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Analytische Berechnungsverfahren

Personalbemessung

Analytische Berechnungsverfahren sind Verfahren, bei denen die Erhebungswerte den aktuellen Zustand abbilden. Es handelt sich also um laufende Werte und nicht, wie bei den Schätzverfahren, um Werte, die vergangenheitsbasiert sind.

Beraterin und Weiterbildungsleiterin von ibo sitzt im Unternehmen auf einem Schreibtisch

Wofür eignen sich die analytischen Berechnungsverfahren?

Die Erhebungsverfahren sind vorrangig für repetitive Aufgaben geeignet. Also Aufgaben, die in dieser Art und Weise der Bearbeitung und ähnlicher Zeitdauer in einer hohen Häufung vorkommen.

Durch die hohe Anzahl an Ergebnissen lässt sich ein sehr repräsentativer Mittelwert berechnen, der durch Gegenüberstellung von Mengenwerten (Statistiken oder Erhebungsmengen,…), eine Gesamtbearbeitungszeit und damit Mitarbeiterkapazität ergibt.

Analytische Berechnungsverfahren im Überblick

Selbstaufschreibung

Selbstaufschreibung meint im wesentlichen die Erfassung der Bearbeitungszeiten über den ganzen Arbeitstag hinweg. Man spricht auch oft von einer lückenlosen Selbstaufschreibung, da das Ende der ersten Aufgabe gleichzeitig die Startzeit der zweiten Aufgabe ist. Häufig wird dies noch in Form von Zettel und Papier aufgeschrieben, statt mit Hilfe technischer Lösungen. Im schlimmsten Fall bedeutet dies ein manuelles Einsammeln der Erhebungsbögen, Abtippen der Werte in eine Tabellenkalkulation und Aufbereitung der Werte. Immer wieder kommt es durch die Medienbrüche dabei zu Erfassungsfehlern.

Der große Nachteil im Vergleich zu einem Zeitmessverfahren ist, dass die Bearbeitungszeit immer gerundet aufgeschrieben wird. Zudem sind die so genannten Mikropausen, also kleine Zeitwerte, die zwischen den eigentlichen Aufgaben liegen, in der Bearbeitungszeit der Aufgabe enthalten. Auch die Zeit, die für das Aufschreiben der Werte aufgewendet wird, ist Bestandteil der Bearbeitungszeit.

Um die Nachteile auszuräumen, bilden viele Unternehmen diese Erhebungsform mittels einer elektronischen Zeitmessung ab, die den Anwender:innen zur Verfügung gestellt wird und über die er seinen Tag protokolliert.

Laufzettelverfahren

Der Laufzettel ist eine Erhebungstechnik – ein Dokument, das einen Auftrag oder ein Arbeitsobjekt begleitet und auf dem prozessrelevante Sachverhalte erhoben werden. Häufig wurde das Verfahren so angewendet, dass an eine papierhafte Akte, ein Begleitbogen geheftet worden ist.

Zu Beginn der Erhebung wurde eine repräsentative Stichprobengröße berechnet. Die entsprechende Anzahl Akten wurde entweder mit einem Merkmal, oder direkt mit einem Laufzettel versehen und in den Umlauf gebracht. Jede Person, die an der Akte eine Tätigkeit vornimmt, hat diese auf dem Laufzettel vermerkt.

Das Erhebungsverfahren ist als alleiniges Verfahren nicht zur Berechnung des Personalbedarfes der Abteilungen oder des Unternehmens geeignet, da es nur die Sicht auf den Vorgang (die Akte) einnimmt. Spätestens mit der Einführung der eAkte und dem damit verbundenen Wegfall der Papierakte, wird es Zeit, auch das Erhebungsverfahren digital anzubieten.

Multimomentstudie

Bei der Multimomentstudie (Mumo) oder auch Multimomentaufnahme handelt es sich um eine Erhebungstechnik der Fremdbeobachtung. Bei den zu berechneten Beobachtungszyklen werden die Personen, die untersucht werden sollen, betrachtet und es wird ermittelt, welche Aufgaben sie aktuell bearbeiten.

Die Aussage am Ende der Erhebung ist, zu wieviel Prozent macht der Mitarbeitenden bestimmte Aufgaben.

Die Mumo hat in der Historie verschiedene Hochs und Tiefs gehabt. So erlebte sie lange Zeit einen Aufschwung, da sie im Gegensatz zu einer vollständigen Fremdbeobachtung einen besseren Querschnitt der Mitarbeitenden abbildet und kostengünstiger ist. Seit das Thema Digitalisierung immer mehr Einzug hält, ist sie stetig auf dem absteigenden Ast, denn es lässt sich größtenteils nur noch ermitteln, ob die Person arbeitet (meist aber nicht an was), oder ob sie der Verteilzeit nachgeht.

Gerade bei unterschiedlichen Standorten ist das Verfahren aufgrund der hohen Beobachtungszyklen nicht wirtschaftlich anwendbar.

Zeitaufnahme

Bei diesem Verfahren werden Bearbeitungszeiten mittels einer Zeitmessung aufgenommen. In der Vergangenheit wurde diese Methode in der Regel als Fremdbeobachtung vorgenommen. Hierbei saß ein Beobachter für einen bestimmten Zeitraum hinter der zu beobachtenden Person und nahm mittels einer Stoppuhr die Bearbeitungszeit zu der Aufgabe auf und notierte sie.

Der Nachteil ist der hohe Aufwand bei dieser Form der Erhebung und die geringe Beobachtungsbreite, da man als Beobachter nur eine Person beobachten kann.

Seit Einzug elektronischer Zeitmessverfahren gewinnt die Methode immer mehr an Beliebtheit. Mittels der elektronischen Zeitmessung entfällt die Fremdbeobachtung und jeder Anwender schreibt seine Bearbeitungszeit für sich selbst auf. Das reduziert deutlich den Stress bei der beobachteten Person. Zudem werden die Ergebnisse aufgrund der hohen Anzahl an Werten sehr genau.

Systemzeiten

Immer wieder gibt es den Antritt, den Personalbedarf mit Zeiten zu bemessen, die automatisch durch die entsprechende Anwendung erfasst werden. Gemeint sind hierbei Datum-Zeit-Stempel, die eine Anwendung mit logt, sobald zum Beispiel ein Antrag geöffnet wird, bis zum Zeitpunkt, in dem dieser geschlossen wird. Die Differenz zwischen diesen beiden Zeitstempeln soll die Bearbeitungszeit sein.

Ein Hauptproblem an dieser Zeit ist, dass die Zeit nicht besagt, WAS an dem Antrag genau gemacht wurde. Wurde er geprüft, korrigiert, erfasst,…? Hinzukommt, dass es nur die Zeit des Öffnens und Schließens betrachtet. Ob in der Zwischenzeit andere Aufgaben wahrgenommen wurden, Pause oder Verteilzeit eingelegt worden ist, kann dabei nicht ermittelt werden. In der Praxis ist die Zeit daher häufig deutlich länger, als die echte Bearbeitungszeit an dem Antrag.