Die Zusammenarbeit von Volksbank Chemnitz und ibo

Nach reibungsloser Installation und Vorbereitung der Cloud-Zugänge erfolgte zum Wunschtermin der Konfigurationsworkshop. Dabei lag der Fokus des Workshops darauf, uns als Nutzer:innen im System zu befähigen und dieses zu verstehen. Alle Einstellungen wurden erläutert und dann durch uns selbst vorgenommen. In weiteren Workshops wurden uns die Handhabung der Anwendungen und die Modellierung im BPMN-Modell erläutert.

Mit der grafischen Visualisierung von Prozessen erwarten wir perspektivisch die Verschlankung unserer Arbeitsanweisungen im Unternehmenshandbuch, da der Fließtext durch die grafische Darstellung ersetzt werden kann. Zudem unterstützt dies die Etablierung des Prozessgedankens bei den Leser:innen durch die grafische Darstellung (anstelle von Fließtext).

In unserem Haus wurde seit 2018 ein Bereich „Prozessentwicklung“ mit fünf Mitarbeitenden aufgebaut. Dieser ist direkt dem Vorstand unterstellt.

Hauptziel war es, Transparenz und Übersicht zu schaffen. Viele Organisationsanweisungen sind aus den vergangenen Jahren in Fließtexten formuliert, die keinen Gesamtprozessüberblick erlauben und auch häufig nur Teilprozesse gemischt mit Fachinformationen abbilden. Weiterhin wollen wir auch das Bewusstsein der Prozessbeteiligten für den Gesamtprozess und damit mehr Verständnis füreinander fördern.

Den Prozessverantwortlichen fällt es mit den Prozess-Dokumentationen wesentlich leichter, bei Veränderungen oder Problemen die notwendigen Schnittstellen zu identifizieren und gleichzeitig Optimierungsbedarf erkennen zu können. Zusätzlich darf dabei nicht außer Acht gelassen werden, dass die Prozessdokumentationen Aufwand verursachen, der so in der Vergangenheit noch nicht vorhanden war. Hier sind entsprechende fachliche und methodische Kapazitäten zu schaffen.

Das Team der Prozessentwicklung hat die Anschaffung des Tools initialisiert und es ist eine hohe Akzeptanz vorhanden. Unsere Mitarbeiter:innen, Prozessverantwortliche und Revision müssen natürlich an die neue Welt herangeführt werden. Direkter Kontakt mit Erklärungen und Coachings durch die Prozessentwicklung erleichtern diesen Prozess.

Ja, das Trainerteam und auch die Ansprechpartner:innen in der Kundenbetreuung gehen auf die kundenindividuellen Anforderungen, Fragen und Wünsche ein und unterstützen uns aktiv in unserem täglichen Tun. Bisher wurden für alle unsere Fragen und Wünsche flexible Lösungen gefunden. Bei zukünftigen Workshops sollten Besonderheiten (z. B. Import aus agree21 mit besonderen Diagrammtyp) zielgruppenspezifischer berücksichtigt werden (Anpassung des richtigen Diagrammtyps).

Wir haben mit der ibo Software GmbH einen zuverlässigen Partner gefunden, der uns professionell und lösungsorientiert begleitet.