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Phase 3: Ist-Zustand feststellen
Im IST-Zustand werden die Erhebungswerte auf Abteilungs- und/oder Funktionsebene verdichtet und aggregiert. Hierbei handelt es sich in der Regel um durchschnittliche Bearbeitungszeiten oder – bei Einsatz des entsprechenden Erhebungsverfahrens – auch um Gesamtbearbeitungszeiten und damit die gebundenen Mitarbeiterkapazitäten.
Mengenwerte
Damit man aus den durchschnittlichen Bearbeitungszeiten der Aufgaben oder Prozesse den gebundenen Personalbedarf berechnen kann, müssen nun noch Mengen gegen die Zeiten gestellt werden. Die Betrachtung der Mengenwerte und deren Aufbereitung ist im Projekt ungleich schwerer, da hier nicht immer die Erhebung repräsentativ ist und man daher auf zusätzliche bzw. ergänzende Quellen angewiesen ist. Teilweise werden die Mengen aus der Erhebung herangezogen und auf das Jahr hochgerechnet, größtenteils versucht man jedoch, auf Mengen aus Statistiken zurückzugreifen.
Gesamtbearbeitungszeit
Wenn man die Mengen gegen die erhobenen Bearbeitungszeiten stellt, so lässt sich der Bedarf als Jahresminutenwert (Gesamtbearbeitungszeit) und über einen einfachen Dreisatz auch als gebundene Mitarbeiterkapazität darstellen.
Wenn man mit der Erhebung die Gesamtbearbeitungszeit erhoben hat, indem man zum Beispiel das Erhebungsverfahren der MAK-Verteilung oder das Alternative Verfahren verwendet hat, so wird durch das Einspielen der Mengen die Bearbeitungszeit pro Menge 1 berechnet. Dies ist notwendig, damit man eine entsprechende Fortschreibung vornehmen kann.
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