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Abläufe in der Internen Revision optimieren
Prozesse durch Standardisierung verbessern
Die Interne Revision ist ein entscheidender Faktor für das Risikomanagement und die Governance in jedem Unternehmen. Umso wichtiger ist es, dass die Prozesse in der Abteilung bestmöglich laufen. Optimieren Sie Ihre internen Revisionsprozesse, um die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen zu steigern und die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens zu erhöhen.
Prozesse in der Internen Revision
Als wichtiger Teil des Internen Kontrollsystems (IKS) gehört es zu den Kernaufgaben der Internen Revision das IKS zu überwachen, zu bewerten und zu dessen permanenten Optimierung beizutragen.
Zu den Kernprozessen zählen Risikobewertung, Kontrolle der Geschäftsprozesse, Compliance-Überprüfung und Berichterstattung. Eine effektive Interne Revision identifiziert Risiken und Möglichkeiten der Geschäftsprozessoptimierung und der Risikominimierung. Sie bietet somit wichtige Lösungsansätze im Kontext von Anforderungen der Aufsichtsbehörden und den Unternehmenszielen.
Optimierung Ihrer Revisionsprozesse – aber wie?
Optimierung durch Standardisierung
Die schnellen Veränderungen in der Regulatorik müssen im Blick behalten und sehr oft mit einer viel zu geringen Personalausstattung in der Prüfungspraxis umgesetzt werden. Durch das permanente Hinterfragen und die Optimierung der Revisionsprozesse können deutlich mehr Prüfungen mit den vorhandenen Ressourcen bewerkstelligt werden.
Standardisierte Verfahren garantieren Konsistenz und die Qualität der Revisionsergebnisse. Diese Standardisierung erleichtert auch die Einarbeitung neuer Teammitglieder und sorgt für eine gleichbleibend hohe Qualität der Revisionsarbeit.
Erfolgsfaktoren für die Standardisierung
Einheitliches Vorgehen
Man muss nicht immer das Rad neu erfinden. Mit vorbereiteten Prüfprogrammen kann man jeder prüfenden Person den Rahmen der Prüfung „stecken“ und Mindeststandards definieren.
Risikoorientiertes Vorgehen
Prüfthemen mit geringerem Risiko können mit einer geringeren Ressource oder deutlich standardisierter geprüft werden. Oft reicht auch ein Self-Assessement.
Geeignete Werkzeuge
Textvorlagen, Prozesssteuerung, Eindeutigkeit und Regeln in der Prüfungsdokumentation erleichtern die immer wichtiger werdende Qualitätssicherung.
Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit erhöhen
Wirksamkeit in der Internen Revision bedeutet, dass die Prozesse effektiv zur Risikominderung und zur Steigerung der Unternehmensleistung beitragen. Wirtschaftlichkeit wird durch die effiziente Nutzung von Ressourcen und Zeit erreicht.
Eine Balance zwischen Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit ist für den Erfolg der Internen Revision entscheidend. Dieses Spannungsfeld gilt es im Blick zu behalten und permanent einer Prüfung zu unterziehen.
Maßnahmen für mehr Wirksamkeit in der Revision
Berichtswesen aufbauen
Durch sinnvolle Pflege der Prüfungsdokumentation in Abstimmung mit den gewünschten Berichtsinhalten entsteht ein Bericht auf Knopfdruck und die aufwändige Berichtsarbeit entfällt fast vollständig.
Die Softwaregestützte Abstimmung der Berichtsinhalte bis hin zum endgültigen Bericht an Vorstände und Geprüfte erfüllt alle Anforderungen an die Dokumentation und ist jederzeit nachvollziehbar.
Kompetenzen in Prüferteams bündeln
Das Wissen komplexer Vorgänge unterliegt einer immer schneller werdenden Aktualisierung. Wer kann da noch Schritt halten?
Ein Prüferteam, in dem sich die Fachkompetenzen ergänzen, kann eine sehr gute Lösung sein.
Automatisierung z. B. im Follow-up-Prozess
Die Prozesse im Follow-up sind nicht besonders komplex, erfordern aber höchste Qualität. Smarte Workflows sorgen dafür, dass alle beteiligten Personen eingebunden werden und einen besonders komfortablen und sicheren Follow-up-Prozess durchlaufen. Die optimierte Zusammenarbeit, Dokumentation und Transparenz erhöht die Wirksamkeit immens.
Zusammenwirken in der Internen Revision optimieren
Der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Beteiligten eines internen Kontrollsystems kommt aufgrund der zunehmenden Komplexität eine immer größer werdende Bedeutung zu. Das zeigt sich auch in einem gesteigerten Fokus der Aufsichtsbehörden.
