Ob jährliche Personalbedarfsplanung, Restrukturierungsvorhaben oder Process-Reengineering – die zentrale Frage lautet: Wie viel Personal benötigen Sie in welchen Bereichen, um die anfallenden Arbeitsmengen effizient zu bewältigen?
Mit der praxiserprobten Standardsoftware ibo Personalbemessung erhalten Sie Antworten auf Ihre Fragen zur Personalbedarfsrechnung: wie viele Mitarbeiterkapazitäten sind in tatsächlich vorkommende Aufgaben eingebunden, wie häufig werden einzelne Aufgaben verrichtet, wie lange dauert die Bearbeitung der Aufgabe im Durchschnitt und insgesamt und welche Personen nehmen die entsprechenden Aufgaben wahr.
Phase 1: Aufgabenkatalog erstellen / Grunddaten festlegen
In der ersten Phase sind die Ziele und Rahmenbedingungen des Projektes zu klären sowie die Datenquellen zu definieren. Ganz egal, ob Sie bereits ibo Software im Einsatz haben, also bereits strukturierte und zur Verarbeitung aufbereitete Daten zur Verfügung stehen, oder ob Sie erstmalig mit unserer Software arbeiten - mit ibo Personalbemessung lassen sich die erforderlichen Grunddaten komfortabel erfassen.
Im Anschluß wird der Untersuchungsbereich (Gesamthaus, Organisationseinheiten oder einzelne Personen) definiert und der Anonymisierungsgrad festgelegt. Größtmögliche Akzeptanz ist somit gewährleistet.
Phase 2: Erhebung vorbereiten und durchführen
Unsere Erhebungsverfahren sind so aufbereitet, dass der Mitarbeiter so wenig Zeit wie nötig für die Personalbemessung aufwenden muss. Die Erhebung wird den Erhebungspersonen elektronisch zur Verfügung gestellt. Eine Installation bei den Beteiligten ist dazu nicht erforderlich. ibo Personalbemessung unterstützt vier Erhebungsverfahren:
Phase 3: IST-Zustand feststellen
Nach der Erhebung verdichtet das System alle Werte auf Aufgaben- bzw. Prozessebene. So erhalten Sie die durchschnittliche Bearbeitungszeit je Einheit, die Gesamtbearbeitungszeit sowie die benötigten Mitarbeiterkapazitäten je Aufgabe. Anschließend werden diese Werte auf den gesamten Aufgabenkatalog kumuliert.
Zusätzlich ermittelt die ibo Personalbemessung detaillierte Informationen über vordefinierte Abweichungsparameter für eine optimale Qualitätssicherung Ihrer Daten.
Phase 4: SOLL-Szenarien einspielen / IST-SOLL-Abgleich
Sofern Sie über Referenzwerte aus früheren Erhebungen, von vergleichbaren
Organisationseinheiten oder von anderen Unternehmen verfügen, lassen sich diese im System hinterlegen und Abweichungen zum IST-Zustand errechnen.
ibo Personalbemessung bietet zudem die Möglichkeit, an den klassischen Rädern der Optimierung zu drehen und deren Auswirkung für die Personalbemessung zu berechnen (Soll-Szenarien). Prüfen Sie zum Beispiel, ob die vorhandenen Personalkapazitäten ausreichen, wenn Sie im nächsten Jahr ein um 10 % erhöhtes Mengenvolumen bearbeiten müssen. Des Weiteren können Sie ermitteln, welche Auswirkungen eine Verlagerung oder ein Outsourcing von Aufgaben auf Ihren Personalbedarf hat.
Phase 5: Kennzahlen ermitteln
Mit Hilfe des ibo Personalbemessungs-Analysers lassen sich Erhebungswerte über verschiedene Zeiträume hinweg gegenüberstellen. So können Sie schnell und einfach feststellen, wie sich Ihr Unternehmen über die Jahre hinweg entwickelt hat. Zudem lassen sich Vergleiche über gleichartige Organisationseinheiten oder Filialen durchführen.
Zusätzlich können Sie eigene Benchmarks definieren und über Zeiträume hinweg vergleichen. So können Sie beispielsweise auswerten, wie sich das Verhältnis der Sachbearbeitungsaufgaben in Bezug auf die Beratungsaufgaben innerhalb der letzten 3 Jahre entwickelt hat.
