaltung bzw. einer Organisation, das die Verteilung von Aufgaben und Zuständigkeiten zwischen verschiedenen Abteilungen oder Sachbearbeitern regelt.

Der Plan definiert, welche Bereiche für welche Aufgaben zuständig sind und wer welche Entscheidungen treffen kann.

Der Geschäftsverteilungsplan kann je nach Organisation und Größe sehr unterschiedlich ausgestaltet sein. In der Regel wird er jedoch regelmäßig aktualisiert, um Änderungen in der Organisation oder den Zuständigkeiten der Mitarbeitenden zu berücksichtigen.

Geschäftsverteilungsplan und Aufgabengliederungsplan: Das ist der Unterschied!

Der Begriff Aufgabengliederungsplan bzw. Aufgabenverteilungsplan wird synonym zum Geschäftsverteilungsplan verwendet und stammt aus der öffentlichen Verwaltung. Es handelt sich auch hierbei um ein wichtiges Instrument des Verwaltungsmanagements und dient der hierarchischen Strukturierung und Zuordnung der Aufgaben innerhalb einer Verwaltungseinheit, um eine transparente und geordnete Darstellung der Aufgabenverteilung zu ermöglichen.

Diese Zuordnung erfolgt dabei auf Grundlage sachlicher und organisatorischer Gesichtspunkte und umfasst in der Regel Hauptaufgaben, Teilaufgaben und Tätigkeiten. Der Aufgabengliederungsplan hat somit eine entscheidende Funktion bei der Gestaltung effektiver und effizienter Arbeitsabläufe innerhalb einer Verwaltungseinheit. Eine klare Aufgabenverteilung und -zuordnung erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltungseinheit und kann auch zur Verbesserung der Servicequalität gegenüber Bürgerinnen und Bürgern beitragen.

Vorteile eines Geschäftsverteilungsplans

Klarheit

Ein Geschäftsverteilungsplan sorgt für Klarheit über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten jedes einzelnen Mitarbeitenden. Dass bedeutet, dass jeder weiß, was von ihm verlangt wird und wer für welche Aufgabe zuständig ist. Vorgesetze können ihre Mitarbeitende besser organisieren und koordinieren und haben mehr Kontrolle über den Arbeitsablauf und die Produktivität.

Flexibilität

Mit einen Geschäftsverteilungsplan kann ein Unternehmen schnell reagieren, wenn sich Prioritäten ändern oder neue Projekte hinzukommen. Es ist schnell ersichtlich, wer welche Aufgaben übernehmen kann und die lange Suche entfällt.

Motivation

Ein Geschäftsverteilungsplan gibt jedem Mitarbeitenden klare Ziele vor und zeigt ihm, wie er aktiv zum Erfolg des Unternehmens beitragen kann. Das motiviert und steigert das Engagement.

Transparenz

Ein Geschäftsverteilungsplan zeigt auch anderen Abteilungen oder Kund:innen, wer für welche Aufgaben oder Projekte zuständig ist. Dadurch wird die Zusammenarbeit erleichtert und die Kommunikation verbessert. Es kommt zu weniger Missverständnissen.

Effizienz

Wenn jeder Mitarbeitende weiß, was von ihm erwartet wird, kann er sich besser auf seine Aufgaben konzentrieren und schneller arbeiten. Dadurch wird die Effizienz gesteigert und Projekte können schneller abgeschlossen werden.

Bewertung

Geschäftsverteilungspläne helfen außerdem bei der Bewertung der Leistung der Mitarbeitenden. Mit dem Plan können Leistungskriterien festgelegt werden, nach denen Vorgesetzte objektiv beurteilen können, ob Mitarbeitende ihre Aufgaben ordnungsgemäß erledigen.

So erstellen Sie einen Geschäftsverteilungsplan

Analyse der Aufgaben und Prozesse

Führen Sie zunächst eine genaue Analyse der Aufgaben und Prozesse durch, die in Ihrer Organisation anfallen. Hierbei geht es darum, alle relevanten Bereiche und Abteilungen zu identifizieren sowie die jeweiligen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu beschreiben.

Festlegung der Zuständigkeiten

Auf Basis der Analyse legen Sie nun die Zuständigkeiten für jede Aufgabe oder jeden Prozess fest. Achten Sie darauf, dass die Zuständigkeiten klar definiert sind und keine Überschneidungen oder Lücken entstehen.

Erstellung des Geschäftsverteilungsplans

Nun erstellen Sie den eigentlichen Geschäftsverteilungsplan. Stellen Sie alle Zuständigkeiten übersichtlich dar und bereiten Sie diese auch grafisch auf. Der Plan sollte dabei leicht verständlich sein und regelmäßig aktualisiert werden.

Kommunikation des Geschäftsverteilungsplans

Kommunizieren Sie den Geschäftsverteilungsplan allen betroffenen Mitarbeitenden und Abteilungen. Dadurch stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeitende weiß, welche Aufgaben er übernehmen muss und wer für welche Bereiche zuständig ist.