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Prozessdesign

Prozesse neu entwickeln oder überarbeiten

Egal, ob Sie ein etabliertes Unternehmen sind, das seine Abläufe analysieren und optimieren möchte, oder ein Start-up, das seine Geschäftsprozesse von Grund auf neu gestalten möchte: Prozessdesign hilft Ihnen, Ihre strategischen und operativen Unternehmensziele zu erreichen – ob Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung oder die Maximierung der Kundenzufriedenheit.

Was ist Prozessdesign?

Prozessdesign ist ein Vorgehensschritt der Prozessoptimierung, in der zielorientierte Prozesslösungen gestaltet werden.

Mit prozessualen, organisatorischen, personellen und IT-technischen Verbesserungsmaßnahmen werden einzelne Schritte von End-to-End-Prozessen optimiert. Die verschiedenen Veränderungen werden meist in der Form eines Soll-BPMN-Modells als Gesamtlösung festgehalten. In der abschließenden Prozessbewertung wird mittels Daten aus der Prozessanalyse festgestellt, inwieweit der optimierte Prozess die Prozessziele erreicht.

Beraterin von ibo zu Weiterbildungen beim Netzwerken mit Kunden

Wie geht man beim Prozessdesign vor?

Die 7 Schritte beim Prozessdesign

Das Prozessdesign baut auf die Vorarbeiten aus der Prozessmodellierung und Prozessanalyse auf. Anhand des vorliegenden Ist-Prozessmodells und seiner PENTA-Prozessziele werden folgende Schritte beim analytischen Prozessdesign durchlaufen.

Schritt: Schwachstellenanalyse des Ist-Prozesses
Schritt: Ursachen der Prozessstärken und -schwächen analysieren
Schritt: Prozessanforderungen analysieren
Schritt: Verbesserungsmaßnahmen je Prozessschritt entwerfen
Schritt: Prozessgesamtlösungen zusammenstellen
Schritt: Alternative Prozesslösung bewerten
Schritt: Prozessdesign mit höchstem Zielerreichungsgrad auswählen

Wer sind die Akteure beim Prozessdesign?

Die Aktivitäten im Prozessdesign werden in der Regel von Projektteams ausgeführt. Diese sind mit Prozessmanagement-Berater:innen, Prozessmanager:innen, Business-Analysten und Vertretern aus Fachbereichen besetzt.

In Prozessmanagement Methoden wie Six Sigma oder Lean Management werden Prozesslösungen von Rollen wie Green und Black Belts oder KVP- und Durchbruchs-Kaizen-Teams erarbeitet.

Mit welchen Methoden werden Prozesse gestaltet?

Beim Prozessdesign kommen folgende analytische und kreative Problemlösungstechniken sowie Kombinationen davon zum Einsatz.

Analytische Problemlösungstechniken

Prozessworkshop, Benchmarking, 4 x 8 Prozessdesgin-Heuristiken oder Referenzprozesse

Intuitive Kreativitätstechniken

Brainstorming, Brainwriting, Methode 635, Mindmap, Synektik, Bisoziation oder Zufallstechniken

Diskursive Kreativitätstechniken

Morphologische Analyse, Relevanzbaumanalyse, Scamper, Osborn-Checkliste oder Kraftfeldanalyse

Kombinierte Kreativitätstechniken

6-Hüte-Methode, Walt Disney Methode, Wertanalyse, TRIZ oder Zukunftswerkstatt

Großgruppenmoderation

Open Space, World Café, BarCamp, Liberating Structure, Story-Telling, Dynamic Facilitation oder Appriciate Inquiry

Modellierungstechniken

BPMN, Folgeplan, UML, Organigramm oder Datenmodelle

Wie werden Prozesse konkret optimiert?

Vor allem in Prozessworkshops, in denen Teams Veränderungsmaßnahmen für die einzelne Prozessschritte oder den gesamten End-to-End-Prozess entwickeln, haben sich Checklisten für Prozesslösungen bewährt.

Das 4 x 8 Prozessdesign ist ein Katalog von 32 Heuristiken, die das Erfahrungswissen zu prozessualen, aufbauorganisatorischen, IT-technischen und anderen Prozesslösungen auflistet.

