Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung hilft Ihnen dabei, die Performance und Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse zu steigern und Kosten- oder Zeiteinsparungen zu realisieren. Verschiedene Technologien und Ansätze werden eingesetzt, wie zum Beispiel BPMN 2.0, Workflow Engine, DMN, RPA, IoT, Low code oder KI. Jedoch entstehen dabei auch neue Anforderungen an bisher bewährte Vorgehensweisen, Praktiken und Tools.

Bevor man sich mit den Themen Process-Engine und Anbindung vorhandener Systeme beschäftigt, sind alle Fragen rund um die Business-Logik zu beantworten. Diese umfasst u. a. die Prozesse, Regeln, Schnittstellen, Verfahren und Rollen. Die Kunst liegt darin, die überwiegend in den Köpfen der Mitarbeitenden und im Programmcode der Anwendungen „versteckte“ Logik in ein Modell zu übertragen. Als Notationsstandard hat sich hier BPMN (Business Process Model and Notation) etabliert. Prozesse werden damit fachlich modelliert und später durch die Anbindung an IT-/Workflow-Management-Systeme zur Ausführung gebracht.

Liegt der Prozess dokumentiert vor, sind zunächst alle Aufgaben daraufhin zu überprüfen, ob deren Ausführung unverzichtbar oder unvermeidbar ist. Nur durch den Wegfall einer Aufgabe könnte z. B. die komplette Bearbeitungszeit eingespart werden. Echte „Klassiker“ sind hier die Erfassung von bestimmten Kundenmerkmalen, die später nicht mehr genutzt werden oder die Erstellung von Reports, deren Empfänger und Nutzen unklar ist.

Ist eine Aufgabe zwingend notwendig, dann stellt sich die Frage, ob deren Ausführung vereinfacht werden kann. Durch die Reduktion der Bearbeitungskomplexität kann wiederum die Bearbeitungszeit deutlich gesenkt werden. Als Beispiel dient hier die Verdichtung der zur Erfassung notwendigen Daten auf wenige Masken.

Werden Aufgaben in unterschiedlichen Prozessen oder von unterschiedlichen Personen ausgeführt, dann kann die Bearbeitungszeit durch Vereinheitlichung reduziert werden. Kann ein Vorgehen als Best-Practice auserkoren werden, ist es als Standard zu definieren; z. B. die Standardisierung der Ablage von Daten in Ordner oder die Wareneingangsüberwachung durch den Lieferanten im Einkauf anhand eines einheitlichen Tools.

Trotz der Schritte 2 bis 4 ist vor einer möglichen Automatisierung zu prüfen, ob die Aufgaben oder der Prozess zum Kerngeschäft bzw. zu den Kernkompetenzen des Unternehmens gehört, wertschöpfend ist und auf die kaufentscheidenden Musskriterien (kritischen Erfolgsfaktoren) einzahlt oder nicht. Wenn diese Frage mit „Nein“ beantwortet werden kann und es externe Spezialisten gibt, die eine Aufgabe oder einen Prozess schneller und effizienter abwickeln können, ist eine Auslagerung der Aufgabe zu erwägen. Als Beispiel dient hier die Abwicklung des Zahlungsverkehrs oder die Auslagerung von Personal- oder Buchhaltungsprozessen. Auch die Verlagerung in einen Shared Sevice Center (SSC) ist dabei denkbar.

Sind die Aufgaben standardisiert, dann ist zu prüfen, ob deren Ausführung technisch unterstützt werden kann. Das Resultat kann eine vollständige Automatisierung oder eine Teilautomatisierung sein; z. B. das automatische Auslesen von Antragsdaten.

Wenn der Prozess automatisiert wurde, sollten möglichst viele Prozessinstanzen über die Process-Engine laufen. Mit jedem weiteren Vorgang verbessert sich das Kosten-Nutzen-Verhältnis, da der Kostenanteil für die zu vorhandene Infrastruktur sinkt.

Analysieren Sie gemeinsam mit uns Ihre Prozesse und erzielen Sie sofort messbare Erfolge: wertschöpfend vom ersten Prozessschritt und ab der ersten Minute! Prozessautomatisierung ermöglicht Ihnen mehr Zeit fürs Wesentliche, senkt Ihre Prozesskosten und steigert die Qualität Ihrer Prozesse.