Die Zusammenarbeit von LBS Landesbausparkasse NordOst AG und ibo

Im Zeitraum von Oktober 2014 bis April 2015 haben wir zuerst einmal mit ibo Prometheus unser Prozessmanagement umgestellt. Im zweiten Halbjahr 2018 sind dann das OHB und die Workflows dazu gekommen. Die Einführung des ibo Aufbau-Managers erfolgte dann quasi direkt im Anschluss zur Jahreswende 2018/2019.Bei der technischen Installation der einzelnen Releases hat uns die ibo-Hotline begleitet. Anschließend erfolgte die Schulung der Power-User und das Customizing auf unsere individuellen Bedürfnisse in einem dreitägigen Workshop durch die ibo-Trainer. Im Anschluss entstanden weitere Aufwände für die Datenerfassung. Die neuen Prozessdarstellungen wurden der Belegschaft dann im Rahmen einer Präsenzschulung vorgestellt. Zwar gab es bei der Einführung des OHB und der Workflows bzw. bei der Umsetzung einiger von uns gewünschter Funktionalitäten zunächst Verzögerungen, das Team von ibo blieb hier jedoch am Ball und ist stets bestrebt, unsere Wünsche bestmöglich umzusetzen.

Die Resonanz zum OHB war sehr positiv. Die Darstellung wird ganz allgemein als sehr übersichtlich und ansprechend erlebt. Einige kleinere technische Probleme, die dabei aufgetreten sind, wurden zügig gelöst.

Für die Erstellung und Pflege der Prozesse, Organigramme und OHB-Inhalte sind die Mitarbeiter/innen des Prozessbüros zuständig. An den Freigabe-Workflows sind bei uns die Prozessverantwortlichen, die Prozesskoordinatoren, die Revision, die Rechtsabteilung und natürlich auch das Prozessbüro beteiligt. Der Prüf-Workflow wird nur durch die Prozessverantwortlichen durchgeführt. Alle Mitarbeiter:innen der LBS nutzen die im OHB veröffentlichten Prozesse, Regelungen und Organigramme.

Wir haben deutlich von den neuen Prozessdarstellungen profitiert, da unsere Prozesse dadurch übersichtlicher und kürzer in ihrer Darstellung wurden, als bei den Vorgängerversionen. Außerdem profitieren wir von den Verlinkungen auf die eingebundenen Dokumente und die Vorgänger-/Nachfolgerprozesse.

Hier möchte ich zwei Punkte ganz besonders hervorheben. Zum einen das übersichtliche und mit Volltextsuche ausgestattete Organisationshandbuch, das jetzt vollständig ohne Medienbrüche auskommt. Auf der anderen Seite – und das steht ja auch in direkter Verbindung dazu – der deutlich reduzierte Zeitaufwand aller Mitarbeitenden bei Fragestellungen zur sfO (schriftlich fixierten Ordnung).

Ja. Der Trainer des Einführungs-Workshops war außerordentlich kompetent und engagiert. Auch der Service der ibo-Hotline, insbesondere die Klärung von Fragen per Teamviewer ist sehr professionell. Positiv ist uns auch aufgefallen, dass wir eigene Ideen/Anforderungen einbringen konnten und dass wesentliche Fehler im Folgerelease schnell behoben worden sind. Um in Zukunft eine noch engmaschigere Betreuung bei Customizing-Fragen gewährleisten zu können, hat uns das Team von ibo inzwischen eine zusätzliche Option zur Buchung von Online-Terminen angeboten. Toll sind auch die Info-Webinare und die (digitalen) ibo Roadshows, die viele Informationen zu den ibo-Produkten transportieren.

Ja, auf alle Fälle. Uns haben vor allem die sehr guten Produkte und die effizienten Customizing-Workshops überzeugt, die eine gute Basis für eine zügige Einführung und einen reibungslosen Betrieb darstellen.