Optimierungsansätze für Ihren End-to-End-Prozess

Aufbauorganisation optimieren

Aufgaben eliminieren
Verrichtungen zentralisieren
Objekte zentralisieren
Case Manager
Teamorganisation
Pooling
Delegieren
Selbstorganisation

Prozesslogik optimieren

Reihenfolge optimieren
Parallelisieren
Synchronisieren
Standardisieren
Entregeln
Flexibilisieren
Modularisieren
Priorisieren

Kund:innen, In-/Output, Rahmenorganisation, Dimensionen optimieren

Individualisieren
Triage
Outsourcen/Insourcen
Kund:innen integrieren
Qualität sichern
Raum optimieren
Zeit optimieren
Menge optimieren

Technik und Informationen gestalten

IT-Unterstützung menschlicher Tasks
Service-Aufrufe
Business Rules
Robotic Process Automation (RPA)
Orchestrieren Ent-to-end-Prozess
Groupware
Internet of Things (IOT) / Big Data
KI/Machine Learning

Optimieren Sie Ihr Prozessdesign

Machen Sie den Prozessoptimierungscheck!

Sie erhalten exklusiven Zugang zu diesem interaktiven Tool, das Ihnen hilft, Ihren Betriebsablauf zu optimieren. Der Test besteht aus 12 Fragen, die schnell und einfach zu beantworten sind. Sie müssen sich lediglich einen zu optimierenden End-to-End Prozess vor Augen führen, bei der Beantwortung der Fragen Ihre Intuition nutzen und angeben, ob die Aussage auf Ihre Situation zutrifft.

Nach Abschluss des Tests erhalten Sie eine Empfehlung mit Optimierungsmaßnahmen aus den Kategorien Aufbauorganisationen, Prozesslogik, Technik und Informationen und Kunden, In-Output, Rahmenorganisationen, Dimensionen.

Nehmen Sie sich einen kurzen Moment Zeit, um den Test auszufüllen und eine Vorstellung davon zu bekommen, in welchen Bereichen Sie Ihre Prozesse verbessern können.

Zum Prozessoptimierungscheck

Vorschaubild PDF - Prozessdesign 4x8 Heuristiken

Prozessdesign Heuristiken im Detail

Wenn Sie den Prozessoptimierungscheck abgeschlossen haben, besitzen Sie eine genaue Vorstellung davon, in welchem Bereich Sie Ihren Prozess verbessern können.

In unserem PDF erhalten Sie zu jedem der vier Bereiche eine genaue Beschreibung der Optimierungsansätze und einen Überblick darüber, welche Prozesskennzahl damit optimiert werden kann.

Download: Prozessdesign Optimierungsansätze

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Einfache Ermittlung von Kennzahlen
- Simulation von Schwachstellen
- Analyse von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
- Kostenanalyse und Berechnung von Mitarbeiterkapazitäten
- Betrachtung von Schnittstellen und erfolgreichen Wegen
Bedarfsgerechte Ad-hoc-Auswertungen, Referenzanalysen und Reports
Identifizierung von Optimierungspotenzialen
Entwicklung von Soll-Prozessen

Mehr zu ibo Prometheus

Sie möchten mehr darüber wissen, wie ein Prozessdesign umgesetzt wird?

Mehr Informationen zum Thema Prozessdesign und Prozessoptimierung

Seminar

Prozessoptimierung – Prozessinnovationsprojekte erfolgreich umsetzen

In diesem Seminar erleben Sie eine praktikable Prozessoptimierung anhand eines durchgehenden Falls. Dabei lernen Sie von dern Grundlagen der Prozessgestaltung alle Schritte von der Erhebung über die Prozessanalyse bis zur Prozesseinführung.

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Webinar

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ibo-Blog

Bedeutung der Anforderungsermittlung im Prozessmanagement

Gute Prozesse erfüllen die Erwartungen der Kunden und führen zu hoher Kundenzufriedenheit. Als eine kundenzentrierte Methode zur Anforderungsermittlung eignet sich die „Voice of the Customer“ (VOC). Es ist eine strukturierte Methode, um die Erwartungen der Kunden zu verstehen, zu analysieren und in konkrete Prozessziele zu übersetzen.

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