Die Koordination verschiedener Prozesse und Abteilungen ist für eine effektive Interne Revision unerlässlich. Durch die Einbindung aller relevanten Stakeholder und die Schaffung klarer Kommunikationskanäle kann das Zusammenwirken innerhalb des Unternehmens deutlich optimiert werden.
Zusammenwirken aller Beteiligten im Drei-Linien-Modell
Mit einem gleichen Risikoverständnis zum effizienten Revisionsprozess
Das Drei-Linien-Modell des IIA soll ein solches Bollwerk gegen steigende Marktrisiken sein. Das kann auch gelingen, wenn diesem Bollwerk die richtige Verflechtung zugrunde liegt. Wie kann es sein, dass es mehrere Verständnisse von Risiken und deren Bewertung in einem Unternehmen gibt? Wieso prüft die Interne Revision mit einem anderen Risikoverständnis als die Organisation? Aber noch wichtiger: Was kann man tun, um an diesen Schnittstellen neue Wege des Miteinanders zu gehen und Mitarbeitende mitzunehmen beim Brechen alter Muster?
Darüber diskutieren Michael Bünis (Leiter der Grundsatzabteilung beim DIIR), Steffen Berndt (SV SparkassenVersicherung Holding AG), Joachim Sell (Inhaber Unternehmensberatung SellfControl), Jens Mühring (Sparkasse Aurich-Norden) und Stephan Haus (ibo Software GmbH)
Die Aufzeichung erfolgte im Rahmen der ibo WebCON 2021.
Unterstützung der Revisionsprozesse durch eine Software
Eine spezialisierte Revisionssoftware wie ibo QSR und ibo Audit kann die Effizienz und Einsatzgenauigkeit der Internen Revision erheblich verbessern. Solche Systeme erleichtern die Dokumentation, die Standardisierung, die Berichterstattung und alle Aspekte der internen Qualitätssicherung.
Die Auswahl der richtigen Software sollte auf Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Anpassbarkeit und Integrationsfähigkeit basieren. Wichtige Fragen wie die Aktualität der gelieferten Prozessoptimierung, Umsetzbarkeit neuer Anforderungen der Aufsichtsbehörden und Erfüllung gestiegener Anforderungen an die Prüfungsdokumentation sind weitere wesentliche Kriterien. Gleichzeitig liefert die Software branchenübergreifende Anregungen zur Prozessoptimierung.
Vorteile einer Revisionssoftware im Prüfungsprozess
Durch den Einsatz einer Revisionssoftware wird die Interne Revision nicht nur bei administrativen und dokumentarischen Tätigkeiten unterstützt, sondern wirkt sich auch positiv auf die Planungsphase, insbesondere bei Risikobewertungen und die Nachverfolgung der Maßnahmen aus.
Ein signifikanter Vorteil der Revisionssoftware ist die Möglichkeit, die verschiedenen Prozesse der Internen Revision miteinander zu verknüpfen, was zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führt. Durch die Standardisierung der Abläufe geht zwar ein gewisses Maß an Individualität verloren, jedoch überwiegen die Vorteile wie Gleichförmigkeit, Transparenz und Effizienzgewinn.
Insgesamt verdeutlichen die Ergebnisse aus hunderten von Umsetzungsprojekten, dass die Integration einer Revisionssoftware deren Organisation wirksam unterstützt und wesentlich zur Effizienzsteigerung beiträgt.
Optimierung der Prozesse durch einen neutralen Blick von außen
Ein sehr wichtiger Aspekt bei der Einführung von Revisionssoftware ist der intensive Blick auf die eigenen Revisionsprozesse mit einem speziell dafür geschulten Trainer. Im Kontext der gewünschten Effekte gilt der Blick des Trainers auch immer den ungenutzten Möglichkeiten.
Ein sehr gutes Beispiel dafür ist die Berichterstattung. Wurden früher überwiegend frei formulierte Word-Vorlagen genutzt und teilweise dutzende von Seiten geschrieben, gibt es heute wesentlich effektivere Möglichkeiten einer automatisierten, eher faktischen Berichterstattung und deren Verteilung in die Organisation.
Kontinuierliche Optimierung in der Internen Revision
Die Welt der Internen Revision entwickelt sich ständig weiter. Mit unseren Softwarelösungen ibo QSR und ibo Audit setzen Sie auf bewährte Lösungen, welche eine permanente Prozessoptimierung Ihrer Revisionsprozesse sicherstellt. Unsere Lösungen werden einem ständigen Optimierungsanspruch gerecht:
- Die Optimierung der Geschäftsprozesse durch die revisorische Arbeit.
- Die Optimierung der Revisionsprozesse durch den Einsatz unserer Revisionslösungen.
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